Numériser vos factures entrantes est une solution idéale pour l’automatisation des processus de validation, d’archivage et de recherche de vos factures. C'est aussi l'outil indispensable pour vous débarrasser de papiers encombrants. Découvrez les 5 atouts de la numérisation des factures.

 

 Accélération du processus de paiement

Les factures dématérialisées sont envoyées instantanément par e-mail sous forme de PDF aux différents départements et collègues concernés. Comparée à un traitement interne où il faut classer les documents dans des enveloppes ou casiers et les distribuer manuellement, la numérisation est un réel atout.

La distribution entre collègues est aisée et rapide, ce qui accélère le processus de paiement et vous offre un meilleur flux de trésorerie.  De plus, les processus internes de validation des factures sont supervisés à chaque étape et facilités entre collègues grâce à Neotrax.

 

 Supervision facile et traçabilité des documents

La supervision et la traçabilité des documents sont facilitées. On sait, par exemple, où se trouve chaque document en attente. Dès lors, la validation des documents est simplifiée : chaque superviseur, l'un après l'autre, reçoit la facture suivant le processus de validation de votre entreprise pour approuver, refuser ou commenter le document. En outre, il n’est plus nécessaire de demander à vos fournisseurs de renvoyer des factures que vous auriez perdues en interne, et ce, grâce au moteur de recherche avancé.

 

Archivage et recherche rapide des documents

L’archivage et la recherche rapide des documents se font via le moteur de recherche et la lecture OCR (Optical Character Recognition) des documents scannés. L’accès aux factures archivées est alors facilité à tout moment, où que l’on soit, et sur n’importe quel appareil : l’OCR permet de passer du format image au format texte, afin d’effectuer des recherches ultérieures par mots clés qui ont été imprimées sur le document papier.

 

Gains de place et de coût

Tous les documents numérisés sont gardés en mémoire. Vous n’avez nullement besoin de prévoir un espace de rangement, de louer des espaces de stockage, ni de faire des copies de plusieurs exemplaires pour les classer dans différents dossiers. La numérisation des factures est synonyme de gains de coût et de place.

 

Elle ne sert pas uniquement la facturation

La numérisation de factures ne sert pas uniquement la facturation, mais peut aussi être utilisée pour les documents internes comme les notes de frais, les notes de crédit, les demandes de congés et les documents externes comme les bons de commande ou les devis. La numérisation de documents résulte en une distribution aisée des documents papier ou électroniques.

Cette méthode simplifie le travail de toute entreprise, entraine un gain de coûts et d’espace, et réduit les délais de traitement. Ne cherchez plus, la solution idéale pour votre entreprise : la numérisation de factures. 

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