Beaucoup d'entreprises se rendent compte que leur système de bons de commande est dépassé

mercredi 13 sept. 2023
Les entreprises admettent que leur système de bons de commande est Braoken. Voici ce qu’ils font à ce sujet

Temps de lecture estimé : 3 minutes

Avant que la COVID-19 ne bouleverse les équipes de comptabilité fournisseur, l'intelligence artificielle et l'automatisation étaient considérées comme des avantages plutôt qu’une nécessité. Aujourd’hui, tout notre environnement nous pousse vers la digitalisation et oblige les chefs d’entreprise à réviser leur position ! 

Avant tout ceci, 60 % des équipes s'appuyaient sur des outils généraux tels que Microsoft Office ou les courriels pour traiter les bons de commande - mais aujourd'hui, les équipes de comptabilité fournisseur changent leur fusil d’épaule.

personne qui travaille

Pourquoi les entreprises ont-elles besoin d'un processus de commande formalisé ?

Un système de commande vous permet de documenter et de contrôler les personnes autorisées à effectuer des achats au sein de l'entreprise. Il offre une visibilité sur les paiements à venir, ce qui vous permet de comprendre votre situation de trésorerie en temps réel. Avec un processus correctement enregistré, le cycle d'achat est plus clair.

 « N’importe qui pouvait acheter ce qu’il voulait. » 

Parfois, le circuit d'approbation interne des bons de commande est faible ou trop lourd. Pour des entreprises comme Anvyl aux Etats-Unis, une société de gestion de la chaîne d'approvisionnement, le traitement manuel des bons de commande impliquait d'échanger des informations au moins 10 fois avec une entreprise et de communiquer avec 11 personnes avant de clôturer la commande.

L’automatisation de ce processus est un soutien de votre équipe

En automatisant les bons de commande avec Quadient Comptes fournisseurs, les entreprises peuvent facilement suivre en ligne les dépenses engagées. Vous pouvez appliquer des restrictions budgétaires ou des limites de dépenses en fonction du département, du projet, du fournisseur, etc. Les équipes des comptes fournisseurs peuvent rendre compte de tous les biens commandés par les employés, en gardant un œil sur les approbations et les flux de trésorerie.

C'est ce qui a incité l'entreprise de restauration canadienne Athabasca à automatiser ses bons de commande. Robert Cremers, son directeur financier, s'est rendu compte qu'en l'absence d'un circuit d’approbation formalisé, "n'importe qui pouvait acheter ce qu'il voulait". Avec la croissance d'Athabasca, il était devenu essentiel de regagner en visibilité et en contrôle, en particulier lorsque 80 employés étaient autorisés à effectuer des achats. En utilisant maintenant le module Bons de commande de Quadient Comptes fournisseurs, ils peuvent suivre les approbations et les dépenses des employés en ligne.

Vision de l’avenir

homme travaillant

Quadient Comptes fournisseurs suit les numéros de commande à chaque demande d'achat et peut les rapprocher des factures. Cela garantit que vous ne payez que pour les articles reçus. Il permet également de décloisonner les informations relatives aux achats et d'aider les équipes chargées des achats à analyser les dépenses à venir. La plateforme automatisée est beaucoup plus facile à gérer que le papier et offre une foule d'autres avantages tels que la réduction des erreurs ou le gain de temps et d’énergie.

Bien souvent, la gestion de bons de commande manuels entraîne des dépassements budgétaires. En l'absence de contrôles appropriés, les employés peuvent facilement dépasser le montant alloué. Avec une solution automatisée, vous pouvez formaliser un processus d'achat personnalisé qui détermine et contrôle qui peut acheter quoi et quelle somme il peut dépenser. Vous pouvez ainsi fixer des limites de dépenses en fonction du service, du projet, du fournisseur ou définir des budgets pour les responsables afin de contrôler les dépenses du service.

Des erreurs peuvent facilement se produire si plusieurs employés d'une entreprise soumettent un bon de commande, l'envoient par courrier électronique au fournisseur et attendent ensuite une réponse. Il n'est donc pas étonnant que 33 % des entreprises aient du mal à avoir une visibilité sur leur chaîne d'approvisionnement, selon l'étude Levvel.

Un workflow automatisé achemine instantanément les approbations aux responsables désignés, ce qui accélère considérablement le cycle des commandes. Comme tout est documenté et stocké sur le Cloud, vous ne perdez jamais de données.

Les économies que vous réalisez génèrent également des opportunités. Une fois que les employés commencent à soumettre des demandes en ligne, les approbateurs peuvent facilement identifier les habitudes d'achat et passer des commandes en gros ou demander des remises sur le volume.

De plus, les approbations de factures et de paiements s'accélèrent également car les flux de travail du poste fournisseur - commandes, approbations de factures et notes de frais des employés - sont synchronisés de manière transparente.

La pandémie a accéléré l'acceptation et la pérennisation du travail à distance. En automatisant entièrement votre système de commande, vous pouvez faire gagner à votre équipe un nombre incalculable d'heures, rationaliser le processus et éviter les allers-retours incessants avec les fournisseurs. Cela minimise la frustration et les incohérences, deux éléments qui freinent souvent les équipes de comptabilité fournisseur.

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