Lors de la mise sous enveloppe ou de l’envoi de document, les fautes ne sont pas à exclure. Elles se produisent accidentellement, mais peuvent entraîner des conséquences importantes. Pensez par exemple aux documents qui tombent entre de mauvaises mains. Il faut donc trouver des solutions fiables pour le traitement de courrier. Grâce à des solutions de courrier conformes, vous pouvez en faire un avantage concurrentiel hors pair.

        

La confidentialité est reine dans le traitement de données client

La confidentialité est un sujet brûlant, également pour les entreprises qui travaillent chaque jour avec des données client. La protection des documents conditionne fortement la confidentialité. Lors de l’envoi de documents, la fiabilité revêt une grande importance.

  • Lorsque des données personnelles tombent entre de mauvaises mains, cela peut être vu comme une atteinte fondamentale à la liberté individuelle.
  • Les entreprises peuvent perdre leur licence de commerce s’ils ne font pas usage d’un traitement de courrier conforme.

 

Conformité et protection des documents

Le terme ‘conformité’ souligne la nécessité de respecter les règles du traitement de données personnelles et de correspondance. Cette conformité garantit l’introduction des bons documents dans les enveloppes adéquates et l’envoi aux bonnes personnes. Un certain nombre de secteurs comme les banques et les assurances ainsi que les soins de santé sont sensibles à la protection de documents et à la conformité. Pensez par exemple aux résultats d’examens médicaux qui sont envoyés aux patients ou aux données de dépenses et d’extraits de dividendes pour les clients de la banque.

 

Coût de conformité

L’étude annuelle de Thomson Reuters Accelus sur les coûts de la mise en conformité (2014) offre une vision intéressante. Plus de 600 experts de 70 pays y ont participé.

  • Deux tiers des personnes interrogées sont convaincues que le coût de mise en conformité augmentera, et plus d’un cinquième s’attend à une augmentation sensible des coûts de conformité.
  • Presque deux tiers pensent que le budget de leur équipe de conformité augmentera.
  • Plus d’un tiers des organisations au niveau mondial y consacre au moins une journée entière par semaine.

 

Violation des données

Dans certains pays, il existe des cas connus de violation des données résultant de fautes accidentelles ou non. Dans certaines situations, il est même question de violation de la loi. Souvent, la réglementation gouvernementale intervient pour assurer la protection des données.  

 

Solutions fiables pour le traitement de courrier

Vous souhaitez un traitement de courrier fiable ? Découvrez les points importants à prendre en compte : 

  • La garantie de l’intégrité de documents
  • Un processus d’assemblage fiable
  • Un contrôle total et une gestion efficace
  • L’enregistrement d’un historique

Comment garantir l’intégrité du traitement de votre courrier ? Grâce à l’utilisation d’un système qui ajuste chaque courrier selon le fichier de données d’envoi. La préparation du courrier, comprenant de données de clients fiables, est fondamentale.

Grâce à un système fermé et fiable, vous gagnez un temps précieux et réduisez vos coûts tout en travaillant de façon efficace. La conformité de l’hardware et un logiciel pour le traitement de courrier offrent d’importantes possibilités d’évolution et même un avantage concurrentiel hors pair.

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