Les Gazons de France : comment la dématérialisation des factures a amélioré le quotidien de la gestion du poste client

Les Gazons de France : comment la dématérialisation des factures a amélioré le quotidien de la gestion du poste client

Rencontre avec Christophe Rondeau, responsable Comptable & Gestion

Chorus Pro avait incité Les Gazons de France à adopter Neotouch Facture pour dématérialiser ses factures destinées aux entreprises publiques. Les bénéfices de la solution l’ont incité à déployer le processus à l’ensemble de sa clientèle.

Une PME au rayonnement national

Filiale de RAGT Semences, Les Gazons de France distribue des solutions en gazon et enherbement auprès des professionnels. Horticulteurs, paysagistes, collectivités locales : la PME mancelle de près de 20 collaborateurs fournit des semences et des produits d’accompagnement pour l’aménagement des espaces verts à plus de 300 clients dans toute la France, pour un chiffre d’affaires annuel de sept millions d’euros. Les Gazons de France entretient des relations étroites avec cette clientèle et cela se traduit par une facturation régulière (mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Au total, l’entreprise édite plus de 5000 factures par an.

Chorus Pro, le « game changer »

Initialement, Les Gazons de France a adopté la solution Neotouch Facture pour se mettre en conformité avec l’obligation d’émettre des factures électroniques auprès des entreprises publiques. Les espaces verts des communes, des intercommunalités ou encore des services départementaux constituent en effet près du quart de la clientèle de l’entreprise : la dématérialisation des factures permet de les transmettre automatiquement à la plateforme Chorus Pro sans aucune saisie.

Christophe Rondeau a pris ses fonctions chez Les Gazons de France en périphérie du Mans début 2020. Le nouveau responsable Comptable & Gestion de la PME a découvert au détour d’une conversation avec son contact référent chez Quadient la possibilité d’étendre la dématérialisation des factures à l’ensemble de sa clientèle. Une opportunité qui l’a immédiatement séduit, compte-tenu des bénéfices qu’il avait pu constater pour un tel process automatisé avec les collectivités locales.

« Nous imprimions toutes nos factures, on faisait la mise sous pli manuellement : cela occupait une bonne partie des journées de ma collaboratrice » se rappelle M. Rondeau. Dès lors, la résistance au changement n’était pas un obstacle, pas plus que le délai de mise en place du projet. « Quadient a été très réactif, c’était davantage moi qui avait du mal à leur transmettre les éléments nécessaires pour accélérer le déploiement de Neotouch Facture ! En moins d’un trimestre nous avons pu digitaliser la majorité de nos factures. »

Un déploiement rapide et massif

C’est en effet près de trois factures sur quatre qui sont désormais transmises sous forme dématérialisée par Les Gazons de France à ses clients : une partie via Chorus Pro, l’autre par mail, le tout depuis le portail Neotouch Facture connecté à l’ERP de l’entreprise (Sage X3). « Nous n’avons rencontré que très peu de refus de la part de nos clients qui sont pourtant majoritairement des TPE, cela nous a même surpris » confie Christophe Rondeau. Il nous a suffi d’envoyer un mailing et de recueillir les préférences de chacun. Cela nous permet tout de même d’économiser plus de 2000 euros de frais postaux par an, sans compter les économies en termes de frais généraux (encre et papier). »

Mais c’est le gain de temps qui est le plus palpable pour le service comptabilité de la PME : « Neotouch Facture nous permet d’avoir une organisation beaucoup plus efficace autour de la facturation, et cela nous a libérés du temps pour nous consacrer à d’autres tâches » reconnaît le responsable Comptable & Gestion de Les Gazons de France. Le temps passé sur le traitement des factures a en effet été divisé par quatre dans l’entreprise, et cela a permis notamment à la collaboratrice de M. Rondeau de se consacrer pleinement à son autre mission : la gestion commerciale.

Une mesure d’anticipation

« La facturation électronique, tout le monde s’y convertit » observe-t-il. « À commencer par nos fournisseurs, qui nous adressent leurs factures par mail. » La généralisation de la dématérialisation des factures dès 2021 est aussi source de sérénité pour le comptable de la PME sarthoise, deux ans avant l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques pour les entreprises assujetties à la TVA. « Ceux qui voudront se mettre en conformité à l’approche de l’échéance risqueront de se retrouver dans un goulet d’étranglement. »

Et maintenant ? Christophe Rondeau reste à l’affût des innovations susceptibles de l’aider dans ses missions comptables. Premier processus dans le viseur : l’automatisation des relances incluses dans Neotouch Facture. « Nous avons actuellement un fonctionnement manuel au cas par cas, mais cela pourrait nous faire économiser davantage de temps encore » souligne-t-il.

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