Les entreprises en expansion doivent développer leurs opérations courrier pour satisfaire la demande croissante. L'augmentation des commandes entraîne celle de documents sortants de toutes sortes. Quand cela se produit, les entreprises devraient envisager de réévaluer leurs processus courrier pour éviter retards et arriérés potentiels.

Les processus manuels limitent la croissance

Aux premiers stades de la croissance, nombre de petites entreprises suivent les mêmes processus qu'à leurs débuts. Malheureusement, si ces processus sont manuels, ils ne peuvent être développés efficacement à grande échelle. Le nombre croissant de documents sortants peut être trop lourd à assumer par une seule personne ou par le personnel existant, et nécessiter des ressources supplémentaires. Les entreprises constatent que leur personnel s'enlise dans des processus manuels répétitifs et a du mal à assurer des envois importants, tandis que d'autres tâches essentielles qu'ils géraient auparavant passent au second plan.

Des communications retardées peuvent avoir un impact sur l'expansion

La rapidité et l'efficacité avec lesquelles une entreprise peut communiquer avec ses parties prenantes – clients, fournisseurs, partenaires – est un facteur clé de la croissance. Si une organisation met trop longtemps à envoyer ses factures, cela entraîne un retard de trésorerie et freine l'investissement dans les opportunités de croissance. Si les clients ne reçoivent pas de réponse à une demande en temps opportun, ils peuvent être mécontents et se tourner vers la concurrence. Si les fournisseurs ne reçoivent pas de bons de commande, cela peut entraîner des ruptures de stock affectant les ventes. La cadence des communications sortantes doit rester constante afin d'assurer une exploitation fluide. Sinon, un arriéré se produira inévitablement dans le cas d'une gestion manuelle.

Réduisez la gestion des courriers sortants de quelques heures à quelques clics

Les entreprises qui adoptent une solution basée sur le Cloud pour traiter les communications par lots gardent une longueur d'avance. Avec cette solution simple, même un seul employé peut gérer la demande croissante en matière d'envois de courrier. Les éléments sont chargés sur un tableau de bord unique et les lots sont transmis sur le site d'un prestataire pour être traités et expédiés. Qu'ils soient envoyés par des canaux numériques ou physiques, le processus est entièrement externalisé, et les entreprises ont l'assurance que les éléments parviendront toujours à destination dans les meilleurs délais. Cette solution libère des ressources, qui peuvent être réaffectées à d'autres tâches axées sur le service client et le développement de l'activité.

 

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni is the Director of Product Marketing for Mailroom Solutions at Quadient USA.  He has spent over a decade helping to develop new technologies to optimize mailing processes while minimizing mailing costs for customers across the United States.

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