PermiServ est une société de logiciels et de solutions d’impression spécialisée dans l’impression d’étiquettes et le publipostage. Depuis son usine de Dartford, cette entreprise familiale offre des services d’impression de permis et leur gestion dans le cloud à plus de 100 autorités locales.

En 2021, PermiServ a adopté une machine de mise sous pli Quadient ainsi que le logiciel AIMS pour améliorer son offre de services. Depuis, l’entreprise a amélioré sa capacité à répondre avec précision à différentes cadences d’impression, en garantissant la vérification de chaque envoi postal.

Le défi : répondre aux exigences d’un environnement de production à haut volume

Depuis près de 50 ans, PermiServ s’est imposé comme un prestataire de services d’impression de qualité en investissant dans une amélioration de ses processus et la montée en compétences de ses employés. La technologie permet à l’entreprise de concrétiser sa vision et de fournir un service de haute qualité à ses clients.

« La technologie fait partie de notre identité », déclare John Bayley, directeur général de PermiServ. « Notre principal produit pour les autorités locales est une solution logicielle basée sur le cloud, qui s’étend à l’usine de production. »

L’évolutivité et la flexibilité sont des qualités importantes des machines de production choisies par PermiServ, car elles permettent à l’entreprise de répondre de manière agile à des calendriers d’impression variés.

John explique : « Nous avons mis en place notre service au début de l’année et il se peut qu’un conseil nous demande de délivrer 40 000 permis par jour : pas de problème. Mais à la fin de l’année, ils ne voudront peut-être qu’un seul article par semaine. Pour la plupart des fournisseurs d’impression, c’est un cauchemar, alors que nous sommes prêtŝ en permanence pour ce type de situations. Nous l’acceptons. »

L’intégrité, l’exactitude et la visibilité des données sont également importantes pour s’assurer que tous les documents sont envoyés au bon destinataire. PermiServ permet à ses clients d’accéder à son portail client cloud afin que ceux-ci puissent voir quand chaque article a été traité.

Le processus : faire correspondre la solution aux besoins de l’entreprise

Pour répondre à tous ses besoins, PermiServ nécessitait un système de production capable de s’intégrer parfaitement à sa plateforme cloud, de vérifier la conformité des articles tout en garantissant l’intégrité des données. L’entreprise doit répondre à des calendriers de volumes exigeants et variés et avoir des capacités flexibles en fonction des besoins des clients. PermiServ connaissait Quadient car l’entreprise utilisait déjà l’une de ses machines, mais elle a étudié le marché avec soin pour identifier la solution la mieux adaptée à ses besoins.

L’équipe a été impressionnée par les produits de Quadient et la démonstration de la machine de mise sous pli les a définitivement convaincus. Quadient a recommandé deux machines de mise sous pli ainsi qu’un logiciel de gestion de production. John a reconnu que cette offre apporterait les fonctionnalités essentielles qu’il manquait à PermiServ : « Ce que j’ai apprécié chez Quadient, c’est que la garantie à 100 % des résultats est très importante à leurs yeux. C’est essentiel pour nous ; si nous ne pouvions pas l’offrir, cette solution ne serait pas adaptée à nos besoins. Cela signifie que nous pouvons disposer d’une solution extrêmement fiable. »

La solution : Les machines de mise sous plis DS-700 iQ et DS-1200 G4i ainsi que le logiciel AIMS

La machine de mise sous pli DS-700 iQ peut automatiquement assembler, plier, insérer, sceller et compter jusqu’à 7 000 pièces de courrier par heure. La DS-1500 G4i à grand volume traite jusqu’à 12 000 pièces de courrier par heure et dispose d’une solution d’impression d’enveloppes intégrée pour la personnalisation de celles-ci. Le logiciel AIMS (Automated Insertion Direction System) fonctionne avec les machines de mise sous pli. Le système vérifie, en temps réel, que chaque pièce de courrier a été correctement traitée et identifie les risques d’erreur. John explique : « La vérification et l’inspection des codes barres par le logiciel AIMS sont essentielles à notre activité. Cela signifie que nous pouvons garantir que nous avons imprimé tout ce qui nous a été demandé et que nous avons correctement envoyé chaque courrier.

Avec AIMS, nous pouvons vérifier chaque envoi postal. » La solution complète répond aux exigences de production liées aux activités à fort volume de PermiServ tout en ofrrant la flexibilité de s’adapter à de petits volumes et à des tirages uniques. « L’une des véritables forces de la solution Quadient est l’agilité : le fait que nous puissions obtenir une configuration et exécuter un ou deux éléments ou 100 000 signifie que nous pouvons répondre à l’ensemble de la demande », note John. « Notre capacité de production est désormais importante et, surtout, tout est intégré à AIMS, qui compare les scans des courriers aux fichiers de travail. C’est ainsi que nous vérifions que nous avons produit tout ce qui était inclus dans le tirage. »

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