請求書や見積書、DM、チラシなど、毎日のように膨大な数の書類を準備し郵送に追われている企業も少なくありません。

 

テレワークにともないペーパーレス化が進んでいる現在においても、取引先の意向や顧客のニーズ、セキュリティ上の観点などから、書類のやり取りを行っている企業はまだまだ多いです。


しかし、書類の数が増えれば増えるほど業務の負荷は増大し、生産性を維持することが難しくなってきます。

 

そのような悩みを抱える企業におすすめしたいのが、封入封かん機の活用です。今回は、企業の規模や処理する書類の量に応じて、最適な封入封かん機を紹介します。

 

封入封かん機とは

封入封かん機とは、郵便物を発送する際に書類や冊子などを封筒に入れる作業(封入)と、封を閉じる作業(封かん)を自動化するための機器です。

 

たとえば、取引先へ請求書や見積書などを郵送する場合、1日に数枚程度であれば短時間で作業を終えることができますが、取引先が複数にわたる場合には膨大な数になることがあります。

 

また、業種によっては個人宅へDMを発送したり、定期的なキャンペーンやセールのチラシなどを郵送したりする場合もあるでしょう。そのような場合、封筒に入る大きさに書類を折り曲げて、1枚ずつ手作業で封入し封を閉じるのは膨大な時間を要します。

 

毎月のように数百、数千枚といった書類を郵送するとなると、その準備だけで社員の手が数日間埋まってしまうことも。

 

このような非効率的な作業を自動化し、社員にはより生産性の高い業務に従事してもらうためにも、封入封かん機は便利なツールといえるのです。

 

封入封かん機のラインナップ

一口に封入封かん機といっても、処理性能によってさまざまな機種が存在します。

 

今回は、郵便関連のさまざまなソリューションを提供しているクアディエントの封入封かん機について、企業の規模ごとにおすすめの機種を紹介しましょう。

 

個人事業主・小規模事業者におすすめ

個人事業主や小規模事業者の場合、オフィスのスペースも限られていることが多いため、コンパクトで幅をとらない「DS-40i」がおすすめです。

「DS-40i」(1,350通/時程度)

 

「DS-40i」

https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters/ds-40i

DS-40iは、クアディエントの封入封かん機のなかでもエントリーモデルに位置する商品です。

 

幅420mm、高さ540mm、奥行658mm、重量は37kgというコンパクトなサイズで、デスクの脇に置いても邪魔になりません。

 

1時間あたり最大1,350通の処理が可能であり、書類の折りたたみは三つ折り、二つ折り、四つ折り、折りなしの4パターンに対応。最大5枚までの書類を同時に折りたためるため、請求書や見積書などが複数枚にわたる場合でも安心です。

 

中小企業におすすめ

人手不足に悩んでいる中小企業には、業種や業務内容に合わせて処理性能が異なる「DS-64i」、「DS-75i」、「DS-85i」の3機種がおすすめです。

「DS-64i」(2,000通/時程度)

 

「DS-64i」

https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters/ds-64i

DS-64iは1時間に最大2,500通の処理が可能で、書類の折りたたみは内三つ折り、ゼット折り、二つ折り、四つ折り、折り無しの5パターンに対応しています。

 

また、書類は最大5枚、2mmまでの厚さを処理できます。

 

定期的にDMを発送する中小企業のなかで、コストを最小限に抑えつつ封入封かん機を導入したい場合におすすめの1台といえるでしょう。

 

「DS-75i」(3,800通/時程度)

 

「DS-75i」

https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters/ds-75i

DS-75iは1時間に最大3,800通の処理が可能で、書類の折りたたみはDS-64iと同様に5パターンに対応しています。

 

一度に折りたためる書類は最大10枚、2.5mmまでの厚みに対応しているため、契約書などを発送する際にも活用できるでしょう。

 

また、紙を給紙するフィーダーは1個あたり325枚のストックが可能で、フィーダーリンクによって3個のフィーダーを連結すれば最大975枚の給紙に対応。

 

大量の書類を準備する際にも、給紙切れによって頻繁に仕事が中断される心配がありません。

 

「DS-85i」(4,000通程度)

 

「DS-85i」

https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters/ds-85i

DS-85iは1時間に最大4,000通の処理が可能で、書類の折りたたみはDS-64i、DS-75iと同様に5パターンに対応しています。

 

また、折りたたみ性能は最大10枚、2.5mmの厚みとなっています。

 

1個あたり325枚のストックが可能なフィーダーを最大6個まで連結できるほか、書類の種類に合わせて折りたたみパターンや枚数などを指定できるジョブメモリーは50件まで対応。

 

中小企業のなかでも特に書類の発送作業が多く、毎日のように煩雑な事務作業に追われている場合におすすめの1台です。

 

大企業におすすめ

社内に数多くの部門があり、不特定多数の社員が頻繁に利用することが想定される大企業においては「DS-95i」がおすすめです。

「DS-95i」(4,300通程度)

 

「DS-95i」

https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters/ds-95i

DS-95iはクアディエントの封入封かん機のなかでも上位モデルにあたります。

 

1時間あたりの処理可能枚数は4,300通で、5パターンの折りたたみに対応。厚みは2.5mmまでの書類を折りたたむことができます。

 

本体には10インチのカラータッチパネルが搭載されており、分かりやすいグラフィカルな表示で操作手順を案内してくれます。

 

不特定多数の社員が利用する大企業の場合、操作が複雑な機器を導入すると社員からの問い合わせが増え、総務部門や情報システム部門の担当者の業務が増大します。

 

しかし、DS-95iはそのような心配もなく、全社の生産性向上に貢献できるでしょう。

 

多様な郵便物を発送する企業におすすめ

封筒に入れて発送するものは書類だけとは限らず、厚みのある小冊子やパンフレットなどを封入しなければならない場合もあるでしょう。

 

多様な郵便物を発送する機会が多い企業には、「DS-200i」がおすすめです。

「DS-200i」(5,000通程度)

「DS-200i」

https://www.quadient.com/ja-JP/smart-mail-shipping/folder-inserters/ds-200i

DS-200iは、クアディエントの封入封かん機のなかでもフラッグシップモデルにあたり、多彩な機能を持ち合わせた高性能な1台です。

 

1時間あたり最大5,000通もの処理が可能で、5パターンの折りたたみに対応。書類の厚さは6mmまで対応しており、カタログやパンフレットの封入も簡単にできます。

 

本体には22インチのカラータッチパネルを搭載しており、ジョブメモリーは無制限に登録可能です。

 

DS-95iでは対応しきれないほど大量の郵便物を発送する企業や、毎月定期的に取引先などへカタログを送付しなければならない企業などにおすすめのモデルといえるでしょう。

 

企業規模や処理数に応じて最適な1台を選ぼう

封入封かん機は処理能力に応じてさまざまな種類があり、企業規模や用途に応じて選ぶことが重要です。

 

処理性能が高いことに越したことはありませんが、高性能な機種になればなるほど本体のサイズや重量も大型化し、オフィスに入りきらないといったリスクも考えられます。

 

また、機械に頼らずとも、これまで通り手作業で行えば良いだろうと考えている企業もあるかもしれません。

 

しかし、実際に封入封かん機を導入することで社員の定型業務は大幅に軽減し、空いた時間をより生産性の高い業務に振り分けることで、業績アップも期待できるでしょう。

 

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