書類を郵送業務は事務作業のなかでも基本的な作業のひとつです。しかし、単純作業でありながらも膨大な工数を要し、人件費の増大に悩まされている企業も多いのではないでしょうか。また、万が一誤って異なる宛先に書類が発送された場合、情報事故につながるおそれもあります。

そのようなリスクを少しでも軽減するためのツールとして、「封入封緘機(インサーター)」があります。今回の記事では、封入封緘機とは何か、どのような機能があるのかも含めて詳しく解説します。

封筒

封入封緘機(インサーター)とは?

封筒

引用:https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters/ds-40i

封入封緘機とはインサーターともよばれ、書類を封筒の中に入れる作業と、封書ののり付け作業を自動化するための機械です。

たとえば、大規模なセールなどを実施する場合、顧客に対してダイレクトメールを作成し発送するには膨大な手間がかかるものです。そのような事務作業の負担を大幅に削減できるソリューションが封入封緘機です。

封入封緘機のなかには、1時間あたり数千通もの書類を処理できるものも多く、これまで多くの工数をかけて行ってきた事務作業を大幅に削減できます。

 

 

封入封緘機(インサーター)の機能

封入封緘機の機能は主に3つに分類できます。それぞれの機能ごとに詳しく解説しましょう。

封入封緘機

引用:https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters/ds-64i

 

 

封入封緘機の機能|書類を折りたたむ

書類を発送する場合、はじめに封筒のサイズに合わせて折りたたむ必要がありますが、封入封緘機では折りたたみ作業も自動化できます。たとえば、二つ折りや四つ折りの場合はきれいに折りたたむことはできても、三つ折りは難易度が高く、複数の折り目がついてしまったりシワになったりすることもあるでしょう。

しかし、封入封緘機であれば、書類を正確かつきれいに折りたためるほか、手作業に比べてスピードも圧倒的です。また、顧客や取引先などに宛てた重要書類の場合、封筒から書類を取り出したときの見た目にも気を遣いたいもの。封入封緘機があれば書類をきれいに折りたたんだ状態で封入できるため、重要書類を発送する機会が多い企業や部署にとっては有益です。

 

 

封入封緘機の機能|書類を封筒の中に入れる

折りたたんだ書類を封筒の中に入れる作業も封入封緘機であれば自動化できます。一見すると単純な作業であっても、書類と封筒を1枚ずつ取り出し、正確かつスピーディーに作業を進めるためには慣れが必要です。また、誤って同じ書類を複数枚封入してしまったり、異なる宛先の封筒に書類を入れてしまったりといったミスが発生することも考えられます。

しかし、封入封緘機を活用することで手作業のような慣れは必要なく、誰でも一定の品質で高速に処理できるほか、単純作業が自動化され単純な人為的ミスを抑止できるでしょう。

 

 

封入封緘機の機能|封筒にのり付け

書類を折りたたみ、封筒の中に入れた後は封筒へののり付けを行います。こちらも一見すると単純作業に見えますが、のりづけの位置や量を間違えてしまうと、中の書類にのりが付着してしまうこともあります。また、大量ののり付けをする際に手の表面にのりが付着してしまい、封筒や書類がベタベタになってしまうケースも。

封入封緘機であれば、封筒のサイズに合わせて最適な場所へのり付けができ、量も適切であるため、手作業でありがちな失敗も最小限に抑えられるでしょう 

 

 

封入封緘機(インサーター)のメリット・デメリット

封入封緘機の導入を検討するにあたって、どのようなメリットがあるのかあらためて整理してみましょう。また、同時に、デメリットとして考えられることについても紹介します。

封筒

 

封入封緘機のメリット

バックオフィス部門の生産性向上

封入封緘機の最大のメリットは、冒頭でも紹介したとおり事務作業にかかる負担を大幅に軽減できることです。たとえば、請求書や納品書の準備や発送に手作業で毎日30分かかっていた場合、封入封緘機であれば書類と封筒をセットするだけで自動化されるため、作業工数としては数分で完了します。単純作業を自動化し、空いた時間をほかの業務に回すことができれば生産性が向上し業績アップにつながると期待できるでしょう。

 

企業や組織の信頼性担保

個人情報や機密情報などが含まれる重要書類の場合、先方に誤って郵送してしまうと「この会社の情報管理は大丈夫だろうか」と不信感を与えてしまうことにもなりかねません。書類の準備や発送は単純作業であるからこそ、できるだけ人手をかけることなく効率化することが重要なのです。

封入封緘機を導入することで、人手をかける作業が減り人為的なミスの削減につながります。書類の送付ミス・漏れによって取引先や顧客などに不信感を与えるリスクも減り、企業や組織の信頼性担保につながると期待できるでしょう。

 

 

封入封緘機のデメリット

コストがかかる

封入封緘機は日常的に大量の書類を処理する企業や組織に向けたソリューションのため、業務用の高度な機器が大半です。

 

設置場所の確保

封入封緘機は一度に数千枚といった大量の書類を封入することを想定しているため、機器本体のサイズも大きく、複合機よりも大型のものも存在します。重量も100kg前後から数百kg程度のものまで存在し、持ち運びを前提にした機器ではありません。そのため、封入封緘機を常時設置しておくスペースの確保は必須であり、複数拠点がある場合には拠点ごとに導入しなければなりません 

 

 

封入封緘機(インサーター)の種類

一口に封入封緘機といっても、企業規模や取り扱う書類の量、用途によって最適な機器は異なります。

封入封緘機|エントリーモデル

https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters/ds-64i​​封入封緘機

引用:https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters

エントリーモデルは封入封緘機のなかでも比較的小型のモデルが多く、持ち運びは難しいもののデスクの一角に置けるようなサイズが魅力です。処理できる封書は1時間に1,000通程度で、ほとんどの中小企業であればエントリーモデルでも十分対応できるでしょう

 

 

封入封緘機|中堅モデル

​​封入封緘機

引用:https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters

中堅モデルの封入封緘機は複合機と同等またはそれ以上のサイズの製品が多く、処理できる封書は1時間に2,000〜4,000通程度です。中小企業のなかでも特にダイレクトメールや書類の発送頻度が高く、毎月のように顧客に対して数千通、数万通の封書を発送している場合に最適で。

 

 

封入封緘機|高機能モデル

​​封入封緘機

引用:https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters

最上位の高機能モデルともなると、複合機数台分の大型サイズで1時間あたり5,000通以上の処理能力を誇ります。また、封入できる書類や封筒のサイズも豊富で、なかには小冊子のような厚みのあるものをスピーディーに封入できるものも。大企業で書類の発送頻度が特に高い場合などには高機能モデルが適しているでしょう

 

 

封入封緘機|まとめ

封筒

書類を封筒に入れてのり付けするという作業は、単純でありながらもミスの許されない重要な作業です。しかし、このような単純作業こそ人手に頼るのではなく自動化したほうがバックオフィス部門の生産性向上につながるはずです。封入封緘機の導入にかかるコストは決して安くはありませんが、事務作業に膨大な人件費をかけている企業や組織にとっては生産性向上につながる有効なツールでもあります。膨大な事務作業に頭を抱えている企業は、ぜひこの機会に封入封緘機の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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