大量の封筒が届く役所や企業向け！手間を削減の封筒開封業務を解決するには？

また、役所へのさまざまな申請には書類が必須で、封筒に書類を入れて発送している企業も多いのではないでしょうか。

しかし、封筒が届いてから中身の書類を取り出すためには開封作業が必須であり、乱雑に開封してしまうと中身の書類が破損してしまうこともあります。また、一度に数十通、数百通といった膨大な数の封筒を開封する作業は決して楽なものではなく、それだけで多くの時間を要してしまいます。

そこで、このような問題を解消するために役立つのが開封機とよばれるツールです。今回は、開封機とはどのような機器か、開封機を利用するメリットなども含め詳しく解説します。

 

 

大量に届く封筒の悩み

 

業務の連絡手段としてメールやチャットが主流となっている現在、書類のやり取りは以前と比べて格段に減ったといえるでしょう。

 

しかし、取引先や顧客によっては紙の請求書や納品書でやり取りしなければならなかったり、役所へ提出する申請書などはデジタルデータではなく紙に印刷する必要があったりと、完全なペーパーレス化が進んでいないことも事実です。

 

そのため、部署によっては日々大量の封書が届き、それを一つひとつ手作業で開封しなければなりません。

 

作業そのものは決して難しいものではありませんが、開封作業は慎重に行わないと中身の書類を傷つけてしまったり、手を怪我してしまったりすることも。

 

また、宛先によっても封筒の形状やサイズは異なるため、たとえば複数の封筒を重ねて一気に開封するといった作業効率化も難しいものです。

 

 

封筒の開封機とは

 

日々大量に届く封筒の開封作業を効率化する手段として、開封機とよばれる専用の機器を活用する方法があります。

 

開封機とはその名の通り、封筒の開封作業を自動化するもので、レターオープナーともよばれます。レターオープナーといえばペーパーナイフのような簡易的なツールが代表的ですが、今回紹介する開封機は一度に数十通、数百通といった大量の封筒をスピーディーかつ自動的に開封するものです。

 

 

開封機を使うメリット

 

これまで手作業で行ってきた開封作業を、わざわざ開封機を購入してまで自動化する必要があるのか、と疑問に感じる方もいるかもしれません。

 

開封機を導入することでどのようなメリットが期待できるのか、今回は特に重要な3つのポイントを紹介します。

 

 

一度に大量の封筒を開封できる

開封機は製品によっても性能は異なりますが、1分間に400通の封筒を自動的に開封できるモデルもあります。

 

また、さらに高性能なモデルになると、レターパックのような厚みのある封筒も1時間に8,000通開封できます。

 

たとえば、これまで手作業で1通あたり5秒程度を要していた作業が自動化できることで、ほかの業務に時間を割くこともできるでしょう。

 

生産性を向上するためには、定型的な業務をできるだけ削減し業務フローや業務プロセスを見直すことが第一歩といえます。開封機を導入することで定型的な業務から解放され、空いた時間をより生産性の高い業務に割り当てることができます。

 

 

内容物を破損するリスクがない

封筒のサイズや形状、厚みによっては、開封の力加減や方向を間違えると内容物を破損する危険性もあります。

 

開封機であれば封筒のサイズや形状に合わせて正確に開封でき、中に入っている書類を傷つけたり破損したりする心配がありません。

 

 

ケガをするリスクがない

手作業による封筒の開封は、内容物だけでなく作業する人がケガをするリスクもつきまといます。

 

特にペーパーナイフやカッターなどを使用する場合、刃物の方向や力加減を間違えてしまうと自分だけでなくほかの人まで負傷させる危険性も。

 

一方、ペーパーナイフやカッターを使用せず手で破いてしまうと、開封面の見栄えが悪いだけでなく、内容物を傷付けてしまうリスクも高まります。

 

開封機を利用すれば、誰でも安全にケガをすることなく開封作業ができます。

 

 

開封機の導入をおすすめする人や組織や企業

 

開封機は日々大量の封筒が届き、一通一通慎重に開封しなければならない場合に有効なソリューションといえます。

 

では、具体的にどのような組織や部署にとって開封機は有効なのでしょうか。具体的なユースケースを2つ紹介しましょう。

 

官公庁への書類申請が多い部署

社員が入社および退職した際など、人事や総務部門では社会保険事務所宛てに年金や健康保険関連のさまざま書類を提出しなければなりません。

 

一連の手続きが完了するとその旨の通知が封書で届きますが、大企業などで毎月のように転職者や退職者が多いと、書類のやり取りも膨大になります。

 

また、官公庁との書類のやり取りという意味では、建設業許可や申請などを行う部署も該当します。

 

このように、重要な公文書のやり取りには書面として証拠が残る封書が利用されるケースがいまだに多く、日常的にこれらを処理する部署では開封機のニーズは高いといえるでしょう。

 

 

申込書や請求書などを書面でやり取りする部署

取引先からの要望で、請求書や納品書を書面でやり取りしている部署はもちろんですが、顧客からの申込書を書面で受け取るために郵送でやり取りしている部署も開封機のニーズは高いはずです。

 

取引先が限られている場合は開封作業の数も限定的で手間がかかる心配はありませんが、一ヶ月のうちに複数回のやり取りが発生したり、取引先の数が膨大で月末などのタイミングで大量の封筒が到着したりする場合には、開封機で業務効率化が図れるでしょう。

 

 

重要書類の受け取りが多い部署

封筒の中身を取り出す際、一辺だけが開封された状態では、書類のサイズ等によっては取り残しが発生してしまうリスクがありますが、封筒の3辺をカットして開封するタイプの開封機を使う事により重要書類を確実に封筒から取り出す事が出来ます。

 

 

まとめ

開封機は封筒の開封作業を効率化し、スピーディーかつ確実に、そして安全に作業を進められるツールです。

 

封筒の開封と聞くと単純作業で専用機器の導入までは必要ないのではないかと考えがちですが、実際に業務に従事している担当者にとっては、業務の生産性を向上できる有用なツールであることは間違いありません。

 

また、手作業でありがちな内容物を破損するリスクも軽減できるため、作業品質の向上にも高い効果が見込めます。

 

日々膨大な量の封筒を一つひとつ手作業で開封している部署や担当者が存在する場合には、この機会に開封機を導入し業務効率化に役立ててみてはいかがでしょうか。