Introduction
Ces dernières années, la demande en matière d'automatisation des processus métier (BPA, pour Business Process Automation) dans les entreprises de toutes tailles s'est faite de plus en plus présente. Bien souvent, les petites et moyennes entreprises (PME) disposent d'équipes et de ressources réduites. C'est pourquoi elles peuvent tirer d'importants avantages de l'automatisation de leurs processus. Découvrez dans cet article les 10 avantages clés que votre PME pourra obtenir en automatisant ses processus métier.
Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier ?
L'automatisation des processus métier consiste à utiliser la technologie en vue d'automatiser l'exécution de tâches qui, d'ordinaire, nécessiteraient une action humaine. La BPA transfère la responsabilité d'exécution des tâches quotidiennes des employés aux machines.
Reposant sur une logique basée sur des règles, cette méthode permet d'exécuter une série de processus automatisés sans intervention humaine. On l'appelle parfois l'automatisation métier ou la transformation numérique. Mais lorsque l'on automatise un processus métier, on ne déploie pas seulement une technologie : on transforme complètement la façon dont une entreprise fonctionne jour après jour.
La BPA peut s'avérer bénéfique pour la plupart des services d'une entreprise. De l'équipe marketing aux commerciaux, en passant par les ressources humaines et l'équipe des finances, l'automatisation vous permet de gagner en productivité, en travaillant plus intelligemment et avec moins d'effort. Les processus reproductibles, qui nécessitent de la cohérence et une absence d'erreurs, pourront tirer parti de la BPA.
Les entreprises de toutes tailles automatisent généralement leurs processus métier, cette solution venant s'inscrire dans leur stratégie de transformation numérique.
10 avantages clés de l'automatisation des processus métier
L'automatisation des processus métier élimine les goulots d'étranglement qui entraînent une perte de temps et de chiffre d'affaires. Augmentation de la productivité, meilleure conformité des documents ou encore amélioration des performances et de l'expérience client… les bénéfices sont nombreux.
Voici 10 avantages clés de l'automatisation des processus métier :
1. Gain de temps
En automatisant vos processus métier, vous pourrez consacrer moins de temps et d'énergie aux tâches manuelles. Vos équipes pourront alors se concentrer sur des tâches plus importantes et en faire plus avec moins. En effet, l'automatisation d'un seul processus pourra vous faire gagner plusieurs heures de travail par jour.
2. Amélioration de l'efficacité opérationnelle
L'automatisation des processus métier offre de nombreux avantages opérationnels aux entreprises. À titre d'exemple, lorsque des processus sont automatisés, vos équipes n'ont plus besoin de contrôler leur progression.
C'est une solution qui aide également à identifier et résoudre les problèmes et les goulots d'étranglement au sein des workflows, et ainsi de gagner en efficacité.
3. Meilleure productivité
La BPA accélère les processus afin de réduire le délai d'exécution des tâches et, par extension, d'accroître la productivité.
4. Rationalisation des opérations
La BPA vous aide à rationaliser vos processus afin d'obtenir des résultats cohérents. Elle permet également de renforcer la transparence et la responsabilisation. Chaque tâche d'un processus étant consignée, cette solution fournit une piste d'audit qui vous permet de voir ce qui a été fait, par qui et quand.
5. Réduction des coûts
Les processus métier, lorsqu'ils sont exécutés manuellement, peuvent entraîner un important gaspillage de ressources. L'automatisation des tâches minimise les coûts opérationnels, augmentant ainsi vos marges. De plus, c'est une solution qui garantit l'utilisation optimale de vos ressources et l'élimination des déchets.
D'après Forrester®, l'automatisation des processus métier pourrait réduire les coûts opérationnels jusqu'à 90 %.
6. Diminution des erreurs humaines
Même vos meilleures équipes peuvent parfois faire des erreurs, en particulier lorsqu'elles exécutent des tâches monotones et répétitives. Après tout, nous sommes tous humains. En revanche, contrairement aux humains, les ordinateurs ne sont ni fatigués ni distraits. C'est pourquoi en automatisant vos workflows, vous pourrez considérablement réduire le risque d'erreur humaine.
7. Amélioration du moral des employés
Les tâches manuelles répétitives nuisent au moral des équipes. Éliminez ces tâches à l'aide d'outils d'automatisation, et vos équipes pourront se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée qui les motivent et les responsabilisent. Résultat ? Vos employés seront non seulement plus heureux, mais aussi plus impliqués.
8. Simplification de la gestion des documents
Les processus manuels compliquent la gestion des documents. De même, transférer manuellement des données prend beaucoup de temps et augmente le risque d'erreur.
Les solutions d'automatisation du traitement des documents, à l'image de Quadient Impress, rationalisent entièrement la gestion des documents. De même, l'automatisation simplifie l'organisation et la récupération des données, et l'accès basé sur les rôles protège les informations confidentielles. Ainsi, les informations précises circulent facilement et sans accroc d'un processus à l'autre.
9. Réduction du risque de non-conformité
L'automatisation des processus métier simplifie la mise en conformité afin que les entreprises n'enfreignent pas les réglementations et ne soient pas passibles de sanctions.
De plus, le logiciel d'automatisation des processus métier consigne chaque détail d'un processus. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour prouver sa conformité lors d'un audit.
10. Offre de la meilleure expérience client
En appliquant cette méthode, vous permettez à vos équipes de consacrer moins de temps à des tâches monotones, afin qu'elles se concentrent sur la réponse aux besoins en constante évolution des clients.
Et ce n'est pas tout. L'automatisation des processus métier permet aux entreprises de réagir plus rapidement et d'offrir des expériences personnalisées et cohérentes sur tous les canaux. Cette méthode améliore considérablement l'expérience client globale et aide les entreprises à se démarquer de leurs concurrents.
Conclusion
L'automatisation des processus métier devient rapidement une nécessité pour les entreprises de toutes tailles, afin d'assurer la réussite continue de leurs activités. Comme vous avez pu le découvrir dans cet article, l'automatisation des processus métier offre une multitude d'avantages aux entreprises. Le moment est venu pour les PME de mettre en œuvre cette méthode, afin d'en récolter les fruits et de mieux se démarquer dans le paysage concurrentiel d'aujourd'hui.