Le aziende inviano vari tipi di corrispondenza, come preventivi, fatture e materiale di marketing, e in ciascun caso vogliono massimizzare l’impatto delle comunicazioni contenendo al contempo i costi.

Preparare la corrispondenza manualmente può richiedere molto tempo, con ricadute sui ricavi perché in questo modo si sottrae tempo che potrebbe invece essere dedicato ai clienti e o alla crescita dell’attività. La soluzione ideale per le aziende consiste nella massima automatizzazione dei processi manuali di preparazione della corrispondenza, dedicando il tempo risparmiato ad altre attività. Per quanto riguarda l’impatto delle comunicazioni, il valore della corrispondenza scende se si inviano i documenti sbagliati o, peggio ancora, se i clienti o altri soggetti ricevono informazioni che non erano destinate a loro. Ciò non solo genera una cattiva impressione, ma può anche costituire una violazione della riservatezza dei dati. Per massimizzare il ritorno sugli investimenti e fare una buona impressione sui clienti, le aziende dovrebbero puntare all’accuratezza e alla semplicità nel processo relativo alla posta in uscita. Sfruttando l’automazione, è possibile semplificare la preparazione della corrispondenza e introdurre misure di sicurezza per garantire che i documenti giusti arrivino ai destinatari giusti.  

Automazione e sicurezza attraverso la gestione digitale della posta in uscita 

Con lo strumento di comunicazione digitale giusto, le aziende possono preparare la corrispondenza attraverso un unico sistema centralizzato di gestione della posta, accessibile a tutti gli addetti che ne hanno bisogno grazie a un’interfaccia web. Inoltre, le imbustatrici possono inserire i documenti nelle buste molto più velocemente rispetto all’inserimento manuale. Il software di output management suddivide i documenti in batch in base alle tipologie di comunicazione e applica poi marcatori ottici (OMR/codice a barre/2D) secondo le informazioni contenute. È possibile raggruppare più documenti destinati allo stesso destinatario per risparmiare sui costi postali. Le marcature ottiche sulla corrispondenza stampata vengono lette da un’imbustatrice intelligente per garantire che ciascun documento giunga dove richiesto. 

Si tratta di un sistema efficiente e sicuro per migliorare la gestione della posta in uscita. 

Più produttività e sicurezza, meno costi 

Introducendo una maggiore automazione e centralizzando il processo delle comunicazioni in uscita, le aziende possono aumentare la produttività riducendo il tempo necessario alla preparazione della corrispondenza, migliorare la sicurezza attraverso l’uso di un’imbustatrice intelligente unita a marcatori ottici e sfruttare la riduzione dei costi derivante dal raggruppamento della corrispondenza destinata alla stessa persona.

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