Introduction

Les employés consacrent énormément de temps à des tâches répétitives. Des processus qui devraient prendre quelques jours, finissent souvent par prendre des semaines. Si votre petite ou moyenne entreprise (PME) fait encore la part belle aux tâches manuelles, il est temps de moderniser vos processus. 

Et c'est là que l'automatisation des processus métier entre en jeu. L'automatisation des processus métier (BPA, pour Business Process Automation) consiste à utiliser la technologie en vue d'automatiser des processus au sein d'une entreprise. Elle vous permet de simplifier vos opérations et d'en améliorer l'efficacité.

En quoi l'automatisation des processus métier est-elle utile ?

Automatiser vos processus métier offre une multitude d'avantages, notamment :

  • Améliorer l'expérience client : l'expérience client est essentielle pour maintenir et développer votre entreprise. La personnalisation des communications et leur diffusion en fonction des préférences de vos clients offrent une meilleure expérience client globale. 
  • Réduire les dépenses opérationnelles : réduire ou éliminer les communications papier permet de réaliser des économies sur les coûts d'affranchissement et les consommables. 
  • Renforcer la sécurité et la conformité : automatiser la distribution de vos documents réduit le risque d'erreur humaine et garantit l'envoi des bons documents au bon client. 
  • Augmenter l'implication et la productivité de vos équipes : libérés de leurs tâches les plus chronophages, vos employés peuvent se concentrer sur votre activité principale. 
  • Gagner du temps : réduisez considérablement les délais nécessaires à la préparation des communications sortantes. 

Exemples d'automatisation des processus métier

L'automatisation des processus métier peut s'utiliser dans un large éventail de secteurs et de fonctions.

Dans cette rubrique, nous vous présentons quelques exemples de clients qui ont utilisé la plateforme Impress de Quadient pour simplifier leurs processus de communication sortante et établir des liens solides avec leurs clients.

The ONTO Group automatise ses messages liés aux emplois du temps scolaires avec Quadient Impress

The ONTO Group est une société spécialisée en technologie éducative qui accompagne des écoles du Royaume-Uni, de Dubaï, du Malawi et d'Afrique du Sud dans leur utilisation des données. En 2020, l'entreprise émet le « souhait de trouver la meilleure solution pour répondre à un besoin imprévu le plus rapidement et efficacement possible ». 

The ONTO Group a utilisé Quadient Impress pour créer des emplois du temps personnalisés, tenant compte des changements d'emplois du temps des écoles à une période de chamboulements extrêmes, et envoyer rapidement les documents aux parents. Ces emplois du temps sur mesure étaient conçus de manière professionnelle, générés rapidement et transmis aux intéressés en moins de deux heures, permettant ainsi au personnel des écoles de gagner plusieurs journées de travail. Une collecte automatique des données vient soutenir le processus, pour une saisie précise et efficace des informations.

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Les solutions logicielles et matérielles de Quadient révolutionnent les processus de traitement des documents d'Automated HealthCare Solutions

La société Automated HealthCare Solutions (AHCS) traite 2 millions de dollars de demandes de remboursement chaque semaine et envoie en moyenne 100 000 messages par mois. Puisque le flux de trésorerie de l'entreprise est lié aux demandes de remboursement, ces dernières doivent impérativement être traitées dans les meilleurs délais. À mesure que l'entreprise s'est développée, il est devenu très difficile de gérer manuellement la quantité impressionnante de documents à classer, regrouper et envoyer. Sans parler des frais supplémentaires qu'une telle tâche supposait en termes de personnel et d'affranchissement.

En automatisant ces processus à l'aide des solutions logicielles et matérielles de Quadient, AHCS a éliminé la (fastidieuse !) préparation manuelle des documents et optimisé ses ressources. Ainsi, le processus manuel qui demandait entre 6 et 8 heures, s'effectue désormais en moins de 2 heures, ce qui a permis de réduire les coûts de main-d'œuvre, puisque les employés devaient parfois travailler le week-end et faire des heures supplémentaires. Dès la première année, AHCS a réalisé plus de 250 000 dollars d'économies rien que sur les frais d'affranchissement, concrétisant au passage un retour sur investissement en moins de 10 mois. 

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Une société immobilière atteint de nouveaux niveaux d'efficacité, d'économies de coûts et de sécurité avec Quadient Impress

La société immobilière Tri-Hill était frustrée et mécontente du nombre élevé d'heures de travail manuel nécessaires pour envoyer chaque mois les appels de loyer à ses locataires. Les dirigeants de Tri-Hill souhaitaient réorienter ces longues heures de travail administratif vers des tâches susceptibles de développer l'activité immobilière. Ils recherchaient une solution qui simplifierait le processus de facturation des loyers, ainsi qu'une procédure efficace et sécurisée pour l'envoi du courrier. La réponse au problème : Quadient Impress Distribute.

Ce logiciel Web a permis à Tri-Hill d'imprimer ses appels de loyer, de trier, d'insérer, de sceller et d'affranchir des enveloppes, et de remettre des centaines de courriers par l'intermédiaire du service postal américain United States Postal Service®, sur n'importe quel ordinateur, le tout, depuis un site tiers distant. La société a également pu envoyer des documents électroniques par e-mail, fax ou SMS.

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Dans cette rubrique, nous vous présentons quelques exemples de clients qui utilisent l'outil YayPay de la plateforme de facturation de Quadient pour simplifier leurs processus de facturation afin d'être payés plus rapidement, de n'importe où.

StackAdapt économise en moyenne 10 à 15 heures de travail par semaine avec YayPay

Avant d'adopter la solution de facturation client de YayPay, StackAdapt rencontrait deux difficultés principales : offrir une expérience client fluide et efficace, et prévoir les paiements et les flux de trésorerie avec précision. 

Cette entreprise constate des avantages significatifs dans l'utilisation de YayPay :

  • Gain de temps de 10 à 15 heures par semaine
  • Amélioration de la satisfaction client
  • Transparence totale sur les témoignages des clients
  • Amélioration du libre-service, pour un engagement client plus élevé

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Cheetah Digital réduit de 35 % les retards de paiement

Cheetah Digital ne disposait d'aucun processus de relance automatisé, de sorte qu'une fois que ses clients avaient reçu une facture, ils n'avaient ensuite plus aucune nouvelle de l'entreprise, ou seulement lorsque la facture était très en retard. Les agents de recouvrement, qui faisaient tous leurs premiers pas dans l'entreprise, adoptaient des façons diverses de gérer leur portefeuille (feuilles de calcul, rapports système, etc.). Il n'y avait donc aucune cohérence dans leur approche et aucune visibilité pour leurs collègues.

Grâce à la mise en œuvre de la solution de factures client YayPay, l'entreprise a observé les résultats suivants :

  • Réduction des délais de recouvrement des créances de 20 jours
  • Diminution de 35 % des factures impayées à échéance
  • Automatisation des workflows avec intégration des équipes chargées des ventes et de la facturation
  • Reporting en interne pour une transparence globale du portefeuille de facturation client

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ServiceRocket automatise son processus de recouvrement et en assure l'évolutivité avec YayPay

ServiceRocket est un leader mondial dans le secteur de l'adoption de logiciels destinés aux entreprises. Avec une petite équipe et plusieurs bureaux, la supervision des processus était limitée. 

L'entreprise cherchait à adapter son processus de facturation client en vue de mieux soutenir l'activité. Pour ses équipes en charge de gérer la facturation et les relations client, l'entreprise souhaitait également offrir davantage de transparence sur les comptes clients en dehors de la plateforme NetSuite. Ce faisant, ServiceRocket pourrait adopter une approche plus globale de la gestion de l'expérience client. 

Avec la mise en œuvre de YayPay, l'entreprise a pu constater des avantages immédiats :

  • Optimisation de l'investissement dans la solution ERP NetSuite, et augmentation de la trésorerie
  • Accélération des recouvrements
  • Réduction des délais de recouvrement des créances de 10 % à l'issue de l'automatisation des tâches de facturation client de ServiceRocket
  • L'équipe financière de ServiceRocket peut consacrer plus de temps aux « aspects qui améliorent nettement l'activité, au-delà de la gestion opérationnelle » et les communications internes concernant les comptes clients ont gagné en transparence et en cohérence

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Conclusion

L'automatisation des processus métier peut servir à rationaliser n'importe quel processus métier, en offrant davantage d'efficacité, en réduisant les coûts, en libérant du temps et en permettant aux entreprises de mieux servir leurs clients. Il est temps pour les PME d'investir dans un logiciel de BPA afin de pérenniser leur activité.

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