Efficacité, performance, restauration rapide de la trésorerie, autant d’enjeux auxquels sont confrontées les directions administratives et financières aujourd’hui.

facture client dafL’e-facturation : une opportunité ?

Bon nombre de ces directions travaille encore avec des documents papier, ce qui constitue une somme considérable de papier et en corollaire un manque patent de fluidité ainsi qu’une grande perte de temps.

Car au vu de la multiplicité des points de contact et de la variété des systèmes d’information mis en place dans les différentes entreprises, le papier est l’incontournable, du moins le pense-t-on dans certaines directions.

Au sein des directions administratives et financières, le DAF a un rôle central et crucial. Les enjeux sur ses épaules sont démesurés, la conduite de changement pas toujours évidente ; et la résistance du papier, une vraie plaie alors que la e-facturation est une opportunité en marge de la proposition du projet de Loi de finances 2020 devant obliger toutes les entreprises entre 2023 et 2025 à avoir recours à la facturation électronique.

 

Les enjeux du DAF d’aujourd’hui et de demain

Assurer une trésorerie saine est LE DEFI du DAF et son épée de Damoclès. La disparition de l’entreprise pourrait être une conséquence d’une trésorerie mal gérée.

fonction daf finance factures clientsLa nouvelle mission du DAF

Qui plus est et pour compliquer sa mission, la fonction du DAF comme la plupart des fonctions de l’entreprise a connu une profonde mutation en très peu de temps. Si on revient légèrement en arrière, on s’apercevra qu’il n’y a pas si longtemps, le périmètre du DAF était exclusivement lié à la finance, la réglementation applicable à son activité, la production des comptes, la gestion des risques et le recrutement de collaborateurs disposant du profil adapté.

Aujourd’hui, on demande aux DAF d’être en plus des Business Partners participant activement à la définition de la stratégie, de gérer dans certains cas l’ERP de l’entreprise mais aussi de faire monter en compétence leurs collaborateurs (avec plus ou moins de succès et de résistance au changement selon leur profil de départ). Car former est toujours moins onéreux qu’attirer les nouveaux talents en vue de leur recrutement.

big data daf finances facturesL’augmentation exponentielle du volume des données (interne et externe) est tout autant une opportunité qu’un risque. En effet, accéder au volume de données que représente le big data, est une chance pour qui sait analyser et recouper les informations.

Parmi les missions du DAF : piloter des outils d’intelligence artificielle (IA)

Les nouveaux outils regroupés sous le terme d’intelligence artificielle aident, bien entendu, mais ne remplacent pas l’intelligence humaine. On peut tout faire dire à une donnée, un tableau, y compris quelque chose d’erroné.

Les nouvelles technologies d’Analytics et de Business Intelligence permettent déjà d’aider les entreprises dans la finesse de leurs analyses et la projection à court et moyen terme sous forme de tendances (comme par exemple l’évolution des prévisions de vente, du chiffre d’affaires, de l’EBIT, des investissements, de la trésorerie…). Tout aussi puissants que ces outils soient, il va bien falloir que les équipes financières s’y adaptent pour en tirer le meilleur parti et obtenir des indicateurs pertinents.

Bien saisies et analysées, elles donnent une vision en temps réel des actions menées sur le terrain, de leurs conséquences et permettent une réorientation plus rapide ou une meilleure adéquation des besoins vs. résultats attendus et résultats engrangés. Car la création de valeur est au centre de tout et c’est encore plus vrai pour le DAF.

Alors oui, la fonction de DAF est bouleversée mais pour le meilleur car aujourd’hui des traitements peu informatisés génèrent de nombreuses problématiques.

 

Les multiples talons d’Achille des process non automatisés

La facture donne vie à la créance client et anticipe un futur paiement, quitte à passer par une phase de recouvrement. Autant dire que la trésorerie est intimement liée à la facturation. Plusieurs séries de problèmes surgissent lors du traitement manuel des factures.

Gestion factures client

Moins un service est informatisé, plus les collaborateurs passent du temps à établir et diffuser ses factures.

Lorsqu’il faut attendre 3 à 7 jours après la prestation de service pour l’édition d’une facture, on comprend vite l’utilité d’optimiser ce processus pour espérer un paiement plus rapide.

Car s’ajoute nécessairement le délai des paiements. Mis bout à bout, les retards peuvent s’accumuler et mettre en danger l’entreprise. Selon la COFACE, en 2020, on pourrait assister à 62 355 défaillances d’entreprises ; les TPE/PME et micro-entreprises étant les plus fragiles.

A la lenteur peut s’ajouter des erreurs de facturation client car n’oublions pas que l’erreur est humaine. Les collaborateurs peuvent omettre certains éléments comme la nature de la commande, le nom du client, ... ou tout simplement se tromper au niveau des tarifs ou des taux de TVA.

Une fois que la facture client est émise et envoyée et pour éviter le casse-tête de la phase de règlement des clients, le suivi est essentiel.

Par exemple, certains clients peuvent ne pas indiquer les numéros de factures qu’ils règlent sur les avis de crédit lors des virements. Si on ajoute une non-concordance entre le montant réglé et celui de la facture client, par exemple un arrondi malheureux sur le taux de TVA, la tâche des comptables vire au cauchemar.

dematerialisation des factures

 

Les enjeux de la dématérialisation comptable

Le coût d’exploitation des factures lié au traitement de celles-ci est bien souvent très élevé. En effet, lorsqu’un comptable passe x temps à localiser les informations figurant sur la factures, informations réparties entre plusieurs services de l’entreprise, à enregistrer une facture ou à effectuer x relances pour le recouvrement, le temps ne se compte plus en heures mais en jours.

Autant de jours passés à régler des détails au lieu de se consacrer à d’autres tâches plus valorisantes. Pire encore, imaginez le stress généré lors d’un contrôle fiscal où telle ou telle facture doit être montrée. Bref, les problèmes sont fréquents et dans un temps où l’à peu près est de moins en moins admis, la non automatisation paraît vraiment contre-productive.

Le traitement comptable des factures clients lorsqu’il n’est pas automatisé

Pour conclure, une direction administrative et financière peu automatisée en pâtit à différents niveaux :

  • des équipes surdimensionnées avec des piles de factures imposantes,
  • des processus de validation rallongés avec des opérations de copies, d’archivage et de circulation des factures papier dans tous les sens,
  • un trop plein d’informations ralentissant le cycle du traitement de la facture client et qui s’alourdit au fur et à mesure que les étapes de validation se succèdent,
  • une insécurité comptable et fiscale qui ne garantit pas la concordance entre les données des systèmes comptables et les données figurant sur les factures papier originales, ce qui peut être lourdement sanctionné par l’Administration fiscale en cas de contrôle.

Face à toutes ces difficultés et ralentissements, le DAF pense tout naturellement à l’optimisation et à la digitalisation de son service, d’autant plus que le Gouvernement adopte toute une kyrielle de lois pour amener les entreprises à la dématérialisation. Une fois que son projet d’intelligence artificielle est mis en place et opérationnel, il en découvre alors de formidables bénéfices.

 

L’intelligence artificielle (IA) : une opportunité de taille !

La transformation digitale de l’entreprise est avant tout l’occasion de repenser ses processus, son organisation pour optimiser ce qui l’était moins. Bien pensée, elle peut dégager de nombreux profits.

 

Schéma Neotouch

 

Avantages de la dématérialisation des factures

Grâce à la e-facturation, vous :

  • Réduisez les coûts de traitement de vos factures client. Lorsqu’on cumule le papier, l’encre, les enveloppes, les timbres et plus largement les coûts de traitement, plusieurs études démontrent les avantages économiques de la facture électronique. Selon le récent rapport de KPMG, la facturation électronique permet de faire une économie de 3,24 euros par facture envoyée et 5,77 euros par facture reçue par rapport à une facturation papier. Soit plus de 9€ économisés pour l’envoi et la réception d’une facture entre entreprises.
  • Gagnez du temps en réduisant de 42% le temps passé à la création, l’envoi, le traitement et l’archivage des factures clients, avoirs, duplicatas et relances grâce à l’automatisation du processus. Selon une enquête menée par Archimag et Docuware en janvier et février 2020 auprès d'une centaine d'organisations françaises, 64% du traitement des factures est assuré par le service Finance / Comptabilité et monopolise en moyenne 2 personnes. Cette réduction de temps est alors une aubaine pour ce service.
  • Réduisez vos délais de paiement en automatisant l’envoi de vos factures. De plus, vous disposez d’une meilleure visibilité de vos encaissements et pilotez plus efficacement votre "cash management". A la fin, votre trésorerie en sort gagnante.
  • Gagnez en efficacité grâce à l’envoi de vos factures sur un portail web. Vous fluidifiez ainsi les échanges, vous vous assurez de la remise des documents, vous les suivez précisément et vous gagnez du temps sur « l’après-facturation ». Cela laisse le loisir à vos collaborateurs de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée telles que le contrôle, la validation et le recouvrement.
  • Améliorez la relation client en communiquant plus efficacement y compris en cas de litige ou en le prévenant grâce au suivi. Votre relation client s’en trouve améliorée, tout comme votre image de marque.
  • Anticipez la législation en répondant à ses exigences de passage progressif à la dématérialisation de factures pour toutes les entreprises au 1er janvier 2023. Anticiper permet toujours une meilleure préparation !

 

Et votre client ?

  • Il réduit les coûts opérationnels car il manipule moins de factures papier, il n’a pas à les ressaisir, les classer. Il y accède facilement et l’archivage est automatique pendant la durée légale.
  • Il accroît la fiabilité des données de facturation client avec un cycle de traitement de la facture réduit.
  • Il est plus autonome car il peut accéder 24h/24 et 7j/7 à toutes ses factures dans un espace sécurisé
  • Il gagne du temps sur les réclamations factures car il peut communiquer directement avec vous via le chat du portail.

Et pourtant selon la même enquête Archimag/Docuware, seules 30 % des organisations déclarent vouloir s’équiper d’une solution de dématérialisation des factures, mais sans délai précis. Même si la digitalisation ne paraît pas être le premier projet à mettre en place aujourd’hui, il devient en réalité de plus en plus vital pour piloter votre trésorerie en générant rapidement les liquidités. C’est LA CLE pour émerger ou rester compétitif.

Ouafa M'Hamed

Ouafa M'Hamed

Chef de produit BPA

Ouafa fait partie de la famille Quadient depuis 2018 en tant que Chef de produit solutions digitales. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever, Ouafa a ensuite enrichi son expérience en marketing auprès de Vivarte et la grande distribution spécialisée dans la mode. Souhaitant changer de cap, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l’éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa est animée au quotidien par cette passion d’accompagner ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation. Très attentive à leurs besoins, elle leur apporte des solutions innovantes qui améliorent leur processus et boostent leur rentabilité.

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