L’enjeu pour votre communication client n’est pas de choisir entre courrier physique ou digital. La transformation digitale du courrier sortant vous permet en revanche d’optimiser ce flux documentaire, en tirant parti de l’automatisation tout en améliorant l’organisation des tâches manuelles. Il n’existe pas un modèle type, mais plusieurs options en fonction de vos problématiques.

 

Comment optimiser les flux de courriers sortants ?

C’est un processus documentaire ancré dans le quotidien de l’entreprise, qui peut même paraître négligeable en apparence, mais qui recèle de puissants leviers d’efficacité. Entamer une démarche d’optimisation de la gestion du courrier peut apporter des gains de productivité grâce à un processus plus simple et rapide pour les collaborateurs, mais aussi des gains financiers avec des économies notables sur les frais généraux et le coût de l’affranchissement. Sans compter les gains en termes d’expérience client, en prenant en compte les préférences des destinataires par exemple. Vous allez ainsi pouvoir adresser votre courrier par le bon canal à la bonne personne : un mail vers celui qui privilégie la consultation de sa messagerie en ligne, une lettre affranchie pour le client attachant une plus grande importance au format papier.

Alors comment procéder pour améliorer la gestion du courrier sortant ? Digitaliser ce flux documentaire physique va permettre d’automatiser des tâches à faible valeur ajoutée comme la mise sous pli de vos plus ou moins nombreux courriers. En plus de libérer du temps pour les collaborateurs, cela va par ailleurs réduire le risque d’erreur. Mais il existe plusieurs manières d’intégrer une solution de gestion des communications client dans ses processus documentaires : on en a listé trois pour vous aider à choisir le mode d’organisation le plus adapté à votre problématique.

 

1. Centraliser la gestion du courrier en interne

C’est en quelque sorte le niveau 1 de la gestion des courriers sortants dans l’entreprise : réunir les communications client sur un seul site ou dans un seul service. Une solution à préconiser pour des organisations qui émettent du courrier de façon continue ou régulière, car ce mode d’organisation va alors pouvoir produire des effets bénéfiques.

Concrètement, les collaborateurs utilisent une solution en sortie de leurs applications métiers pour composer leurs documents. Une plateforme comme Quadient Impress va se charger d’optimiser la mise en page d’opérer des regroupements, puis d’apposer des codes de sécurisation pour piloter la mise sous pli du service courrier. Ce dernier va se charger de la mise sous enveloppe, de l’affranchissement et du portage du courrier vers l’opérateur postal.

Les avantages :

  • chacun participe à l'archivage du courrier ;
  • la traçabilité des documents traités par la mise sous pli est assurée ;
  • le service courrier apporte une garantie en termes de respect des délais ;
  • la sécurité des documents sensibles est préservée grâce à la confidentialité des contenus avant l’envoi postal.

 

2. Organiser la gestion du courrier autour d’un centre éditique internalisé

On passe ici au niveau 2 de la gestion des flux documentaires sortants avec davantage de flexibilité. Le service courrier se mue en mini-centre éditique pour s’adapter à une organisation multi-sites ou mixant des collaborateurs distants et d’autres travaillant sur site.

Ce qui change ? L’impression du courrier est dictée par des fichiers électroniques générés par la solution logicielle en sortie des applications métiers. Elle s’effectue toujours par un service interne, mais directement sur le site centralisateur d’expédition du courrier.

Les avantages :

  • des économies d’affranchissement substantielles grâce aux tarifs industriels qu’ouvre la massification des envois ;
  • l’uniformisation des communications client via un unique outil de mise en forme ;
  • des économies en termes d’équipement pour les collaborateurs et d’encombrement pour les bureaux de l’entreprise ;
  • des appareils performants dans le traitement en grand volume des courriers sortants (mise sous pli, mise sous enveloppe) permettant une productivité accrue.

 

3. Externaliser la gestion du courrier

Ce niveau 3 correspond à la dématérialisation des courriers sortants. Le processus de digitalisation du courrier aboutit chez un prestataire, qui va matérialiser les courriers en les imprimant puis en les mettant sous pli et en les expédiant. Ce choix convient aux entreprises comptant un grand nombre de collaborateurs distants, même si chacun n’est pas un gros émetteur.

C’est ce que l’on appelle le courrier hybride : d’abord digital, le flux documentaire est malgré tout bien expédié sous format papier. Et c’est une entreprise certifiée pour la sécurisation extrême des envois qui s’en charge.

Les avantages :

  • les coûts sont connus et donc maitrisés ;
  • l’archivage est assuré ;
  • les pics d’envois imprévus, peuvent être gérés ;
  • des surfaces initialement occupées par le centre de production du courrier peuvent être libérées et réemployés pour augmenter le confort des bureaux.

Choisir le bon mode d’organisation du courrier est un exemple concret de transformation digitale gagnant-gagnant. De plus, ces 3 modes peuvent cohabiter dans une même entreprise en fonction des types de flux traités pour donner encore plus de souplesse et de réactivité en local comme en central. Quel que soit votre choix, il va soulager vos collaborateurs de tâches chronophages et ennuyeuses tout en optimisant vos coûts. C’est aussi un premier pas vers la personnalisation de la communication client, un élément indissociable d’une meilleure expérience client. À la clé, cette démarche augmente vos chances de fidéliser vos clients et facilite l’acquisition de futurs clients.

Pour vous aider à faire le bon choix, téléchargez dès maintenant notre brochure !

Alain Joste

Alain Joste

Chef de produit MSP

Alain Joste est chef de produit sur l’ensemble de la gamme Mises sous pli chez Quadient, ainsi que sur le volet financement des solutions matérielles ou logicielles. L’offre de location constitue en effet un axe majeur de la capacité de Quadient à attirer de nouveaux clients tout en faisant évoluer le portefeuille des entreprises qui nous font déjà confiance.

Ayant commencé sa carrière dans le secteur de l’automobile et plus précisément dans la location et le financement des marques Renault et Toyota, il a rejoint le domaine de la gestion des documents il y a une vingtaine d’années, toujours avec l’objectif de développer les gammes dont il a eu la charge ainsi que les offres d’utilisation associées. 

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