Quelle que soit sa taille, une organisation doit être capable de traiter et d’archiver efficacement ses factures. Les systèmes de numérisation des factures entrantes sont certes pratiques, mais les logiciels de numérisation intégrés à un système de comptabilité ou d’ERP livrent de meilleurs résultats. Nous vous expliquons pourquoi et comment ils fonctionnent.

 

Logiciel de numérisation intégré au système de comptabilité ou d’ERP

Le nouveau logiciel de numérisation de Quadient crée automatiquement un lien avec votre système de comptabilité ou d’ERP. Vous pouvez donc travailler dans un système SAP et numériser vos factures en un seul clic. Nul besoin d’ouvrir deux logiciels pour les utiliser en vis-à-vis. Ainsi, votre méthode de travail gagne en efficacité et vous optimisez votre facturation.

 

Marche à suivre pour la facturation numérique

Le processus de dématérialisation se compose des étapes suivantes :

Scan

Lorsque vous recevez un document (facture, bon de commande, confirmation de commande ou bon de livraison), il est immédiatement scanné et numérisé. Plus besoin de le classer dans un dossier et de le ranger dans une armoire.

Indexation

Le document est nommé grâce à l’indexation. Ce processus automatique est réalisé par OCR (« Optical Character Recognition » ou « Reconnaissance Optique de Caractères »), mais vous pouvez aussi compléter quelques champs à la main. 

Envoi

Une fois la facture indexée, elle est envoyée à la personne concernée. C’est vous qui définissez les règles dans le logiciel de numérisation: vous pouvez par exemple décider que les factures entrantes de plus de 5 000 euros seront automatiquement transmises au collaborateur de votre choix. Les destinataires recevront un e-mail les avertissant que le document est disponible.

Approbation

Après envoi, la facture est approuvée afin de pouvoir être payée.

Archivage (et recherche)

La facture est ensuite stockée et archivée, de manière à rester accessible à tous et à pouvoir être facilement retrouvée. Il n’est pas nécessaire de la sauvegarder dans votre système de facturation ou dans votre système de comptabilité ou d’ERP : l’association est automatique.

 

Les avantages de la facturation électronique

La facturation électronique n’est pas seulement réservée aux grandes entreprises et aux multinationales, elle profite également aux PME. Une étude réalisée par Quadient UK révèle qu’actuellement, seuls 22 pour cent des petites entreprises utilisent l’e-facturation. Le chiffre monte à 43 pour cent pour les sociétés de taille moyenne. Pourtant, les avantages liés à la numérisation du courrier entrant (factures et autres documents) sont loin d’être négligeables. Les collaborateurs économisent un temps précieux, tandis que le traitement du courrier entrant gagne en rapidité. Sans compter que l’archivage électronique réduit la marge d’erreur à zéro. Il s’agit d’un système efficace et facile à utiliser, qui classe les documents et améliore les processus internes d’une entreprise.

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