De plus en plus pénible et chronophage, le traitement manuel du courrier entraîne une perte de motivation et d'enthousiasme au travail. Découvrez comment la fin des processus manuels fastidieux peut être une opportunité pour les entreprises de toutes tailles. 

 

Comment la fin des processus manuels fastidieux peut être une opportunité pour entreprises de toutes tailles

Combien de temps consacrez-vous actuellement aux processus de traitement du courrier de votre entreprise ? Pensez-vous que cela impacte les résultats de votre entreprise? Ou le faites-vous plutôt parce qu'il le faut, parce que vous avez toujours procédé ainsi et que vous ne voyez pas comment vous pourriez vous faciliter la vie et rendre votre travail moins répétitif ? Si vous trouvez que nous ce phénomène représente certains modes de fonctionnement en interne, c'est parce que nous recueillons depuis des années le témoignage des entreprises de votre secteur et les avis sont unanimes : devenu de plus en plus pénible et chronophage, le traitement manuel du courrier entraîne une perte de motivation et d'enthousiasme au travail.

Le saviez-vous ? Les professionnels passent en moyenne 18 minutes pour localiser manuellement un document, soit 20 % à 40 % de leur temps, et consacrent 50 % de leur temps à rechercher des informations.

En plus de réduire la productivité des collaborateurs, le travail manuel peut interrompre ou retarder le processus de traitement du courrier dans son ensemble, durant les périodes de pics d'activités ou les absences.C'est pendant les périodes, où les salariés indispensables sont absents pour cause de maladie ou de congés, que les processus de traitement des courriers les plus importants sont à l'arrêt ou requièrent des heures de travail supplémentaires, plus d'efforts et d'énergie consacrés ainsi à des tâches manuelles au détriment des tâches à forte valeur ajoutée. C'est une situation à éviter au maximum.

Imaginez le bonheur d'arriver au travail un lundi matin et d'entendre votre responsable vous dire que les tâches manuelles liées au papier, c'est fini. Surpris au départ, tout comme moi, vous vous interrogeriez assez rapidement quant aux raisons de cette décision. Si votre responsable a fini par s'y résoudre, c'est parce qu'il a compris lui aussi à quel point le traitement manuel était coûteux, incertain et laborieux, vous empêchant, malgré votre profil à forte valeur ajoutée, de vous consacrer à des tâches adaptées à vos compétences.

Selon une étude réalisée par Unit 4, un éditeur de logiciels d'entreprise, les employés de bureau du monde entier consacrent 69 jours par an aux tâches administratives, ce qui représente pour les entreprises un coût annuel de 4,6  milliards d'euros.

Peut-être êtes-vous titulaire d'un diplôme reconnu en management spécialité économie et personne ne le sait ou ne peut mettre à profit votre savoir-faire, car ce travail de bureau indispensable prend tout votre temps et vous n'avez toujours pas pu trouver une meilleure méthode, plus efficace et deux fois plus rapide, automatisée et fiable.

Sur les 1 500 dirigeants interrogés par McKinsey, tous secteurs et régions confondus, 66 % ont répondu que l'une de leurs dix priorités était de « résoudre l'éventuel problème d’inadéquation des compétences lié à la digitalisation ». Près de 30 % placent cette priorité dans leur top 5.

L'automatisation des processus métier vous permet d'apporter davantage de valeur ajoutée à vos missions quotidiennes et vous concentrer sur le pilotage de votre activité. Il s'agit tout simplement d'utiliser la technologie pour automatiser les workflows répétitifs et optimiser les opérations. Fini les recherches manuelles des factures dans votre ordinateur, les impressions, vérifications, mises sous pli, affranchissements et envois.. Toutes ces tâches peuvent être externalisées. « Externaliser le courrier de mes clients, quelle drôle d'idée ! Est-ce sécurisé, d'ailleurs ? », vous allez me demander. Bien sûr, à condition que vous choisissiez Quadient, spécialiste du courrier depuis près d'un demi-siècle, équipé d'une infrastructure sécurisée et conforme afin de garantir l'intégrité des documents traités. Au fil des années, la technologie s'est avérée être très efficace pour résoudre des défis parmi les plus complexes.

On estime que les petites et moyennes entreprises adopteront l'automatisation des workflows à grande échelle, créant des opportunités commerciales d'une valeur de près de 1  million d'euros entre 2017 et 2026.

Il n'existe pas non plus d'approche unique en matière de technologie, mais les possibilités qu'elle offre sont infinies. En effet, en exploitant pleinement son potentiel, vous pourrez améliorer la qualité de votre production et automatiser les communications les plus importantes de votre entreprise, afin d'améliorer l'expérience de vos clients et gagner en confiance.

Dans un monde où le marché est de plus en plus compétitif, les exigences des clients ne cessent d'évoluer. Dotés d'une forte charge de travail et de délais courts, les collaborateurs disposent de peu de temps pour se former, évoluer ou développer d'autres compétences. S'ils sont stimulés et accompagnés pour s'engager pleinement dans leur travail et exercer leur savoir-faire, ils se montreront alors, plus efficaces sur le plan professionnel et cultiveront davantage leurs compétences interpersonnelles.Nos solutions s'appuient sur les systèmes existants et permettent aux utilisateurs métier de contrôler les interactions cruciales de l'entreprise avec : ses clients. Le résultat : une efficacité accrue grâce à la suppression des processus manuels, une meilleure expérience client et un pilotage de l'activité renforcé, dans le respect de la réglementation. Votre entreprise a tout à gagner à digitaliser ses workflows et à définir des normes relatives à l'automatisation des communications entrantes et sortantes avec vos clients, partenaires et fournisseurs.

Vous pouvez assurer la pérennité de votre entreprise en optant pour une solution configurable et évolutive. Les solutions digitales de Quadient permettent d'automatiser les processus Métier : facturation cliente, fournisseurs, ressources humaines...Elles vous permettent d'automatiser et de manière flexible, ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Vous pouvez ainsi évoluer à votre rythme, sans avoir à investir dans de nouvelles technologies par la suite.

L'automatisation présente de multiples avantages.

Lorsque vous reformulez et affinez votre stratégie de communication client, il est important de prendre en compte non seulement l'état actuel du secteur de la gestion de la communication client (CCM), mais également ses perspectives d'avenir.

Anticiper le futur de votre CCM et mettre en place les plans d'actions nécessaires sont les clés de succès pour réussir vos communications avec vos clients.

Afin de vous aider à prévoir les tendances du marché, nous avons recueilli l'avis de différents acteurs du secteur sur les aspects que la stratégie de communication client devrait prendre en compte aujourd'hui pour garantir la réussite de ce projet.



1. L'expérience client restera une priorité absolue

La plupart des dirigeants d'entreprise s'accordent sur le fait que l'expérience client (CX) doit rester une priorité. Son impact sur la fidélisation client, la croissance continue et la compétitivité est incontestable. Par conséquent, la transformation numérique, élément essentiel au développement de l'expérience client, deviendra incontournable.

« En 2019, le marché CCM poursuit son évolution vers l'expérience client (CX). Les communications client traditionnelles ne disparaîtront pas (les relevés bancaires, les contrats d'assurance et la correspondance commerciale continueront d'exister), mais elles seront intégrées dans les applications digitales », affirme Kaspar Roos, fondateur et analyste principal, Aspire.



2. Une stratégie de communication client unifiée

Au fil des années, des projets et des tendances, beaucoup d'entreprises ont assemblé, malgré elles, une vaste collection de systèmes de communication. Ce qui s'annonçait au départ comme une série de solutions simples à des problèmes isolés s’est souvent avéré être une suite de technologies néfastes pour l’expérience client. Dans un contexte où les réglementations évoluent sans cesse, le niveau d'attente des clients augmente et les entreprises se mobilisent autour de l’expérience client (CX), il devient de plus en plus difficile de communiquer clairement avec les clients. Et les effets peuvent être catastrophiques dans le marché axé CX d'aujourd'hui.

Les hubs de communication permettant d'uniformiser et de gérer les interactions qui se produisent sur différents canaux sont désormais essentiels et le resteront. 

« Ces hubs permettront également de supprimer le cloisonnement organisationnel, servant de passerelle pour tous types de communications client », explique David Stabel, Services de conseil en communication client, Keypoint Intelligence.

Une plateforme de communication unifiée permettra à chaque équipe de mieux communiquer avec ses clients, quels que soient le point de départ de chaque parcours ou le service à l'origine de la communication.



3. Le client connecté a de l'avenir

Le client connecté incarne la nouvelle réalité.

« Les clients attendent des marques qu'elles les connaissent, qu'elles anticipent leurs actions et qu'elles leur communiquent, pendant leur parcours, en temps réel des contenus pertinents et opportuns  », affirme Annette Franz, fondatrice et directrice générale de CX Journey. 
 

80 % des consommateurs attendent une réponse dans les 6 heures suivant l'envoi d'un message sur les réseaux sociaux.
- Forbes 


Qu'il s'agisse de 2019 ou des années suivantes, la clé de succès réside dans une communication de plus en plus personnalisée et proactive. 

Selon Econsultancy, les entreprises qui adoptent une approche transversale et placent le client au cœur de leurs initiatives ont environ deux fois plus de chances de dépasser leur objectif commercial de façon significative. 

 

4. Personnalisation et autonomisation du client

Reg Bath, directeur général de Beehive Online Solutions, estime que la communication client doit favoriser une véritable personnalisation et autonomisation du client.

« Il est important que les clients puissent recevoir bien plus qu'une simple communication », explique Bath Reg, « mais l'avenir que j'envisage proposera des "espaces clients" de données enrichies qui permettront au destinataire de consulter, rechercher et consolider toutes ses communications au même endroit, afin de prendre en main ses propres "données". »

Kirk Spellman, directeur d'Integrated Media, partage l'avis de Bath Reg sur l'autonomisation des clients. 

« Les clients attendront des assureurs qu'ils leur fournissent des informations pertinentes et personnalisées sans avoir à se déplacer » pour souscrire leur assurance.

Yasmina Hachemi

Yasmina Hachemi

Chef de produit BPA

Yasmina a rejoint Quadient en 2018 en tant que chef de produit marketing, responsable des offres de traçabilité (ISITRAC) et d’optimisation de la gestion documentaire multicanale (Impress Automate). Forte d’une expérience de 5 ans acquise au sein d’Orange Business Services sur les mêmes fonctions, Yasmina a développé une véritable expertise dans le domaine du digital et du marketing stratégique. A travers son expérience professionnelle et personnelle, elle s’est notamment construit de solides connaissances sur le parcours et l’expérience client, qui lui permettent de développer et mettre en oeuvre des solutions innovantes auprès de ses clients.

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