Dans bien des entreprises, la facturation se fait encore manuellement. Les factures sont imprimées et glissées dans les enveloppes à la main. Or, pour ne pas nuire au cashflow de l’entreprise, les paiements doivent être perçus le plus rapidement possible. Fini la perte de temps et les fautes manuelles grâce à l’automatisation de l’envoi de factures !

 

Traitement manuel des factures

Vous seriez surpris de connaître le nombre de sociétés qui traitent encore leurs factures manuellement : tant des PME que des multinationales sont concernées. Ce processus coûte du temps et le risque de fautes est bien présent. De plus, différentes étapes doivent être suivies après que la facture ait été imprimée :

  • Vérifier manuellement le nombre de pages que compose chaque enveloppe : nécessaire lorsque vous envoyez des lots à pages variables.
  • Trier manuellement les enveloppes en fonction du pays dans lequel elles doivent être envoyées : nécessaire afin d’affranchir au bon tarif.  

Lorsque l’on met manuellement des factures sous enveloppe, il faut toujours prendre en compte la marge d’erreur. Une facture pourrait, par exemple, ne pas figurer dans la bonne enveloppe. De plus, la mise sous enveloppe exige beaucoup de temps que vos collaborateurs pourraient consacrer à d’autres tâches. Aussi, il se peut que deux ou plusieurs factures doivent être envoyées au même destinataire. Lors du traitement manuel, ces factures pourraient se retrouver dans différentes enveloppes. Par conséquent, vous payerez deux fois le prix d’un affranchissement.

 

Automatisation de l’envoi de factures : fonctionnement

L’automatisation de l’envoi de factures représente bien plus que la simple mise sous pli effectuée par une machine adéquate. Il s’agit également de travailler en amont afin d’identifiant chaque document avant leur impression.

Plusieurs critères sont à prendre en compte pour identifier un document : le numéro de client, le pays, le nombre de pages… Autant d’éléments qui seront traduits sous forme d’un code-barres apposé sur chacune des pages à envoyer.

Ces précieuses informations permettent de regrouper plusieurs factures qui proviennent de différents départements sous un et même seul lot. Au lieu d’envoyer plusieurs factures, vous les rassemblez sous une même enveloppe et limitez ainsi les frais de port. De même, les factures peuvent être triées et séparées selon l’envoi international ou national. Enfin, le nombre de pages que composent chaque facture est clairement identifié afin d’insérer automatiquement les bons documents dans la bonne enveloppe. L’époque du tri manuel, associé à une marge d’erreur, est ainsi révolu.

 

Envoyer automatiquement les factures : avantages

Grâce à l’automatisation de l’envoi de factures, vous supprimez un nombre important d’étapes à effectuer lors du traitement manuel de factures. Vous épargnez du temps et des coûts postaux. Dernier élément, et non des moindres, vous êtes sûr que votre courrier sera envoyé à la bonne personne, au bon moment, et ce, par le canal souhaité (par e-mail ou par la poste).

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