La communication d'entreprise a connu une mutation importante au cours des trente dernières années. Alors que les documents tels que les factures, les relevés et les contrats étaient autrefois, envoyés et reçus uniquement par courrier postal, avec l'adoption du fax, ensuite des ordinateurs, du courrier électronique et des terminaux mobiles, les entreprises se sont progressivement tournées vers des alternatives digitales. Cependant, bien que les petites et moyennes entreprises (PME) soient bien conscientes de la nécessité de s'affranchir du processus papier afin de diminuer leurs dépenses, accélérer leurs processus métier et réduire leur empreinte écologique, l'objectif « zéro papier » est souvent perçu comme complexe et difficile à atteindre. Pour les PME, gérer leurs communications multicanales en associant courrier physique et électronique, s'avère être une solution beaucoup plus réaliste.

Contrairement au bureau classique rempli d'étagères et de classeurs qui prennent beaucoup de place et nécessitent entretien et ressources, le bureau "zéro papier" se résume à un ordinateur regroupant tous les documents de l'entreprise, stockés au format électronique. Bien que le courrier physique reste un moyen de communication efficace, les communications digitales permettent incontestablement de réduire les dépenses en papier, encre et affranchissement, ainsi que les frais généraux et de traitement, autant de coûts que les petites entreprises peuvent affecter ailleurs. En outre, associer communications physiques et numériques améliore la capacité de réponse, car le contenu des messages entrants et sortants peut être entièrement intégré aux processus internes. 


L'adoption des communications digitales par les PME est également déterminée par le client. Bien que souvent, les clients préfèrent encore recevoir leurs factures et relevés au format papier, ils sont de plus en plus nombreux à être séduits par le caractère immédiat et interactif des communications électroniques. Cette réalité encourage les PME à envisager de changer leur façon de communiquer.

L'utilisation croissante du mode de communication électronique a fini par raviver l'intérêt pour le « zéro papier ». Selon une étude réalisée en 2013 par International Data Corporation, le nombre de pages A4 imprimé chaque année dans le monde continue de baisser. Bien qu'une dématérialisation totale semble difficilement réalisable, les PME ont tout à gagner en adoptant des solutions leur permettant de réduire leur consommation de papier. Un exemple serait la mise en œuvre d'une solution automatisée facilitant la préparation, la livraison et l'archivage des communications professionnelles importantes.  L'utilisation des technologies intelligentes permettra aux PME de consommer de moins en moins de papier et, en fin de compte, de gagner du temps et de faire des économies considérables, tout en boostant leur productivité.

Ouafa M'Hamed

Ouafa M'Hamed

Chef de produit BPA

Ouafa fait partie de la famille Quadient depuis 2018 en tant que Chef de produit solutions digitales. Après un début de carrière dans le secteur des produits de grande consommation chez Unilever, Ouafa a ensuite enrichi son expérience en marketing auprès de Vivarte et la grande distribution spécialisée dans la mode. Souhaitant changer de cap, elle a rejoint le monde de la dématérialisation et de l’éditique en 2011 et ne l'a plus quitté depuis. Devenue une véritable experte, Ouafa est animée au quotidien par cette passion d’accompagner ses clients dans la transformation digitale de leur métier et organisation. Très attentive à leurs besoins, elle leur apporte des solutions innovantes qui améliorent leur processus et boostent leur rentabilité.

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