Logiciel d'automatisation du traitement des documents

Pour rester compétitives et rentables, les petites et moyennes entreprises (PME) doivent trouver des moyens de simplifier leurs processus, d'éliminer les doublons et de gagner en efficacité. En gros, faire plus avec moins. L'une des façons les plus simples d'atteindre cet objectif est de mettre en œuvre un logiciel intelligent d'automatisation du traitement des documents qui permet de préparer, traiter et transmettre des documents aux clients (factures, contrats, relevés, etc.).

On appelle « logiciel d'automatisation du traitement des documents » la technologie qui sous-tend l'automatisation du traitement des documents. Ces solutions ont pour but d'accélérer l'ensemble du processus de traitement et de transmission des documents au moyen de workflows intelligents. Ces workflows automatisent le processus de regroupement, de tri et de transmission des documents – ou des communications avec les clients – sur le canal de transmission préféré des clients.

Alors que la pandémie de COVID-19 a accéléré les initiatives de transformation numérique pour de nombreuses organisations, environ 50 % des PME travaillent toujours avec des systèmes hérités et des processus documentaires manuels qui ne sont pas optimaux ou optimisés pour cette nouvelle normalité.  

De nombreuses PME sont confrontées aux mêmes obstacles dans le domaine de l'automatisation du traitement des documents :

1. La peur de transformer les processus en place

De nombreuses PME continuent de s’appuyer sur des processus manuels obsolètes parce que « nous avons toujours fait les choses de cette façon ». Malheureusement, les processus manuels sont des goulots d’étranglement à changer. Bien que les processus actuels puissent être fonctionnels, ils ne sont souvent pas optimisés et peuvent empêcher la capacité de votre entreprise à pivoter. 

2. Des processus papier manuels profondément ancrés

Bien que le papier soit un élément essentiel des communications clients sortantes dans des secteurs verticaux tels que la finance et la santé, de nombreuses entreprises pourraient bénéficier de l’expansion vers la livraison multicanal et offrir aux clients un choix sur la façon dont ils souhaitent recevoir les communications. 

3. Résistance culturelle 

Pour certains employés, l’idée de l’automatisation augmente leur incertitude quant à l’élimination de leur fonction. Il n’est pas nécessaire que ce soit le cas. L’automatisation des documents signifie que leur temps peut être réaffecté à des tâches de plus grande valeur qui sont beaucoup plus stimulantes intellectuellement et génératrices de revenus. 

4. Silos de documents et inopérabilité potentielle entre les nouveaux et les anciens systèmes 

Au fil du temps, les processus métier peuvent se déconnecter. Une plate-forme unique et flexible avec une architecture modulaire pourrait être facilement intégrée pour moderniser l’ensemble de votre flux de travail de documents sortants.

5. Le manque de ressources et d'expertise pour déployer une stratégie numérique de workflow

Contrairement aux grandes entreprises qui disposent de ressources consacrées aux initiatives de transformation numérique, les PME fonctionnent sur des équipes allégées qui comprennent certains membres qui portent plusieurs chapeaux. La bonne nouvelle est que les logiciels de gestion de documents automatisés sont plus accessibles et abordables que jamais Beaucoup sont basés sur le cloud et peuvent être mis en œuvre en quelques heures avec peu ou pas d’implication informatique afin que vous puissiez être opérationnel rapidement.

6. Le fait de ne pas savoir par où commencer

Devriez-vous automatiser tout ou partie du processus? Un partenaire technologique fiable travaillera avec vous pour définir vos règles d’affaires et développer une solution qui répondra à vos besoins actuels et évoluera avec votre organisation. 

Découvrez comment surmonter ces obstacles dans notre eBook - Enabling Your Digital Office for SMBs.

Choisir le meilleur logiciel pour votre entreprise peut être un véritable casse-tête.

Et toutes les solutions logicielles d'automatisation ne se valent pas. Certaines sont plus faciles à utiliser, tandis que d'autres sont complexes et reviennent cher. Par conséquent, ne vous contentez pas de choisir la première plateforme venue en espérant obtenir les résultats escomptés. Choisir le bon logiciel implique une bonne compréhension des besoins de l'entreprise, une planification minutieuse ainsi que des recherches.

Pour commencer, nous vous conseillons de procéder à une évaluation de vos besoins en matière d'automatisation afin de déterminer les documents qui sont créés régulièrement, car leur automatisation aura le plus grand impact. Demandez l'avis de différents services afin qu'ils puissent vous indiquer les documents qui sont importants mais dont la production prend beaucoup de temps.

Voici quelques documents courants que vous pourriez vouloir automatiser :

• les factures
• les confirmations de paiement
• Relevés
• les lettres
• les communications marketing
• les avis et les notifications
• les lettres de relance et de recouvrement
• les politiques et les formulaires
• les propositions et les contrats

Consultez notre eBook: Top 10 des documents que chaque PME devrait automatiser maintenant pour vous aider dans cet effort.

Voici 5 points à prendre en compte lorsque vous évaluez les options disponibles.

1. Choisissez un logiciel convivial et doté d'une interface utilisateur simple

Il est essentiel de choisir un logiciel d'automatisation du traitement des documents qui soit convivial. S'il est trop compliqué, vos employés éprouveront de la frustration et reviendront à l'ancienne méthode de travail.

Choisissez un logiciel dont l'interface utilisateur est claire et simple. Les utilisateurs sans bagage technique doivent être en mesure d'utiliser la plateforme sans l'aide du service informatique. Les logiciels modernes d'automatisation du traitement des documents sont intuitifs, si bien que les utilisateurs peuvent les prendre en main rapidement.

2. Choisissez un logiciel offrant des options d'intégration étendues

Le grand intérêt de l'automatisation du traitement des documents est de pouvoir extraire des données de plusieurs sources pour rassembler les documents nécessaires. Veillez à choisir un logiciel qui s'intègre à un éventail de plateformes et d'outils. Vérifiez si les plateformes s'intègrent aux outils que vous utilisez actuellement, ainsi qu'à ceux que vous pourriez utiliser par la suite.

Les meilleures plateformes de logiciels d'automatisation du traitement des documents peuvent s'intégrer aux plateformes couramment utilisées par la plupart des entreprises.

3. Choisissez un logiciel sécurisé

Bon nombre des documents créés par votre entreprise contiennent des informations personnelles et professionnelles sensibles. Il est donc essentiel de choisir un logiciel qui respecte les normes de sécurité. Il convient également de vérifier si le logiciel retenu permet aux utilisateurs de stocker leurs données uniquement sur un serveur local ou un ordinateur personnel. Dans l'idéal, il est préférable qu'il prenne en charge à la fois le stockage en local et dans le cloud.

4. Choisissez un logiciel qui prend en charge l'accès mobile

Optez pour un logiciel qui prend en charge l'accès mobile afin que vos collaborateurs puissent générer des documents où qu'ils se trouvent.

5. Choisissez un logiciel adapté à vos besoins

Prenez soin de choisir un logiciel d'automatisation du traitement des documents adapté aux besoins particuliers de votre entreprise. Nous vous conseillons de consulter des études de cas et/ou des témoignages client pertinents pour vous renseigner sur les possibilités de la solution.

Quadient® Impress

Quadient Impress est une plate-forme complète de gestion de l’automatisation des documents sortants qui automatise l’ensemble de votre flux de travail de communication client. Impress offre la flexibilité d’envoyer des documents transactionnels via n’importe quelle combinaison de canaux - imprimé, numérique ou externalisé.

La suite d’applications et de services de pointe d’Impress offre aux organisations l’agilité nécessaire pour répondre et s’adapter rapidement aux demandes en constante évolution des clients, de la réglementation et de l’environnement. Chaque application fonctionne indépendamment ou de manière transparente ensemble, ce qui vous permet de créer une solution personnalisée qui répond le mieux à vos besoins actuels. Et vous pouvez ajouter des applications et des services supplémentaires à mesure que votre entreprise se développe et évolue.

L’automatisation des documents permettra à votre entreprise de traiter les documents de manière plus sécurisée, plus efficace et plus fréquente. Il a été prouvé qu’il améliore considérablement les opérations et les résultats commerciaux, de l’accélération des flux de trésorerie à l’augmentation de l’engagement des employés. Pensez à la valeur que l’automatisation des processus documentaires apportera à votre entreprise et à vos clients.