Introduction

De nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) s’appuient sur des processus manuels pour envoyer des documents clients transactionnels critiques tels que des factures, des relevés, des notifications et des contrats. Les processus manuels entraînent des coûts opérationnels plus élevés et une productivité des employés plus faible. Ils exposent également votre entreprise au risque d’erreur humaine. 

Pour rester compétitives, les entreprises doivent gagner en agilité et tirer le meilleur parti d'équipes et de ressources réduites. Éliminer les processus manuels inefficaces grâce à une automatisation intelligente du traitement des documents est l'un des moyens d'atteindre cet objectif.

Qu'est-ce que l'automatisation du traitement des documents ?

L'automatisation du traitement des documents est le processus qui consiste à s'appuyer sur la technologie pour rationaliser la création et la distribution des documents. Cela peut aller de la simple création d'un document à des systèmes de gestion bien plus complexes.

Automatiser la création et la gestion des documents offre de nombreux avantages. Le plus évident est sans doute le gain de temps et la réduction de la charge de travail, mais l'automatisation de ces tâches répétitives présente d'autres bénéfices :

  • améliorer la précision et la cohérence
  • libérer du personnel pour des activités à plus forte valeur ajoutée
  • assurer la conformité aux exigences réglementaires

Pourquoi l'automatisation du traitement des documents est-elle importante ?

Pour prospérer dans ce contexte changeant, les PME doivent s'adapter et répondre aux attentes des clients afin de continuer à entretenir avec eux des relations positives.

Les communications personnalisées, avec un contenu ciblé et attrayant, et distribuées via le canal préféré du client, offrent une meilleure expérience. Cependant, nombre de PME sont encore aux prises avec des workflows inefficaces et des processus manuels répétitifs utilisés pour préparer, traiter et livrer les documents des clients. De telles communications ne sont plus

adaptées aux attentes actuelles, ont un coût opérationnel élevé et risquent d'entraîner des erreurs embarrassantes et coûteuses, en plus de possibles problèmes de sécurité.

Comment l'automatisation du traitement des documents sera-t-elle bénéfique pour mon entreprise ?

L'utilisation d'outils numériques tels que les logiciels d'automatisation du traitement des documents permet aux PME d'accélérer leur transformation numérique et d'optimiser leur workflow. La modernisation de leurs opérations et de leurs processus internes permet une livraison de documents multicanal, accroît l'efficacité opérationnelle et améliore l'expérience client.

La mise en œuvre de l’automatisation des documents fournit une approche disciplinée de la gestion de votre processus de communication sortante.  Parmi ses nombreux avantages :

  1. Amélioration de l'efficacité opérationnelle

Votre personnel extrait-il manuellement les documents exceptionnels, tels que les factures à solde nul ? Passez-vous un temps précieux à vérifier deux ou trois fois les enveloppes pour vous assurer qu'elles contiennent les bons éléments ?

Les solutions intelligentes d'automatisation du traitement des documents permettent de programmer des règles métier basées sur des critères spécifiques, afin de garantir que le bon document se retrouve toujours dans la bonne enveloppe.

  1. Stimule la productivité et le moral des employés 

Les entreprises qui comptent sur le travail manuel pour préparer, traiter et envoyer des documents peuvent négliger l’impact que cela a sur le moral et la productivité des employés.

Au fil du temps, les tâches manuelles répétitives influencent le comportement et les performances des employés. Une étude récente a révélé les observations suivantes :

  • Les employés avaient tendance à être distraits et désengagés, ce qui a entraîné des erreurs qui auraient pu être évitées.
  • Les employés s'inquiétaient davantage de terminer la tâche que de la précision de leur traitement, malgré l'absence de limite de temps imposée et la possibilité de revérifier leur travail.

AIM Consulting Associates, « L'impact de l'automatisation sur le flux de documents : une étude pilote », 2020

Les employés qui se consacrent exclusivement à des tâches répétitives telles que l'impression, le tri et la mise sous pli sont moins impliqués et leur productivité diminue au fil du temps. Les entreprises qui choisissent d'automatiser le traitement des documents permettent par là même à leurs équipes de se consacrer à des projets à plus forte valeur ajoutée, générateurs de revenus, qui les motivent et les valorisent.

  1. Renforce la sécurité et réduit les risques liés à la conformité

La sécurité des documents est primordiale. Les entreprises ne peuvent plus accepter que les employés manipulent mal des documents comme une simple erreur humaine. Mis à part les répercussions juridiques potentielles dans certains secteurs verticaux, les clients insatisfaits choisiront probablement de cesser de faire affaire avec l’entreprise.

Il est crucial pour la fidélisation et la croissance de la clientèle que les entreprises puissent garantir que tous les documents sont gérés en toute sécurité. Que les documents soient produits sur site ou hors site, les entreprises doivent s’assurer que des protocoles sont en place pour préserver l’intégrité des documents sur tous les canaux de livraison.

  1. Offre la meilleure expérience client

Aujourd’hui, les attentes des clients sont plus élevées que jamais. Les entreprises qui produisent des communications sortantes cohérentes et personnalisées et les diffusent via les canaux préférés des clients offrent une meilleure expérience client globale. Ils sont plus susceptibles de se démarquer dans l’esprit de leurs clients et parmi les concurrents.

Quel que soit le mode de livraison, la migration de « Cher client » à « Chère Jane Smith » est une étape fractionnée, bien qu’importante. La messagerie ciblée crée un dialogue, aide à établir des relations à long terme avec les clients et renforce votre compréhension des besoins d’un client.

Les solutions d'automatisation du traitement des documents vous permettent d'ajouter des messages ciblés et personnalisés et de distribuer vos documents sur les canaux papier et numériques plébiscités par vos clients.

Automatiser vos processus de communication sortante offre de nombreux avantages, qui vous aideront à préparer votre entreprise pour l'avenir.

Les secteurs qui peuvent bénéficier de l'automatisation du traitement des documents incluent :

  • Comptabilité
  • Services aux entreprises
  • Services financiers
  • Santé
  • Assurance
  • Services juridiques
  • Services publics locaux
  • Production industrielle
  • gestion de propriétés
  • Prestataires de services d'imprimerie
  • Services professionnels

Comment se lancer dans l'automatisation du traitement des documents ?

Maintenant que vous comprenez les avantages que l'automatisation du traitement des documents peut apporter à votre petite ou moyenne entreprise, vous vous demandez peut-être comment vous lancer.

Une bonne première étape consiste à déterminer à quel stade se trouve votre entreprise en termes de processus de courrier sortant. Vérifier notrebulletin de communication avec les clients pour voir comment votre PME obtient des résultats par rapport à ces priorités commerciales clés.

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Modèle de maturité de la communication client pour les PME

Un modèle de maturité peut vous aider à définir les critères d'un processus de communication sortante optimisé, ainsi que les points faibles de votre entreprise à cet égard. Non content de vous aider à situer votre entreprise, il vous propose également des directives claires pour vous propulser au niveau supérieur.

Le modèle de maturité de la communication client de Quadient peut aider les PME à élaborer une feuille de route pour améliorer et optimiser leur stratégie de communication client.

Notre modèle de maturité des communications client décrit les caractéristiques générales associées à chaque étape du développement. Les étapes vont de la préparation et de la distribution manuelles des documents à l'utilisation d'une solution automatisée qui s'intègre facilement et efficacement à votre infrastructure interne.

Grâce à ce modèle, une organisation peut passer du simple traitement administratif des documents à un système qui optimise les ressources internes et offre une expérience client sans faille.

Le tableau ci-dessous donne un aperçu du modèle de maturité et de son impact progressif sur l'entreprise au fur et à mesure que vous évoluez. De manière générale, le modèle de maturité vous aidera à :

  • Mettre en relation les capacités actuelles et un ensemble de bonnes pratiques corrélées à l'évolution de la maturité de l'entreprise
  • Créer une feuille de route des résultats attendus à chaque étape
  • Visualiser les prochaines étapes et établir des objectifs pour rester sur la bonne voie
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Lisez notre livre blanc : Guide d’évaluation de la communication client : Mettre à jour et mettre à niveau les processus de documents sortants pour apprendre à créer une feuille de route pour transformer votre processus de gestion des documents sortants.

Conclusion

Une gestion efficace des communications transactionnelles permet de réduire les coûts, d'améliorer la rentabilité et d'obtenir une main-d'œuvre productive, efficace et plus investie. Et surtout, en automatisant les communications client sortantes, les PME gagnent en flexibilité pour s'adapter, émerger et évoluer dans un avenir incertain. L'automatisation intelligente du traitement des documents peut rationaliser et optimiser vos processus existants pour vous donner une longueur d'avance dans le paysage commercial actuel.

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