L’État a défini un horizon clair pour l’obligation de la facturation électronique. La non-conformité au cadre réglementaire ne sera plus permise ni tolérée par l’administration fiscale après plus d’une décennie de transition progressive vers la dématérialisation des factures. Faut-il continuer à utiliser son ERP ou opter pour une solution dédiée à la facturation électronique ?

 

Facturation électronique : un cahier des charges à respecter

Une directive européenne donnait dès 2010 à la facture électronique la même valeur qu’une facture papier, à condition qu’elle apporte trois garanties : l’authenticité de son origine, l’intégrité et la lisibilité de son contenu. Avant que le droit français n’impose l’émission de factures électroniques dans la commande publique (ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014), l’obligation d’accepter la réception de e-factures puis de les émettre entre entreprises assujetties à la TVA à partir de 2023 (article 153 de la loi de finances pour 2020), le code général des impôts avait pris soin dès 2013 de transposer la directive 2010/45/UE. L’article 289-VI du CGI a notamment détaillé les modalités pour garantir le triptyque authenticité-intégrité-lisibilité :

  • la signature électronique (facture PDF + certificat RGS** -référentiel destiné à sécuriser les échanges électroniques avec un niveau standard de protection-), jusque-là le seul mode accepté ;
  • l’échange de données informatisées (facture au format EDI) ;
  • la piste d’audit fiable (PAF), qui qualifie « des contrôles documentés et permanents mis en place par l'entreprise […] entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou prestation de services ».

 

La piste d’audit fiable, une obligation de contrôle interne

Concrètement, la piste d’audit fiable se compose de documents comme des devis, bons de commande ou de livraison, justificatifs de paiement ou extraits de compte. Ils doivent permettre de reconstituer précisément le processus de facturation. Un défaut de PAF pour une facture envoyée par mail au format PDF sans signature électronique expose l’entreprise contrôlée par le fisc à un rejet de la déduction de la TVA sur une période de trois ans, et même la remise en cause des exonérations de TVA non collectée à l’émission. Si l’origine même de la facture ne peut être démontrée, c’est la comptabilité de l’entreprise qui peut être rejetée. Plusieurs pénalités peuvent s’appliquer, comme un rappel de 50% du montant de l’opération, ainsi qu’une somme forfaitaire de 15€ pour chaque omission ou inexactitude constatée comme le précise l’article 1737 du CGI.

 

Archivage numérique : des normes vivement recommandées

La législation sur la facturation électronique couvre aussi la problématique du stockage et de l’archivage. Les factures papier comme les factures électroniques peuvent être conservées au format numérique (PDF ou PDF A/3) depuis le 1er juillet 2018, à condition là encore que le mode d’archivage garantisse l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des documents. Pour être conforme, l’archivage électronique à valeur probatoire doit répondre à des bonnes pratiques en termes de sécurité contenues dans les normes NF 461 et ISO 27001.

 

Un coffre-fort numérique opéré par un tiers, affichant un taux de disponibilité élevé et intégrant des éléments de scellement et d’horodatage apportera toutes ces garanties sur la durée légale de conservation des factures (10 ans), en veillant à ce que les fichiers soient stockés en France ou en dans un État membre de l’Union européenne. . Dans le cas contraire, l’entreprise doit adresser une déclaration à l’administration fiscale. Si cette dernière constate un manquement, elle pourra procéder à un contrôle fiscal poussé et infliger une pénalité de 50% des montants facturés selon le même article 1737 du CGI.

 

ERP et facturation électronique, de trop nombreux manquements

L’ERP est le vaisseau amiral de la gestion financière de l’entreprise, le hub par lequel passe la majorité des process. Difficile de déjuger l’outil que l’on utilise quotidiennement et qui – dans le meilleur des mondes – couvre tous les besoins de la fonction finance. Et pourtant, l’évolution de la réglementation autour de la facturation électronique prend de vitesse les solutions sur le marché et font courir le risque aux entreprises de se retrouver en situation de non-conformité à l’approche de la facture électronique obligatoire. Le « sceau » d’un grand éditeur n’est pas une garantie de mise à jour en temps réel, d’autant plus s’il ne s’agit pas d’une solution SaaS !

 

Concrètement, l’ERP permet d’éditer et d’adresser les factures à ses clients, mais plus rarement dans un format certifié avec signature électronique avec RGS** ou au format EDI fiscal. L’envoi d’une facture au format PDF simple nécessite en effet une piste d’audit fiable qui n’est pas générée par défaut par un ERP. Toutes les parties prenantes sont sous la menace : l’entreprise émettrice mais aussi sa cliente, qui n’est pas toujours informée de la dimension « non certifiée » de la facture reçue. En cas de contrôle fiscal et de redressement faute de piste d’audit fiable, c’est la relation commerciale qui peut faire les frais d’un ERP obsolète sur la partie légale de la facturation…

 

En matière d’archivage des factures, un ERP n’est pas davantage un SAE légal. Dans le cas de la numérisation des factures papier par exemple, il ne prévoit généralement pas l’empreinte numérique qui attestera de son authenticité et de son intégrité.

 

Quelle est la bonne solution pour dématérialiser les factures ?

Depuis que la dématérialisation des factures est devenue un enjeu de conformité, le sujet doit remonter de toute urgence en haut de la pile des développements et évolutions à apporter au système d’information de l’entreprise. Celles qui gravitent autour de la commande publique ont eu à s’adapter à Chorus Pro depuis 2017, mais toutes devront être opérationnelles au plus tard au 1er janvier 2025. Autant dire demain. Plutôt que d’agir dans la précipitation, la conduite du changement vers l’intégration des e-factures dans le SI est à penser au plus tôt pour s’avancer sereinement vers l’échéance réglementaire. L’anticipation a une autre vertu : repenser dans leur ensemble les processus financiers afin de saisir cette opportunité pour bénéficier d’un gain d’efficacité profitable à l’ensemble de l’organisation.

 

Plutôt que d’attendre l’ajout d’une brique « facture électronique » à l’ERP ce qui n’est pas toujours possible, le déploiement d’une solution de dématérialisation en mode SaaS comme Neotouch Facture permet de cibler ses limites et de tirer pleinement profit de la e-facturation. Des exemples ? Une meilleure traçabilité des envois permet de s’assurer que la facture adressée a bien été ouverte. Cela bénéficie aussi à l’automatisation des relances et au recouvrement des créances ! Un outil SaaS dédié à la dématérialisation des factures est par ailleurs l’assurance de rester constamment à jour des exigences légales tout en ayant accès à un déploiement plus rapide sans remise en cause du SI existant, ce qui peut être valorisé auprès des partenaires commerciaux.

 

 

N’attendez pas tout de votre ERP. Une plateforme dédiée à la dématérialisation des factures est indispensable pour être en conformité et compléter votre outil de gestion de l’entreprise et vous apporter bien plus qu’une conformité réglementaire. C’est d’ailleurs le sens du partenariat entre Neotouch et la solution EBP Gestion Commerciale. La combinaison des expertises pour une efficacité optimale.

Ouafa M'Hamed

Ouafa M'Hamed

Chef de produit BPA

Ouafa fait partie de la famille Quadient depuis 2018 en tant que Chef de produit solutions digitales. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever, Ouafa a ensuite enrichi son expérience en marketing auprès de Vivarte et la grande distribution spécialisée dans la mode. Souhaitant changer de cap, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l’éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa est animée au quotidien par cette passion d’accompagner ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation. Très attentive à leurs besoins, elle leur apporte des solutions innovantes qui améliorent leur processus et boostent leur rentabilité.

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