Per molte aziende la trasformazione digitale dei processi offre gli stessi vantaggi dell’automazione: risparmio di tempo e costi, maggiore coerenza ed efficienza operativa. Tuttavia, quando le persone lavorano da casa, i processi possono spesso tornare ad essere manuali. Quando ciò accade con le comunicazioni in uscita, spesso i processi sono lunghi e costosi. 

I vantaggi della centralizzazione e dell’automazione

L’automazione della produzione delle comunicazioni fisiche e digitali destinate ai clienti può migliorare le operazioni interne e la soddisfazione degli stakeholder esterni. Infatti: 

  • Massimizza l’impatto delle comunicazioni con messaggi su misura, personalizzati e mirati,
  • Garantisce che i clienti ricevano le comunicazioni nel modo in cui le desiderano - che si tratti di posta fisica o elettronica,
  • Permette di risparmiare sui costi quando la migrazione dalla posta fisica a quella digitale conviene sia al mittente che al destinatario,
  • Consente di risparmiare tempo riformattando i messaggi per adattarli ad una vasta gamma di canali,
  • Grazie a un registro centrale delle comunicazioni tutti gli utenti autorizzati possano accedere alla cronologia completa dei messaggi inviati.

Questi benefici sono auspicabili a prescindere dalla tipologia delle comunicazioni: frequenti, voluminose, di tipo transazionale o di natura più ad-hoc... 

Dovrebbero anche essere raggiungibili indipendentemente da dove lavora il collaboratore (ufficio o home office). 

Integrazione attraverso i siti e le comunicazioni 

La gestione informatica della posta trasforma gli home office da avamposti semidigitali della struttura organizzativa in ambienti completamente digitali e integrati. Supporta la raccolta di informazioni da varie fonti interne all’azienda e l’emissione di comunicazioni sui canali giusti.

Questo è l’ideale per le aziende che riconoscono l’importanza di un approccio integrato per la gestione delle loro comunicazioni multicanale, un approccio valido anche per le persone che lavorano in home office.   

Con il software di gestione delle comunicazioni in uscita, gli utenti autorizzati della piattaforma possono programmare l’invio di comunicazioni personalizzate ai clienti giusti sul canale giusto direttamente dal loro PC. In tal modo, anche i collaboratori che lavorano in home office non avranno più bisogno né di stampare, piegare e inserire documenti nelle buste né di sostenere costi di spedizione. 

Quando si tratta di trasformazione digitale, esistono strumenti in grado di supportare un approccio completamente integrato, sfruttabili sia da chi lavora in ufficio, sia da chi lavora in home office. 

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