Introduzione

Per competere in modo efficace e rimanere in attivo, le piccole e medie imprese (PMI) devono trovare dei modi per semplificare i processi, eliminare le ridondanze e migliorare l'efficienza. In sostanza, fare di più con meno. Uno dei modi più semplici per raggiungere questo obiettivo è implementare un software di automazione documentale intelligente per preparare, elaborare e consegnare i documenti dei clienti, come fatture, contratti e rendiconti.

Che cos'è un software per l'automazione documentale?

La tecnologia che rende possibile l'automazione dei documenti è chiamata "software di automazione documentale". Le soluzioni di automazione documentale accelerano il processo complessivo di elaborazione e distribuzione dei documenti attraverso flussi di lavoro intelligenti. Questi flussi di lavoro automatizzano il processo di raggruppamento, smistamento e consegna di documenti o comunicazioni ai clienti sul canale di distribuzione che essi preferiscono.

6 ostacoli all'automazione documentale e modalità con cui le PMI possono superarli

Mentre la pandemia di COVID-19 ha accelerato le iniziative di trasformazione digitale per molte organizzazioni, circa il 50% delle PMI sta ancora lavorando con sistemi legacy e processi manuali di documentazione, che non sono né ottimali né adeguati per questa nuova normalità. 

Molte PMI incontrano barriere simili nell'ambito dell'automazione documentale:

  1. Il timore di compromettere i processi in corso

Molte PMI continuano a fare affidamento su processi manuali obsoleti semplicemente perché lo hanno sempre fatto. Purtroppo i processi manuali sono un ostacolo al cambiamento. Anche se i processi attuali possono essere funzionali, molte volte non sono ottimizzati e possono ostacolare la capacità della vostra azienda di trasformarsi digitalmente.

  1. Processi manuali cartacei profondamente radicati

Sebbene la carta sia una parte essenziale delle comunicazioni con i clienti in settori come la finanza e il settore sanitario, molte aziende potrebbero trarre vantaggio dall'espansione della distribuzione multicanale e dall'offrire ai clienti la possibilità di scegliere in che modo ricevere le proprie comunicazioni.

  1. Resistenza culturale

Per alcuni dipendenti, il pensiero dell'automazione aumenta l'incertezza circa la sopravvivenza del loro ruolo. Questa paura è infondata. L'automazione documentale si traduce nella possibilità di riassegnare il loro tempo a compiti di maggiore importanza, molto più stimolanti dal punto di vista intellettuale e in grado di generare profitti.

  1. Silos documentali e potenziale incapacità operativa tra i nuovi e i vecchi sistemi

Nel tempo, i processi aziendali possono diventare sconnessi. Una singola piattaforma flessibile con architettura modulare può essere facilmente integrata per modernizzare l'intero flusso di lavoro dei documenti in uscita.

  1. Mancanza di risorse e competenze per implementare una strategia digitale dei flussi di lavoro

A differenza delle grandi imprese, che dispongono di risorse dedicate alle iniziative di trasformazione digitale, le PMI si avvalgono di team più snelli, in cui alcuni membri svolgono più funzioni. La buona notizia è che i software di gestione automatizzata dei documenti sono più accessibili e convenienti che mai. Molti di essi sono basati sul cloud e possono essere implementati in poche ore senza alcun coinvolgimento da parte dell'IT, in modo da essere rapidamente operativi.

  1. Non sapere da dove cominciare

Dovete automatizzare tutto il processo o solo una parte? Un partner tecnologico affidabile lavorerà al vostro fianco per definire le vostre regole aziendali e sviluppare una soluzione capace di soddisfare le vostre attuali esigenze e di evolversi di pari passo con la vostra azienda.

Scoprite come affrontare queste barriere nel nostro eBook: Enabling Your Digital Office for SMBs.

Come scegliere il miglior software di automazione documentale per la vostra azienda?

Scegliere il miglior software di automazione documentale per la vostra azienda può rivelarsi un compito arduo.

Infatti, non tutte le soluzioni sono create allo stesso modo. Alcune piattaforme sono più facili da usare rispetto ad altre, mentre altre sono complesse e decisamente costose. Pertanto, non è possibile scegliere la prima piattaforma che capita e aspettarsi di ottenere i risultati sperati. Con una buona comprensione delle vostre esigenze aziendali, unita ad un'attenta attività di pianificazione e ricerca, la vostra azienda potrà selezionare il software più adatto alle sue esigenze.

Per cominciare, vi consigliamo di condurre una valutazione delle vostre esigenze di automazione, individuando i documenti che vengono generati con maggiore ricorrenza. Saranno questi ad avere l'impatto più massiccio, una volta automatizzati. Chiedete il contributo di più funzioni aziendali, perché saranno in grado di dirvi quali sono i documenti fondamentali che richiedono una notevole quantità di tempo per essere generati.

Tra i documenti che potreste voler automatizzare figurano:

  • Fatture
  • Conferme di pagamento
  • Rendiconti
  • Lettere
  • Comunicazioni di marketing
  • Notifiche e avvisi
  • Solleciti di pagamento
  • Policy e moduli
  • Proposte e contratti

Consultate il nostro eBook: I 10 documenti principali che ogni PMI dovrebbe automatizzare ora per un piccolo aiuto in questo frangente.

Ecco 5 fattori da tenere in considerazione durante la valutazione delle opzioni disponibili.

  1. Selezionate un software che sia di facile utilizzo e che abbia un'interfaccia utente semplice e intuitiva

È fondamentale scegliere un software che sia facile da usare, in quanto se il suo utilizzo dovesse risultare troppo complicato, i dipendenti si sentiranno frustrati e torneranno al vecchio modo di fare le cose.

Scegliete un software dotato di un'interfaccia utente chiara e semplice. Gli utenti di estrazione non tecnica dovranno essere in grado di utilizzare la piattaforma senza il supporto dell'IT. Un software di automazione documentale moderno è intuitivo e consente ai suoi utenti di raggiungere un alto grado di padronanza in breve tempo.

  1. Scegliete un software con ampie opzioni di integrazione

Il vero valore dell'automazione documentale consiste nella capacità di estrarre i dati da più fonti per assemblare i documenti necessari. Fate in modo di scegliere un software capace di integrarsi con un'ampia varietà di piattaforme e strumenti. Valutate attentamente se le piattaforme sono integrabili con gli strumenti che utilizzate attualmente, nonché con quelli che potreste utilizzare in futuro.

Le migliori piattaforme software di automazione documentale possono interfacciarsi senza problemi con le piattaforme più diffuse utilizzate dalla maggior parte delle aziende.

  1. Selezionate un software sicuro

Molti dei documenti creati dalla vostra azienda includono informazioni personali e aziendali sensibili, quindi è fondamentale scegliere un software conforme ai più elevati standard di sicurezza. Vale anche la pena verificare se il software scelto consente a un utente di archiviare dati esclusivamente su un server locale o su un personal computer. Idealmente, il software dovrebbe supportare sia l'archiviazione in locale che sul cloud.

  1. Selezionate un software che supporti l'accesso tramite dispositivi mobili

Assicurati che il software da voi scelto supporti l'accesso tramite dispositivi mobili, in modo che i dipendenti possano generare i documenti ovunque si trovino.

  1. Selezionate un software che supporti i vostri casi d'uso specifici

Assicuratevi di scegliere un software di automazione documentale adatto ai casi d'uso specifici che la vostra organizzazione ha in mente. Il nostro consiglio è di esaminare dei casi di studio attinenti e/o testimonianze dei clienti per comprendere il vero valore della soluzione.

Quadient® Impress

Quadient Impress è una piattaforma completa di gestione automatizzata dei documenti in uscita, capace di automatizzare l'intero flusso di lavoro delle comunicazioni dirette ai clienti. Impress offre la flessibilità necessaria per inviare documenti transazionali tramite qualsiasi combinazione di canali: stampa, digitale o in outsourcing.

La suite di applicazioni e di servizi top di gamma di Impress offre alle PMI l'agilità per reagire e adattarsi rapidamente a esigenze normative, ambientali e dei clienti in continua evoluzione. Ogni applicazione funziona in modo indipendente o si integra perfettamente, il che consente di creare una soluzione personalizzata che si adatti magnificamente alle vostre esigenze attuali, senza privarvi della possibilità di aggiungere applicazioni e servizi aggiuntivi man mano che la vostra impresa cresce e si evolve.

Conclusione

L'automazione documentale consentirà alla vostra azienda di elaborare i documenti in modo più sicuro, efficiente e con maggiore frequenza. È stato dimostrato che essa migliora notevolmente le operazioni e i risultati aziendali, dall'accelerazione del flusso di cassa all'aumento del coinvolgimento dei dipendenti. Riflettete attentamente sul valore aggiunto che l'automazione dei processi documentali fornirà sia alla vostra azienda che ai vostri clienti.

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