Fermandosi a riflettere sul tema delle spedizioni postali, si potrebbe pensare che questi anni di grande informatizzazione abbiano inflitto una ferita più o meno letale a quella che siamo abituati a chiamare corrispondenza. Ed infatti il traffico postale – quello fatto di lettere scambiate tra un soggetto e l'altro – è diminuito costantemente negli ultimi anni.

Fermandosi a riflettere sul tema delle spedizioni postali, si potrebbe pensare che questi anni di grande informatizzazione abbiano inflitto una ferita più o meno letale a quella che siamo abituati a chiamare corrispondenza. Ed infatti il traffico postale – quello fatto di lettere scambiate tra un soggetto e l'altro – è diminuito costantemente negli ultimi anni. Questa tendenza tuttavia è ben lontana dal determinare la fine della corrispondenza, diciamo così, fisica: se da un lato una serie di documenti (legali, medici, finanziari, o di formati particolari) rimane legata per necessità al cartaceo, dall'altro un enorme volume di spedizioni è emerso in questi anni per via della notevole espansione dell'e-commerce.

Rimane quindi primaria, per ogni ufficio ed azienda, la sfida di una corretta gestione della corrispondenza in entrata: quella formata dai documenti non trasferibili elettronicamente, quella formata dagli eventuali ordini dell'azienda stessa, ed infine quella formata dagli arrivi destinati ai propri dipendenti o comunque coloro che frequentano gli uffici. E' infatti sempre più comune utilizzare il luogo di lavoro come destinazione privilegiata per i propri acquisti, evitando così i problemi logistici che possono essere causati dagli orari di lavoro o dall'assenza della portineria.

Affrontare correttamente questi volumi di corrispondenza rappresenta quindi per ogni ufficio una sfida importante su più fronti:

 

  • Produttività

La gestione del tempo è sempre fondamentale, e se un lavoratore deve preoccuparsi della gestione e del recupero di un pacchetto destinato a lui probabilmente lascerà – sia pure per qualche minuto – le proprie occupazioni. Garantire una buona gestione delle spedizioni gli permetterà di svolgere senza interruzioni la propria mansione.

 

  • Sicurezza

Se alla reception – o al mailing office – il personale è impegnato nella gestione di grandi volumi di corrispondenza, magari composta in gran parte da pacchi e pacchetti, è facile che non venga data la giusta attenzione ai documenti che magari la meriterebbero. Materiale di area legale, medica, finanziaria o semplicemente riservato al destinatario potrebbe non trovare la giusta collocazione, o passare troppo tempo in attesa prima di essere recapitato.

 

  • Welfare aziendale

Offrire un servizio ai propri lavoratori è una tendenza sempre più diffusa, ed ha ovvi benefici in termini di ambiente lavorativo, di produttività e di efficienza: con l'importanza rivestita in questi anni dall'e-commerce, la corretta gestione delle spedizioni destinate agli occupanti degli uffici non potrà che essere percepita come positiva.

 

Se i nuovi tempi pongono nuove problematiche, portano anche nuove soluzioni: una pratica risposta a tutte queste esigenze è infatti il parcel locker. L'utilizzo delle moderne tecnologie smart permette infatti una gestione ottimale della corrispondenza: ogni spedizione in arrivo viene immagazzinata nella sua casella, salvando spazio e conferendo quindi maggiore ordine alla reception; solo i destinatari – con il codice ricevuto via cellulare – possono accedere alla propria spedizione, garantendo così la sicurezza e la riservatezza; il sistema è attivo 24/7 – o con gli orari dell'ufficio in cui si trova – e così sarà facile per gli interessati ritirare quanto dovuto all'arrivo o all'abbandono del posto di lavoro; ed infine gestione elettronica e videosorveglianza permettono a chi installa l'apparecchio una facile supervisione del processo.

 

Si tratta quindi di una risposta efficiente a tutti i problemi relativi alla gestione della corrispondenza, in grado di determinare alti livelli di sicurezza ed efficienza garantendo al contempo un comodo servizio a chi frequenta l'ufficio.

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