Chacun a sa propre définition de la gestion électronique de documents. Dans la pratique, elle est toutefois beaucoup moins évidente. Nous vous en donnons un aperçu détaillé.  

 

Principes de base de la gestion électronique de documents

La gestion de documents fait référence à l’organisation des flux documentaires dans un système. En d’autres termes : comment vous assurer que les documents importants et pertinents arrivent au bon endroit ? Comment les documents sont-ils créés, classés et archivés au sein d’une entreprise ?

L’importance de la gestion de documents est évidente. Elle se révèle utile lorsque vous êtes amené à fournir des preuves en tant que société (par exemple pour les impôts), mais aussi pour assurer la cohérence et la continuité au sein de votre entreprise.  

Plusieurs éléments distinguent la gestion électronique de documents de la gestion papier : 

  • On ne parle plus d’un système d’archives physique débordant de papiers et de schémas de stockage, mais plutôt d’un serveur, d’ordinateurs, de cloud, etc.
  • La gestion électronique de documents évalue les documents numérisés, mais aussi ceux qui se présentent initialement sous format numérique, comme les factures en PDF.
  • Certaines tâches peuvent être automatisées.
  • La gestion électronique de documents est confrontée à de nouveaux sujets d’actualité, comme la question de la sécurité numérique et la nécessité de garantir l’authenticité des documents numériques.

 

La facturation à l’ère numérique

Toutes les sociétés envoient des factures. Ce volet de votre comptabilité vous prend probablement beaucoup de temps alors qu’il pourrait être beaucoup plus simple et efficace. Dans beaucoup de cas, la facturation numérique constitue la solution idéale pour simplifier et accélérer votre comptabilité.

Quadient aide votre entreprise dans cette démarche. Grâce à notre système OMS-500, vous pouvez optimiser vous-même votre facturation et votre gestion de documents. OMS-500 se compose de plusieurs modules intéressants :

  • Externalisation des impressions : confiez vos impressions à Quadient (comme les factures et le courrier transactionnel).
  • Vos documents seront imprimés, mis sous enveloppe, affranchis et envoyés. La version numérique de ces mêmes documents peut également être transmise par fax, par SMS ou par e-mail.
  • OMS-500 conserve vos archives pendant minimum 2 mois et maximum 11 ans. Le système inclut aussi l’archivage et l’OCR (« Optical Character Recognition » ou « Reconnaissance Optique de Caractères »).


Grâce à OMS-500, envoyez une, dix ou des milliers de lettres en quelques minutes, et ce directement depuis votre ordinateur. Les avantages de ce système pratique parlent d’eux-mêmes :

  • Administration simplifiée ;
  • Plus besoin de système d’impression en interne ;
  • Moins de perte de temps pour des tâches ingrates (mettre les lettres sous enveloppe ou les déposer à la poste) ;
  • Possibilité d’envoyer des recommandés.

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