Economies postales : nos astuces

Tarifs postaux

Tour d'horizon sur les augmentations

Vous ne l’avez peut-être pas remarqué au quotidien, mais les tarifs postaux ne cessent d’augmenter d’année en année. Il coûte de plus en plus cher d’envoyer du courrier physique au point de devenir un poste de dépense important dès que l’on a un volume d’envois conséquent, savoir 30 à 50 courriers/jour.


Entre 2011 et le 1er janvier 2021, le prix de la lettre prioritaire de moins de 20g (timbre rouge) aura plus que doublé pour atteindre 1,28€ (hausse de 68 centimes soit +113%), et quasiment doublé pour la lettre verte (1,08€ soit une hausse de 51 centimes ou +89%)

On pourrait être fatalistes et penser qu’on ne peut que payer plus cher chaque année nos envois de courrier, compte-tenu de l’omniprésence des services de la Poste en France et de l’impossibilité de négocier avec eux des conditions spécifiques et de la nécessité d'envoyer du courrier physique pour certains types d'envois : factures, relances, recommandés...

Pourtant il est possible de diminuer significativement sa facture postale tout en continuant à envoyer ses plis avec l’opérateur postal historique préféré des français. Mais donc comment s’y prendre ?

Pour comprendre le sujet, il faut déjà connaître un minimum les principaux produits postaux de la Poste : les 3 principaux produits postaux disponibles à l’unité…

timbres postaux prix - Lettre Prioritaire (rouge / délai indicatif J+1)

 - Lettre Verte (vert / délai indicatif J+2)

 - Ecopli (gris / délai indicatif J+4)

 

Ces 3 produits postaux sont les plus utilisés et sont nécessaires pour des envois unitaires ou des volumes faibles. Ce qui varie est juste le délai d’acheminement  du courrier entre 1 et 4 jours. La Poste appelle ces produits du courrier égrené, par opposition aux envois en nombre, pour des volumes plus importants. Ces produits postaux concernent les envois les plus fréquents des entreprises/organisations à savoir des courriers de gestion, des factures, des relances, des informations personnalisées, des contrats, des relevés de compte, des bulletins de paie…

Prenons maintenant le prix du timbre de ces différents produits postaux (nous verrons plus tard que d’autres tarifs postaux plus avantageux, existent) :

Au 1er janvier 2021, les timbres coûtent :

sjrjrt

Poids de l'enveloppe

Lettre Prioritaire  Timbre rouge
(J+1)

Lettre Verte Timbre vert (J+2)

Ecopli
Timbre gris
 (J+4)

Nombre de timbres 

Jusqu'à 20g 1,28 €                            1,08 € 1,06 € 1
20 à 100g 2,56 € 2,16 € 2,12 € 2
100 à 250g 5,12 € 4,32 € 4,24 € 4
250 à 500g 7,68 € 6,48 € Non disponible 6
500g à 3kg 10,24 € 8,64 € Non disponible 8
 

Petit décryptage du tableau ci-dessus. Nous pouvons observer que les tarifs varient en fonction du poids de l’enveloppe mais aussi du délai d’acheminement conditionné par le produit postal utilisé. Concrètement, le délai J+2 vous convient et votre enveloppe pèse 120g ? Vous devrez donc coller 4 timbres verts sur votre enveloppe pour un coût total de 4,32 €. A noter que pour les tranches de poids supérieur à 250g, le tarif postal Ecopli n’est pas disponible, vous devrez ainsi utiliser soit la lettre prioritaire soit la lettre verte.

Cela nous amène à notre première astuce…

Astuce 1 : challengez le délai d'envoi de vos plis

balance postale​C'est logique, plus le délai d’acheminement est court, plus le tarif est élevé… Challengez le délai d’envoi de vos plis… 

Mais est-il toujours nécessaire d’envoyer ses plis en J+1 en lettre Prioritaire ? L’économie peut déjà être sensible en choisissant la lettre verte en J+2 et plus encore avec l’Ecopli en J+4.

Exemple : Prenons une enveloppe de 15g en lettre prioritaire en envoi J+1 à 1,28€, l’économie sera de 16% à 1,08€ si vous choisissez le tarif Lettre Verte (J+2) et de 17% pour le tarif Ecopli (J+4) à 1,06€…c’est quelques centimes à chaque fois mais un nombre d’envois significatifs sur l’année la facture peut être salée…

Ex : 30 lettres par jour en Lettre prioritaire, X 22 jours ouvrés X 12 mois = 7.980 plis sur l’année…si pour simplifier nous partons du principe que tous les envois sont à – de 20 grammes (ce qui n’est pas très réaliste) cela fait un coût annuel de 10137€ par an…les passer en lettre verte aurait donc permis d’économiser 16% soit plus de 1600€ sur l’année !!! pour juste un délai d’un jour de plus de J+1 à J+2…

Donc challenger le délai d’envoi de ses plis peut être un levier d’économie significatif !

Quelques poids à connaître pour faire des économies :

  • 1 feuille A4 80 grammes = 5 g

  • 1 feuille A4 90 grammes = 5,6 g

  • 1 enveloppe C6/5 (tiers de page) = 4,5 g

  • 1 enveloppe C5 (demi-page) = 7,5 g

  • 1 enveloppe C4 (A4) = 14,6 g

L’erreur la plus fréquente rencontrée est de prendre une enveloppe C5 (demi-page) pour envoyer un courrier de 3 feuilles alors que celui-ci tiendrait dans une enveloppe C6/5 (tiers de page) 

  • 3 A4 80 g (15g) + 1 enveloppe C5 (7,5g) = 22,5 gr
  • 3 A4 80 g (15g) + 1 enveloppe C6/5 tiers de page (4,5 g) = 19,5 g. 
 

Un pliage en 2, c’est plus pratique à plier (si vous avez des envois importants à mettre sous pli, des solutions existent par ailleurs mais le surcoût est énorme car vous passez de la tranche 0-20 à la tranche + de 20 grammes.

Machine de mise sous pli

Astuce 2 : optimisez le poids de vos plis

Ensuite, nous avons bien vu que le poids du courrier a aussi une importance primordiale.

Avez-vous une idée de l’impact d’1 ou 2 grammes sur vos envois ?

Prenons un autre exemple

  • Envoi en Lettre Prioritaire 0-20 g : 1,28€
  • Envoi en Lettre Prioritaire +20 à 100g : 2,56€

Si votre pli est à 21 ou 22 g, ce surpoids de quelques grammes peut donc vous coûter très cher… Impact +100% !

Nous avons tous fait cela…pour s’assurer que le courrier arrive bien, de coller un timbre supplémentaire dans le doute…mais cela revient cher au final.

Une convention dans la profession indique que le fait d’avoir une balance pour peser précisément le poids de son pli au gramme près versus une estimation manuelle permet d’économiser près de 12% de gain sur le montant de ses affranchissements.

 

Quelques infos de poids à connaître pour faire des économies :

  • 1 feuille A4 80 grammes = 5 g
  • 1 feuille A4 90 grammes = 5,6 g
  • 1 enveloppe C6/5 (tiers de page) = 4,5 g
  • 1 enveloppe C5 (demi-page) = 7,5 g
  • 1 enveloppe C4 (A4) = 14,6 g

L’autre erreur la plus fréquente rencontrée est de prendre une enveloppe C5 (demi-page A4) pour envoyer un courrier de 3 feuilles alors que celui-ci tiendrait dans une enveloppe C6/5 (tiers de page A4)

  • 3 A4 80 g (15g) dans 1 enveloppe C5 (7,5g) = 22,5 gr
  • 3 A4 80 g (15g) dans 1 enveloppe C6/5 tiers de page (4,5 g) = 19,5 g.

Un pliage en 2, c’est plus pratique à plier (si vous avez des envois importants à mettre sous pli, des solutions existent par ailleurs mais le surcoût est énorme car vous passez de la tranche 0-20 à la tranche + de 20 grammes.

Nous avons de plus des solutions pour vous permettre de plier vos documents en automatique et en toute sécurité

Machine de mise sous pli

Astuce 3 : équipez-vous d'une machine à affranchir pour bénéficier des tarifs entreprise

machine à affranchir

C’est donc assez simple avec le timbre, vous pouvez jouer sur les délais en fonction de vos besoins et si vous pesez bien vos plis avant pour ne pas sur-affranchir.

Mais sachez que vous pouvez faire encore plus d’économies grâce à une machine à affranchir

En effet, vous ne le savez peut être pas, mais les tarifs du timbre sont liés à un usage grand public des particuliers, alors que les tarifs postaux de la machine à affranchir sont liés à un usage professionnel entreprises et ces tarifs et tranches de poids sont différentes et le plus souvent beaucoup plus avantageuses…

 

 

D'un côté les tarifs postaux 2021 du timbre, de l'autre, les tarifs postaux 2021 disponibles sur une machine à affranchir :

Rappel de quelques tarifs postaux 2021 du timbre

Poids de
l'enveloppe

Lettre Prioritaire (J+1)
Timbre rouge

Lettre Verte (J+2)
Timbre vert

Ecopli (J+4)
Timbre gris

Nb de timbres

Jusqu'à 20g 1,28 € 1,08 € 1,06 € 1
20 à 100g 2,56 € 2,16 € 2,12 € 2
100 à 250g 5,12 € 4,32 € 4,24€ 4
250 à 500 g 7,68 € 6,48 € Non disponible 6
500g à 3,5 kg 10,24 € 8,64 € Non disponible 8

Tarifs postaux 2021 sur machine à affranchir pour la Lettre Prioritaire, la Lettre Verte et l'Ecopli

Poids de
l'enveloppe

Lettre Prioritaire
(J+1)

Lettre Verte
(J+2)

Ecopli
(J+4)

Jusqu'à 20g 1,12 € 0,89 € 0,86 €
21 à 50g 1,81 € 1,47 € 1,33 €
51 à 100g 2,70 € 2,16 € 1,74 €
101 à 250g 4,52 € 3,60 € 3,20 €
251 à 500g 6,11 € 4,89 € Non disponible
501g à 1kg 7,72 € 6,31 € Non disponible
1 à 2kg 9,63 € 8,00 € Non disponible
2 à 3kg 10,70 € 8,83 € Non disponible

 

Et là, qu’observe-t-on ?

  • Les tarifs sont par défaut moins élevés en comparaison du timbre. Prenons une enveloppe de 20g en Ecopli, l’économie sera déjà de 19% !
  • Il existe des tranches supplémentaires de poids pour le tarif machine à affranchir. Et oui, par exemple la tranche 21g-100g du timbre correspond sur machine à affranchir à 2 tranches bien distinctes (21-50g et 51-100g). Et cela change beaucoup de choses ! Un envoi de 45g en Ecopli vous coûtera ainsi 37% de moins sur machine à affranchir !

Découvrez les sources importantes d’économies si vous vous équipez d’une machine à affranchir car outre les tarifs postaux avantageux auxquels vous pouvez accéder, elle vous permet :

  • De ne pas avancer la trésorerie de l’achat de timbre via un paiement M+1 des affranchissements réalisés.
  • De peser toujours vos enveloppes correctement puisque toutes les machines à affranchir du marché sont équipées par défaut de balance (rappelez-vous le point ci-dessus) et d’éviter du sur-affranchissement estimé à 12% d’économie.
  • D’adopter une image professionnelle via l’utilisation de flammes publicitaires qui vous permettent d’apposer en automatique le logo de votre entreprise sur l’enveloppe sans avoir besoin d’acheter des enveloppes pré-imprimées.
  • De pouvoir accéder aux différents tarifs postaux sans avoir besoin d’avoir à acheter un stock de timbres pour chaque produit postal.
En savoir plus sur notre gamme de machines à affranchir

Astuce 4 : pensez aux envois en nombre pour le courrier de gestion

Et justement, parmi les produits postaux disponibles sur machine à affranchir, nous avons les envois en nombre. Ils sont peu utilisés par les sociétés car on peut penser qu’il faut envoyer beaucoup de courrier pour avoir des tarifs postaux économiques avec la Poste…pourtant ces volumes sont beaucoup plus accessibles qu’on ne peut le penser.

Les 3 principaux produits tarifs postaux d’envois en nombre pour le courrier de gestion

  •  Lettre Prioritaire en nombre (J+1)
  •  Lettre Verte en nombre (J+2)
  •  Ecopli en nombre (J+4)

Tarifs postaux 2021 sur machine à affranchir pour la Lettre Prioritaire en nombre, la Lettre Verte en nombre et l’Ecopli en nombre

Poids de l'enveloppe Lettre Prioritaire en nombre (J+1) Lettre Verte en nombre (J+2) Ecopli en nombre (J+4)
Jusqu'à 35g 0,77 € 0,66 € 0,60 €

tarifs postaux destineo

Ces produits sont particulièrement intéressants car le discount postal est important. Ces tarifs sont accessibles à partir de 400 plis pour un envoi dans le même département, et 1000 plis au national (cela équivaut à dire qu’il convient par exemple de faire un dépôt dans la journée de 400 plis si tous vos plis sont à destination du même département ou 1000 au niveau national).

Prenons l’exemple d’un envoi de courriers de 15g : le tarif machine à affranchir de l’Ecopli est de 0,86€ alors que pour le tarif de l’Ecopli en nombre il est de 0,60€ soit 30% d’économies ! Et regardez-bien la grille tarifaire, la tranche de poids de l’Ecopli en nombre va jusqu’à 35g contre 20g pour l’Ecopli. Cela équivaut à dire qu’en utilisant l’Ecopli en nombre pour des courriers de 22g en lieu et place de l’Ecopli, c’est une économie de 55% à la clé !

Et si vous n’avez pas les volumes d’envois le jour j, conservez-les pour les envoyer le lendemain avec les plis du jour suivant. En regroupant vos envois tous les 2 jours par exemple, vous pourrez atteindre 2 fois plus facilement les seuils d’envois en nombre et bénéficier plus régulièrement de plus de 55% de discount.

Quelques règles d’envois sont toutefois à respecter pour bénéficier de ces tarifs (formats d’enveloppes homogènes, adresses normalisées). N’hésitez pas à contacter la Poste en cas de doute.

Astuce 5 : choisissez les bons tarifs postaux

Il existe un produit postal encore plus économique et accessible pour les envois publicitaires : le tarif Destineo

>> Le tarif Destineo (J+7) pour le marketing direct

Ce tarif est en 2021 à 40 centimes/pli pour un envoi jusqu’à 35g, soit 64% d’économies versus un envoi en lettre prioritaire jusqu’à 20g. Notez que ce tarif est accessible dès 100 plis pour un envoi local, dans le département ainsi que les départements limitrophes…et permet d’envoyer des communications jusqu’à 35g sans surcoût. Pourquoi s’en priver ?

Une mini-campagne locale de marketing direct ne coûte donc pas cher, 40 centimes du pli et peut avoir un retour sur investissement intéressant compte tenu de la forte visibilité actuelle du courrier physique en boîte aux lettres.

Mais en dehors de ces produits en nombre, un produit est encore très utilisé à l’unité en physique dans les entreprises et les administrations, il s’agit de la lettre recommandée.

>> Le recommandé (J+2) ou la Lettre Suivie pour s’assurer de la bonne réception

Ce produit est un produit star de la Poste et représente un Chiffre d’affaires très important. Son tarif est très élevé car il garantit un suivi, une valeur juridique et on peut lui associer un accusé de réception.

Pour s’assurer de la bonne réception et parfois par méconnaissance des autres produits, on a souvent le réflexe de recourir à ce produit. Pourtant sans besoin de valeur juridique, des produits comme la Lettre Suivie remplissent les mêmes usages et sont beaucoup plus accessibles en termes de prix…

Tarifs postaux 2021 sur machine à affranchir pour la Lettre Recommandée et la Lettre Suivielettre recommandée valeur juridique

Poids de l'enveloppe Lettre Recommandée R1 sans AR (J+2) Lettre Suivie (J+2)
Jusqu'à 20g 4,03 € 1,37 €
21 à 50g 4,49 € 1,95 €
51 à 100g 5,12 € 2,64 €
101 à 150g 6,22 € 4,08 €
251 à 500g 7,26 € 5,37 €
501 à 1kg 8,44 € 6,79 €
1 à 2kg 9,92 € 8,48 €
2 à 3kg 11,06 € 9,31 €

Challengez vos envois de recommandés. Ai-je besoin impérativement d’une valeur juridique pour mon envoi ? Si la réponse est non, un simple envoi en Lettre Suivie peut vous faire économiser près de 66% sur un courrier de 15g… ce n’est pas rien surtout si vous renouvelez ce type d’envois souvent dans le mois !

L’une des principales différences entre les 2 produits est la remise contre signature concernant la Lettre Recommandée. Mais la Lettre Suivie avec son code-barres inscrit sur l’enveloppe permet d’avoir un suivi précis du pli et de savoir comme pour la Lettre Recommandée quand ce dernier a été remis au destinataire. Vous avez donc un courrier de 15g et vous souhaitez juste savoir quand le pli est arrivé à destination, choisissez la Lettre Suivie, c’est 66% plus avantageux pour vous !

Astuce 6 : utilisez les tarifs courrier industriel si besoin

tarifs courrier industriel

Vous pourriez vous dire que nous avons déjà pas mal de pistes d’optimisations postales mais il nous reste encore un dernier tarif postal à aborder : le tarif postal courrier industriel.

Au-dessus des envois en nombre, il existe une dernière catégorie d’envoi encore plus économique, c’est le tarif courrier industriel. L’envoi est autorisé à partir de 1000 plis par dépôt. Ces envois nécessitent une préparation spécifique et ne peuvent pas être faits avec une simple machine à affranchir (mais vous pouvez y avoir accès via l’externalisation, voir l’astuce 10

A la différence de l’affranchissement, le courrier industriel est un tarif par dépôt et non par pli comme pour l’affranchissement. 

Pour donner un exemple concret de ces tarifs, l’offre TEMPOST G2 (Lettre Prioritaire) pour une enveloppe de moins de 35g est à 0,63€ et l’offre TEMPOST G4 (Ecopli) à 0,567€ (soit 57% d’économies versus le tarif Ecopli sur machine à affranchir pour un pli entre 20 et 35 gr).

La Poste souhaite développer ce type d’envoi avec des services additionnels de suivi du pli et lance au 1er janvier 2021 une nouvelle offre COURRIER INDUSTRIEL PREMIUM (G2 ou G4 premium) à valeur ajoutée et encore plus économique.

En savoir plus sur le Courrier Industriel

Astuce 7 : ayez une qualité d’adresses irréprochable dans votre CRM

adressage CRM

Nous avons « fait le tour » des tarifs postaux utilisables qui vous permettent en fonction de leur utilisation de faire des économies. Nous pouvons donc nous attaquer maintenant aux processus internes qui peuvent aussi être actionnés pour optimiser votre budget postal.

Le premier est la qualité de vos adresses clients dans votre CRM. Envoyer un courrier coûte cher, donc si vous adressez du courrier à des personnes ou des sociétés avec une mauvaise adresse ou qui n’existent plus, votre courrier vous sera retourné. Ne pas corriger votre base de données et continuer à envoyer ces communications courrier pourrait donc à la longue vous revenir très cher également. 

Diminuer votre taux de Plis Non Distribués (PND) est donc un point important à maîtriser via plusieurs moyens :

En savoir plus sur le courrier industriel

Astuce 8 : optimisez vos envois par client

optimiser courrier clientUn autre point est la réduction des multi-enveloppes pour les mêmes clients. Vous avez plusieurs applications qui génèrent des flux de documents différents ou votre outil de facturation génère plusieurs factures pour un même client de façon désordonnée dans un batch… Il serait dommage d’envoyer autant d’enveloppes que de documents pour un même destinataire le même jour… En limitant le nombre d’envois par destinataire, vous garantissez aussi des économies à terme… 

Regroupez de façon automatique vos envois par destinataire pour limiter vos nombres d’enveloppes. Des solutions logicielles existent. Elles peuvent vous faciliter cette tâche et automatiser le tout notamment pour tout ce qui concerne les flux de facturation.

Astuce 9 : prêtez attention à la préparation de votre courrier

automatisation du courrier

La façon dont on prépare le courrier a donc une importance. Si vous préparez vos envois en amont de façon plus homogène, par exemple par département (intra-départemental), par poids (< 35g), ou par format d’enveloppe identique (DL ou C5), il vous sera possible de bénéficier de tarifs beaucoup plus avantageux… mais cela peut parfois nécessiter de trier le courrier.

Effectuez le tri en amont via un traitement informatique de vos spools d’impressions pour regrouper les documents et obtenir les préparations nécessaires afin de bénéficier des meilleurs tarifs postaux et limiter la main d’œuvre. Si vous ne traitez pas les spools en amont mais massifiez en aval les enveloppes et plis déjà finalisés, un tri physique automatique sera possible également.

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Astuce 10 : pensez à l’externalisation auprès de spécialistes

Les différents leviers d’optimisation sont donc pléthoriques mais peut-être vous ne vous sentez pas en mesure de pouvoir les mettre en place en interne (le poids des habitudes par exemple ?)… Ou vous vous dites que vous n’avez pas un flux courrier assez important pour faire des économies postales.

externalisation courrierDétrompez-vous ! Vous pouvez faire appel à de l’externalisation, qu’elle soit physique ou digitale, il existe une offre importante sur le marché. Prenons par exemple de l’externalisation physique, la plupart des prestataires vous permettent d’accéder aux tarifs Courrier Industriel (soit le plus avantageux pour le courrier de gestion) et ce à partir du premier pli qu’ils prennent en charge. Et oui, ils massifient l’intégralité des envois de tous leurs clients ce qui vous permet de profiter dès le départ de tarifs ultra-compétitifs. Ne parlons même pas du fait qu’ils vous permettent de marier l’envoi physique à l’envoi digital en fonction de critères que vous définissez pour un coût d’envoi encore plus bas !

Grâce à l’externalisation physique ou digitale, optimisez votre budget postal et accédez aux tarifs postaux les plus compétitifs dès le premier pli mais profitez-en pour :

  • Connecter vos flux documentaires importants tels que la facturation en automatique et éviter d’avoir à traiter ces tâches en interne (affranchissement, mise sous pli, dépôt poste)
  • Faire de fait des économies de consommables (cartouches d’imprimante par exemple) et de matériel (imprimante etc…)
  • Pouvoir mixer ces envois digitaux à ces envois physiques
  • Mais surtout pouvoir dédier ses équipes internes à des tâches à plus forte valeur ajoutée que ne sont l’impression, l’affranchissement et la mise sous pli.

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Voilà, j’espère que cet article vous a été utile et que vous voyez que les pistes d’optimisation de votre budget sont nombreuses pour éviter cette hausse des services postaux au 1er janvier 2021… donc ne soyez pas fatalistes et prenez vos envois en main… pour trouver des ROI utiles en cette période compliquée !

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