Dans le passé, le fait d'envoyer par erreur un document à un client était simplement mauvais pour les affaires. Mais aujourd'hui, vous risquez d'enfreindre la loi si les données personnelles d'un client tombent entre les mains d'un tiers. Cette augmentation croissante des règles de conformité a conduit à la nécessité de garantir un niveau d'intégrité élevé et davantage de transparence. Comme l'explique Jannes Wiggerink, responsable marketing stratégique chez Quadient, « Pour cela, il faut pouvoir suivre chaque courrier individuel sur l'ensemble du système, page par page. »

Comment garantir l'intégrité des documents

Pour assurer l'intégrité des documents tout au long du processus de traitement du courrier, nous devons comprendre les capacités de chaque système de mise sous pli et d'insertion. Ainsi, nous sommes en mesure d'assembler correctement un document, de garantir la fiabilité du processus et de tenir compte de toutes les possibles variations. Kelly McManus, directrice nationale des ventes de production de courrier pour Quadient aux États-Unis, confirme que « les entreprises doivent aujourd'hui être capables de vérifier que tout ce qui est destiné à être envoyé l'est réellement, et dans la bonne enveloppe. En outre, elles doivent pouvoir conserver un enregistrement de chaque page pour tous les groupes de documents distribués. »

Prenons par exemple un centre hospitalier qui envoie du courrier à ses patients. Ce centre peut être amené à envoyer une lettre à un patient pour lui faire savoir qu'il a besoin d'un traitement. Il pourrait s'agir d'un courrier indiquant au patient de se présenter à une date et heure précises pour subir une opération. Dans le cas d'une opération du genou, le centre hospitalier devra envoyer au patient un formulaire spécifique avec les instructions à suivre avant l'opération. Si toutefois le patient doit subir une opération des yeux, il aura besoin d'instructions différentes. Ainsi, pour que le patient reçoive le bon courrier, avec les instructions préopératoires adaptées à son cas, il est nécessaire d'avoir mis en œuvre un système qui permet de préparer le bon document et de traiter correctement le courrier.

Solutions logicielles pour un traitement efficace du courrier

Il existe des solutions logicielles pour le traitement des documents qui permettent aux utilisateurs de déterminer quels documents doivent être insérés dans chaque courrier. Elles peuvent trier et classer les documents afin d'éviter l'envoi de plusieurs éléments au même destinataire, tout en sécurisant le contenu de chaque courrier. En outre, pour garantir un contrôle en circuit fermé, et ce du début à la fin du processus, il est possible de doter les machines de mise sous pli d'une solution flexible pour établir électroniquement une concordance entre chaque courrier et le fichier de données correspondant à cet envoi. Une sécurité absolue est la garante de l'intégrité du courrier. Dans cette optique, une machine de mise sous pli dotée du système d'exploitation adapté peut prévenir les flux de documents dupliqués et veiller à ce que chaque document soit enregistré dès son entrée, et tout au long du processus, jusqu'à sa mise sous enveloppe et son placement dans la pile de sortie.

Le rôle des données dans la préparation du courrier

La point fort à retenir : tout dépend de la manière dont sont produites les données. Comme l'explique Theo Theodorou, directeur commercial des exportations chez Quadient, « les entreprises doivent pouvoir s'assurer qu'elles ont bien mis en place les contrôles d'intégrité adaptés à toutes les étapes du processus de préparation du courrier. De même, elles doivent être capables de revenir en arrière à la fin du processus pour vérifier que ce qui a été réellement produit correspond bien aux données initialement préparées. »

Yasmina Hachemi

Yasmina Hachemi

Chef de produit BPA

Yasmina a rejoint Quadient en 2018 en tant que chef de produit marketing, responsable des offres de traçabilité (ISITRAC) et d’optimisation de la gestion documentaire multicanale (Impress Automate). Forte d’une expérience de 5 ans acquise au sein d’Orange Business Services sur les mêmes fonctions, Yasmina a développé une véritable expertise dans le domaine du digital et du marketing stratégique. A travers son expérience professionnelle et personnelle, elle s’est notamment construit de solides connaissances sur le parcours et l’expérience client, qui lui permettent de développer et mettre en oeuvre des solutions innovantes auprès de ses clients.

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