Frais postaux et comptabilité : savez-vous combien dépense votre entreprise ?
Les machines à affranchir simplifient la gestion du courrier, aident les entreprises à traiter leurs envois de façon rapide et efficace, et permettent également de veiller à ce que le bon tarif postal soit appliqué à chaque colis ou lettre, selon son poids, sa destination et le type de service postal : délais/prestations associées. En plus de faciliter les opérations au quotidien, ces machines fournissent aussi des données comptables inestimables. Grâce à elles, chaque organisation peut connaître le montant total de ses frais postaux à l'échelle de chaque service.
La machine à affranchir, outil idéal pour optimiser le tarif courrier
Capables de faire gagner un temps considérable, les machines à affranchir ont toujours fait le bonheur des entreprises. Pendant longtemps, elles n'ont rempli qu'une seule tâche : imprimer une marque d'affranchissement attestant que le port d'une lettre ou d'un colis a bien été acquitté. Mais désormais, grâce aux avancées technologiques, ces machines offrent des services beaucoup plus nombreux. Elles peuvent notamment peser le courrier, imprimer des logos et diverses informations sur les enveloppes, suivre l'évolution des tarifs postaux en vigueur, traiter automatiquement les lettres et colis à une vitesse soutenue, affecter l'usage postal à différents services utilisateur et plus encore !
Bien plus qu'un simple équipement de bureau, certaines machines à affranchir viennent compléter le suivi de gestion du courrier en vous communiquant des informations concrètes quant au montant des frais postaux dans votre entreprise, ainsi que leur répartition parmi les différents services.
Frais postaux et comptabilité : maîtrisez le coût de l'affranchissement grâce à l'automatisation
Ces données sont très précieuses. Une entreprise qui bénéficie d'une telle analyse des coûts peut facilement identifier les postes importants de dépense qui lui permettront de réaliser des économies, mais également assurer un meilleur rapprochement comptable et un suivi budgétaire. Enfin, si cette entreprise doit refacturer les frais d'expédition à des clients ou d'autres prestataires, l'automatisation permettra là aussi d'accélérer et de simplifier le processus d'affranchissement comptes de tiers.
Si votre machine à affranchir est encore cours de décertification, nous conseillons d'opter pour un modèle plus moderne capable de suivre au mieux vos dépenses. Vous pourrez ainsi :
- Repérer et analyser ce que dépense votre entreprise en frais postaux
- Suivre l'usage des envois et produits postaux utilisés par services
- Suivre les budgets à l'échelle de chaque service
- Simplifier la comptabilité une bonne fois pour toutes !
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Quadient (anciennement Neopost) peut vous aider à choisir la machine à affranchir idéale. Découvrez comment.
Christophe Duxin est Responsable Marketing chez Quadient en charge des activités Courrier et Consignes colis automatisées. Christophe dispose d'une solide expérience commerciale et marketing BtoB acquise dans différentes sociétés comme CANON, OKI et Quadient.
Fort de plus de 20 ans d’expertise dans le domaine de l’affranchissement, des solutions d’envoi et de réception de courrier physique, il élargit aujourd’hui son périmètre avec le développement de l'offre des consignes colis automatisées pour les entreprises des secteurs de la distribution et des transports. Un nouveau challenge pour lui, et une nouvelle opportunité d'exprimer son dynamisme et son engagement, avec une équipe de chefs de produits et marchés renforcée.
