« Rien ne sera plus jamais comme avant » : cette réflexion, tout le monde la partage depuis que la crise sanitaire a démocratisé le distanciel. L’agilité est la marque de fabrique des entreprises qui ont su s’adapter à cette nouvelle donne, dans un contexte d’accélération de la transformation digitale. Cette dernière ne va pas pour autant tout bouleverser dans le monde d’après. Si les supports physiques ne sont pas appelés à disparaître, il est possible d’optimiser un processus comme le courrier sortant avec la mise sous pli automatisée. Explications.

 

Appréhender les risques de la digitalisation du courrier sortant

Le télétravail, la RSE qui entend améliorer l’empreinte écologique de l’entreprise, la réglementation qui imposera la facture électronique obligatoire dès 2023 : tout concourt à chasser le papier des processus documentaires. Et l’idée est défendable, car la digitalisation des échanges est un levier de compétitivité (gain de temps, réduction des coûts).

Mais doit-on pour autant renoncer totalement au courrier promotionnel dans la boite aux lettres ou la lettre de relance adressée par la Poste ? Le courrier sortant au format papier ne doit pas être diabolisé sur l’autel de la transformation digitale. Il conserve en effet des atouts qui lui sont propres :

  • Sa bonne distribution au destinataire est garantie dans près de 100% des cas dès lors que l’adresse est lisible sur l'enveloppe. Dans le cas d’un courriel, plusieurs obstacles se dressent (mauvaise adresse, spam, perte, etc.).
  • Les données confidentielles contenues dans le courrier papier sont nettement moins susceptibles d’être piratées ou de disparaître en cas d’incident, comme la récente mésaventure survenue au data center d’OVH en mars dernier.

 

L’omnicanal plutôt que le 100% digital

La transformation digitale est une réalité qu’il serait dangereux de nier. C’est un progrès qui peut rendre l’organisation plus efficiente, lorsque ce n’est pas tout simplement une question de conformité avec la loi ou d’adaptation aux canaux de communication privilégiés par ses clients et fournisseurs. Mais la digitalisation des flux documentaires ne signifie pas que le print disparaît forcément de l’équation. Il doit au contraire être perçu comme un canal parmi plusieurs, qui peut être activé à bon escient pour délivrer la bonne information ou le bon document au bon moment et au bon destinataire.

Là où une approche 100% digitale serait restrictive, une approche omnicanale permet de personnaliser l’expérience client ou l’expérience collaborateur en s’adaptant à ses préférences. Concrètement, il devient possible :

  • d’adresser un bulletin de paie à un salarié par voie postale s’il en exprime la demande ;
  • de transmettre les messages promotionnels par email aux prospects qui ont exprimé en ayant coché la case prévue à cet effet dans un formulaire en ligne ;
  • d’alerter un client de sa livraison prochaine par SMS.

L’autre bénéfice de l’omnicanal, c’est la fidélisation des clients. Et un client fidèle rapporte plus qu’un prospect à conquérir !

 

Les bénéfices de la mise sous pli

Conserver le support papier pour certains flux sortants n’est donc pas anachronique. En revanche, maintenir un processus de mise sous pli à la main l’est totalement à l’heure de l’automatisation. C’est une tâche chronophage qui vient phagocyter un temps précieux pour les collaborateurs, temps qu’ils ne consacreront pas à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et comme souvent avec la répétition, le moindre relâchement dans la concentration amène l’erreur.

 

Les applications-métiers telle que la facturation peuvent passer avant l'impression par une solution de gestion des flux documentaires qui peut apposer sur les factures des codes qui piloteront une machine de mise sous pli. Mais aussi modifier les paramètres d'impression afin d'optimiser les coûts d'affranchissement. Une solution de gestion des flux dans la mise sous pli même peut même apporter un double contrôle de l'intégrité et de l'intégralité.

 

Dans la droite lignée de la transformation digitale, la mise sous pli automatisée est source de gain de temps, de réduction des erreurs et d’économie grâce notamment à l’accès au tarif industriel du courrier. Comme en matière de digitalisation des processus, la mise sous pli Quadient est simple à déployer et à utiliser au quotidien.

Alain Joste

Alain Joste

Chef de produit MSP

Alain Joste est chef de produit sur l’ensemble de la gamme Mises sous pli chez Quadient, ainsi que sur le volet financement des solutions matérielles ou logicielles. L’offre de location constitue en effet un axe majeur de la capacité de Quadient à attirer de nouveaux clients tout en faisant évoluer le portefeuille des entreprises qui nous font déjà confiance.

Ayant commencé sa carrière dans le secteur de l’automobile et plus précisément dans la location et le financement des marques Renault et Toyota, il a rejoint le domaine de la gestion des documents il y a une vingtaine d’années, toujours avec l’objectif de développer les gammes dont il a eu la charge ainsi que les offres d’utilisation associées. 

Publications associées

Webinar du 8 Juin 2021
Webinar

Adopter la diffusion numérique des communications à destination des clients, quels avantages ?

Avec la forte concurrence entre les différentes entreprises il est difficile de se développer et de gagner de l'engagement auprès des clients.

 Forum Click & Collect 2021 - TOUTES LES SESSIONS
Webinar

Forum Click & Collect 2021 - TOUTES LES SESSIONS

Accédez à la conférence à la demande du tout premier événement consacré au Click-and-Collect : Parcel Pending de Quadient Click & Collect Forum. Cet événement passionnant a vu plus de 100...
L'état de l'Union de la vente au détail
Vidéo

L'état de l'Union de la vente au détail

Accédez à la conférence à la demande du tout premier événement consacré au Click-and-Collect : Parcel Pending de Quadient Click & Collect Forum. Cet événement passionnant a vu plus de 100...
Table Ronde Virtuelle
Vidéo

Table Ronde Virtuelle

Accédez à la conférence à la demande du tout premier événement consacré au Click-and-Collect : Parcel Pending de Quadient Click & Collect Forum. Cet événement passionnant a vu plus de 100...
Expérience

Expérience

Une riche histoire de leadership international

Reconnue par les experts

Reconnue par les experts

Gartner, Forrester et Aspire

Expertise

Expertise

8 milliards d’expériences personnalisées chaque année

Résultats éprouvés

Résultats éprouvés

97% de satisfaction client à travers le monde