La fin d'Excel pour la comptabilité client

J'ai lu il y a quelques semaines cet article du Wall Street Journal et je n'arrête pas d'y repenser depuis.

Dans celui-ci, des experts de la finance et de la comptabilité expliquent à quel point ils dépendent d'Excel. C'est un article douloureux pour moi, parce que je me suis fixé pour objectif d’enterrer Excel. Du moins en ce qui concerne la comptabilité clients.

Il y a deux ans, j’ai créé Quadient Comptes Clients, une plateforme dont la mission est de rendre le recouvrement rapide, facile et hautement prédictif. J'ai géré plusieurs entreprises et j’ai directement pu observer les complexités liées à l’exécution d'un processus de recouvrement avec Excel. J’ai appris que si vous n’êtes pas très, très prudent, le simple fait d’utiliser Excel peut mettre toute votre entreprise en danger.

J’avais besoin de connaître les montants qui allaient arriver sur mon compte et quand. J’avais besoin de garder mon flux de trésorerie cohérent. J’avais besoin de tous les avantages que je pouvais obtenir. Je voulais avoir le contrôle et je ne pouvais tout simplement pas l’obtenir avec Excel.

Je passais des heures sur mes tableaux Excel pour trouver quel client n'avait pas payé et je le relançais manuellement. Je ne disposais d'aucune indication de problèmes récurrents avec certains clients. 

Mon équipe financière a essayé de mettre en place des stratégies pour optimiser ces processus de recouvrement en organisant des réunions régulières avec l’équipe commerciale pour solliciter leur aide pour le recouvrement de certains clients.

Ils ont mis en place des procédures, passé de nombreux appels et envoyé mails après mails aux clients qui n'avaient pas payé. Nous avons perdu beaucoup de temps pour des résultats parfaitement médiocres. Mon équipe passait trop de temps avec les clients qui allaient nous payer et pas assez avec ceux qui avaient le plus besoin d’attention. Toutes les informations dont nous avions besoin se cachaient au sein de nos données historiques. Trop profondément pour Excel.

C’est à ce moment-là qu’une partie de l’idée de Quadient Comptes Clients a commencé germer. En réalité, nous avons développé Quadient Comptes Clients par nécessité. Il devait bien exister un moyen plus simple qu'Excel, alors l’automatisation du processus de recouvrement est devenue pour moi une obsession.

C’est avec une conviction absolue que je vous invite à vous joindre à moi pour creuser ensemble un trou et y enterrer Excel. C'est un logiciel tout simplement inadapté à la gestion des comptes clients. 

Quadient Comptes Clients a été créé pour soulager l'expérience de recouvrement. Cette solution a été conçue pour regrouper toutes les informations de votre ERP, CRM et autres applications de facturation en un seul endroit.

Vous pouvez créer des workflows de recouvrement à la volée, définir des limites de crédit pour les clients en fonction de leur historique de paiement et mettre à jour leurs contacts de facturation. Tout est facilement accessible et mis à jour en temps réel. Il n’y a pas de formules compliquées ou d'ajustements manuels des données.

Si l’automatisation des comptes clients est la prochaine évolution de la comptabilité SaaS, pourquoi les entreprises utilisent-elles toujours Excel ? Je pense qu'il y a deux raisons majeures :

1. C’est ce qu’ils connaissent : Selon ce même article, « l’une des raisons pour lesquelles Excel perdure est le temps que les employés passent à l'utiliser ».

C’est logique. La plupart des entreprises commencent à utiliser Excel lorsqu’il n’y a pas trop d’entrées à suivre. Ils s’y tiennent lorsque l’entreprise se développe en raison de leur familiarité avec le logiciel, pas parce que c’est un système facile à utiliser. Excel est un outil très familier – et il y a une résistance naturelle au changement.

Les organisations financières s’y tiennent même si une petite erreur dans une formule ou une virgule décimale ajoutée là où elle ne devrait pas être menace de couler l'entreprise. Cela peut être incroyablement coûteux. Dans ce même article, une entreprise explique avoir perdu près d’un demi-million d'euros à cause d’une erreur dans Excel.

Et des erreurs comme celle-ci se produisent tout le temps. Parce que dans Excel, vous devez faire correspondre manuellement les paiements aux factures, transférer les données et espérer que toutes vos formules sont correctes. Avec le recul, c'est une quantité folle de travail supplémentaire.

C’est un peu comme utiliser un ordinateur sous MSDOS, c'était utile à l'époque mais nous avons heureusement progressé depuis.

2. Les professionnels de la comptabilité clients ne savent pas que l’automatisation est une option : gérer les recouvrements à l’aide de l’apprentissage automatique et de l’IA est un concept nouveau, et de nombreux professionnels de la comptabilité ne savent tout simplement pas qu'une telle option technologique existe.

Excel existe depuis 1985. Essayez simplement de rechercher sur Google « modèles de comptabilité clients », vous trouverez des centaines de milliers de résultats - la plupart sont des modèles Excel téléchargeables gratuitement.

Il est compréhensible que, à moins d’être un technicien, suivre toutes les innovations n’est pas toujours facile. Les meilleures équipes comptables ont par contre déjà très bien compris combien elles ont à gagner avec l’automatisation et quel impact immédiat cela peut avoir sur leurs résultats. Comme réduire leur délai moyen de recouvrement de 30%, réduire leurs coûts, créer un meilleur environnement de travail avec moins de tâches administratives et plus de temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques.

Quadient Comptes Clients marque l'avènement d'une nouvelle ère. Je suis très fier d’en faire partie et je crois que vous le serez aussi.