Depuis le 1er janvier 2019, de nouvelles règles permettent de dématérialiser l’envoi d’une lettre recommandée tout en bénéficiant de la même valeur juridique qu’en envoi recommandé postal classique. L’avènement de la lettre recommandée électronique a été rendu possible par le règlement eIDAS avant d’être inscrit dans la loi française par décret. Pour les entreprises, c’est une opportunité de concilier économies et efficacité.

 

Une nouvelle étape dans la transformation digitale du courrier

S’il est un type de pli qui avait résisté à la digitalisation jusqu’à présent, c’est bien la lettre recommandée : la Poste en distribue plus de 800 000 quotidiennement. Elle a notamment contribué à maintenir l’activité courrier à 28% du chiffre d’affaires de la Poste, alors que cette dernière pesait encore 71% de ses revenus en 1991. La lettre recommandée a en effet pour elle sa valeur juridique, qui prouve son envoi et répond à une obligation légale dans le cadre de plus de 4000 textes de loi et règlements ! Mais depuis le 1er janvier 2019, la lettre recommandée n’est plus l’apanage du courrier papier. Le décret n°2018-347 du 9 mai 2018 a en effet donné la même valeur juridique à la lettre recommandée électronique qualifiée qu’à la version classique avec accusé de réception. Sous certaines conditions.

 

Du règlement eIDAS à la loi pour une République numérique

Tout est parti du règlement eIDAS, un règlement européen adopté le 23 juillet 2014 et portant sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Applicable depuis le 1er juillet 2016, cette réglementation eIDAS a renforcé les normes de sécurité de la lettre recommandée électronique, dont l’intégration dans la loi française remonte initialement à 2005 et la mise en application à 2011. On parlait à l’époque de LRE contractuelle, car elle intervenait dans un contexte où la vérification de l’expéditeur n’était pas requise en raison de l’existence d’un contrat le liant au destinataire. Pour se mettre en conformité avec le règlement eIDAS, l’État a intégré de nouvelles dispositions relatives au recommandé électronique dans sa loi pour une République numérique, promulguée le 7 octobre 2016. Il aura néanmoins fallu attendre un an et demi pour qu’un décret confère officiellement à la LRE sa valeur juridique et précise quel type de technologie en bénéficierait.

 

LRE qualifiée ou LRE simple ?

Le règlement eIDAS a introduit deux niveaux de reconnaissance à l’envoi électronique recommandé :
• L’article 44 donne à la LRE la présomption de fiabilité quant à son intégrité et l’exactitude de la date et de l’heure de son envoi et de sa réception, dès lors qu’elle dispose d’un horodatage électronique qualifié et d’une identification forte de l’expéditeur et du destinataire. On parle de LRE qualifiée.
• L’article 43 accorde aux données d’une LRE la valeur de preuves en justice dès lors que les obligations fondamentales d’une lettre recommandée sont respectées. On parle de LRE non-qualifiée, ou encore de LRE simple.


Dans son article 93, la loi pour une République numérique de 2016 n’attribue des effets juridiques équivalents à une lettre recommandée postale qu’à la LRE qualifiée en France. Cette dernière doit pour cela être distribuée par un prestataire LRE eIDAS, dont la reconnaissance comme prestataire de service de confiance qualifié pour les services d’envoi recommandé électronique est accordée en France par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). Quant à la LRE simple, elle ne dispose plus de la valeur juridique d’un recommandé mais permet d’effectuer des envois électroniques sécurisés avec une traçabilité forte.

 

Vérification d’identité renforcée pour l’expéditeur et le destinataire

Depuis le 1er janvier 2019, les entreprises souhaitant transmettre un document B2B ou B2G en recommandé par voie électronique ont tout intérêt à opter pour la LRE qualifiée afin de bénéficier de ses effets juridiques. La contrainte majeure réside dans la vérification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire. C’est le rôle du prestataire de service de confiance qualifié (PSCQ) :
• Pour garantir l’identité de l’expéditeur, il doit la vérifier avec un niveau élevé de sécurité, via des identifiants numériques remis en face à face exclusivement.
• Pour garantir l’identité du destinataire, il doit la vérifier avec un niveau substantiel de sécurité, par le biais d’un processus d’authentification en face à face ou à distance par exemple combinant une vérification de la pièce d’identité à une identification vidéo.


À cette obligation s’ajoutent celles de donner au destinataire la possibilité d’accepter la LRE dans un délai de 15 jours ou encore de la refuser tout en garantissant l’anonymat de l’expéditeur. Il doit aussi conserver le document original et tout un ensemble de preuves pendant une durée minimale d’un an.

Le renforcement de la vérification d’identité de l’expéditeur et du destinataire ainsi que l’équivalence juridique avec la lettre recommandée papier figurent parmi les principaux avantages de la LRE. A cela s’ajoute le gain de temps – plus besoin de se déplacer dans un bureau de poste – et les économies de la dématérialisation des flux documentaires – elle est moins chère que la traditionnelle lettre recommandée avec accusé de réception. Envoyer ses lettres recommandées électroniques est un choix innovant et efficace pour faire face à des situations sensibles avec le maximum de garanties et de réactivité.

 

lettre recommandee electronique

 

Aurélien Simon

Aurélien Simon

Chef de produit BPA

Aurélien est un de nos experts en dématérialisation. Avant de rejoindre Quadient en 2017, il a commencé sa carrière chez EDF et a ensuite occupé plusieurs fonctions au sein de l’entreprise Docaposte. Fort de ses 10 années d’expérience en tant que chef de produit, il maîtrise parfaitement les problématiques de lancement et de développement relatives aux solutions digitales, tout comme l’accompagnement commercial qu'elles nécessitent au quotidien. Aurélien est aujourd’hui en charge du développement de notre offre Neobox RH et de Neotouch pour la Lettre Recommandée Electronique.

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