Avec la mondialisation, l'information circule désormais plus librement que jamais, et la communication est toujours plus simple et rapide. Toutefois, les entreprises sont aussi soumises à des exigences de performance croissantes. La simplification et l'automatisation des processus est la solution pour relever ce défi. Avec plus de deux milliards de factures B2B échangées chaque année, la facturation électronique joue un rôle important dans cette stratégie. Les grandes entreprises s'y intéressent depuis plusieurs années et le sujet commence à séduire de plus en plus les PME.

La facture : un document crucial

Une facture est un document transactionnel stratégique pour les entreprises. Cette pièce comptable doit être identique : pour le fournisseur et pour l'acheteur. Par ailleurs, il s'agit également d'un justificatif fiscal permettant aux acheteurs B2B de récupérer la TVA.

 

Qu'entendons-nous par « dématérialisation fiscale des factures » ?

Nous qualifions de « dématérialisation fiscale des factures » tout procédé permettant d'envoyer des factures électroniques conformément aux exigences fiscales et réglementaires, mais aussi d'éliminer le recours aux documents papier.

 

Facturation électronique et administrations publiques

Sur les 4 millions de factures reçues par l'administration française en 2014, seules 34 000 étaient au format électronique. Aussi, sur 90 millions de factures reçues par les collectivités locales et les organismes publics chaque année, une très faible proportion correspond à des factures électroniques conformes aux normes fiscales. Il reste ainsi une marge d'amélioration considérable. Les pouvoirs publics font tout leur possible pour accélérer la transition, en particulier au sein des PME, notamment en votant des lois visant à favoriser l'adoption de la facturation électronique.

 

Réglementations visant à accélérer le développement de la facturation électronique

Pour le gouvernement, la facturation électronique a deux conséquences majeures : en plus de rendre le contrôle des échanges commerciaux plus efficace et de lutter contre la fraude à la TVA, le déploiement de solutions digitales au sein des administrations publiques permet de doper la productivité du secteur public.

La Commission européenne a voté une loi visant à favoriser cette transition.

La directive 2010/45/UE, transposée dans le droit français en 2013, stipule que les solutions de facturation électronique doivent permettre de garantir « l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture » à compter du moment de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.

 

Les autorités mettent également tout en œuvre pour promouvoir le développement de la facturation électronique :

  • Depuis le 1er janvier 2012, l'administration est tenue d' accepter les factures électroniques émises par ses fournisseurs. Cette obligation concernera également les collectivités locales et les organismes publics à partir du 1er janvier 2017.
  • Par ailleurs, l'arrêté du 26 juin 2014 prévoit l'obligation progressive pour les entreprises d'envoyer des factures électroniques aux administrations publiques, selon un calendrier s'étendant de 2017 à 2020. Des experts estiment que l'adoption de cette mesure permettra d'économiser 710 millions d'euros par an (375 millions pour l'administration publique et 335 millions pour les fournisseurs).

 

Des pratiques disparates

Les entreprises désireuses de mettre en place une facturation électronique conforme aux exigences des services fiscaux ont trois possibilités : une piste d'audit fiable, des signatures électroniques sophistiquées ou l'Échange de données informatisé (EDI). L'EDI étant une solution complexe et coûteuse, il ne convient pas aux PME. Une piste d'audit fiable, qui s'applique non seulement aux factures électroniques simples de type PDF, mais également aux factures papier, doit être étayée par un processus documenté au sein de l'entreprise et pouvant être prouvé en cas de contrôle fiscal. Le moyen le plus simple et le plus rapide pour les PME de mettre en place la facturation électronique consiste donc à utiliser des fichiers PDF signés avec un certificat électronique. À l'heure actuelle, près d'une PME sur quatre envoie à ses clients des factures simples au format PDF par e-mail, 5 % utilisent l'EDI et 8 % ont recours aux signatures électroniques. (Source : sondage Sage 2012 sur les PME et la facturation électronique).

 

Des avantages indéniables

Le passage à la facturation électronique offre de nombreux avantages, notamment des gains de productivité liés à l'automatisation du traitement, une meilleure traçabilité des factures émises et des paiements, un accès immédiat aux factures archivées et, plus important encore, une meilleure relation client/fournisseur. Pour les PME, le principal avantage du passage à la facturation électronique réside dans la réduction des délais de paiement. En 2014, Atradius a mené une enquête sur les pratiques de paiement en vigueur en France. Ses résultats ont révélé que 26 % des personnes interrogées (principalement issues du secteur de la l'industrie et de PME) s'inquiétaient du paiement de factures échues et de l'impact de ces retards sur la rentabilité de leur activité. Avec 45 jours en moyenne en France, le délai de paiement constitue la principale problématique des interrogés (source : étude 2014 d'Atradius sur les pratiques de paiement). Seuls 32 % des entreprises françaises respectent les délais de paiement convenus (source : Altares 2013).

Bien que le recours à la facturation électronique ait augmenté au cours des dix dernières années au sein des grandes entreprises, son adoption par les PME  reste encore timide . L'évolution réglementaire favorable et la fréquence des échanges entre les divers acteurs économiques accélèrent son déploiement. Il existe désormais des solutions simples et rapides à mettre en œuvre, conçues spécialement pour les PME : il est plus que jamais temps pour elles d'adopter la facturation électronique pour anticiper ce changement plutôt que de se le voir imposer !

Ouafa M'Hamed

Ouafa M'Hamed

Chef de produit BPA

Ouafa fait partie de la famille Quadient depuis 2018 en tant que Chef de produit solutions digitales. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever, Ouafa a ensuite enrichi son expérience en marketing auprès de Vivarte et la grande distribution spécialisée dans la mode. Souhaitant changer de cap, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l’éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa est animée au quotidien par cette passion d’accompagner ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation. Très attentive à leurs besoins, elle leur apporte des solutions innovantes qui améliorent leur processus et boostent leur rentabilité.

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