Verstuur je e-facturen en digitaliseer je inkomende facturen meteen? Een goed begin, maar als je wil dat je digitale strategie rendeert, is er méér nodig.

 

Helemaal mee met het digitale tijdperk?

Het digitale tijdperk is geen toekomstperspectief: het is er al, hier en nu. Uiteraard hoeft niet alles te digitaliseren en moet je als bedrijf niet op elke voorbijrijdende kar springen, maar er zijn wel enkele evoluties die je niet mag missen als je tegemoet wil komen aan de veranderende verwachtingen van consumenten én de economische uitdagingen van het moment. Door gericht te digitaliseren, kun je jezelf en je medewerkers bijvoorbeeld tijd uitsparen, en maak je het je klanten soms ook veel makkelijker. Sommige vernieuwingen laten je toe om beter op de noden van je klanten in te spelen, denk maar aan de mogelijkheid om informatie op te vragen via een app. Andere innovaties helpen je dan weer om de kwaliteit van je producten of diensten te verhogen. In elk geval is duidelijk dat digitaliseren je de kans kan geven – er zijn geen garanties – om de concurrentie een stapje voor te zijn.

Veel kmo’s beginnen aan deze digitale transformatie met voorzichtige stapjes, en terecht. Vaak wordt eerst gekeken naar de mogelijkheden van elektronisch factureren, een stap die op print- en postkosten bespaart. Ook documentenopslag in de cloud is doorgaans een van de eerste etappes, net als het inscannen van inkomende facturen.

 

Facturen inscannen? Ja, maar …

Deze drie maatregelen samen laten bedrijven toe om de boekhouding en documentenstroom volledig digitaal te behandelen. Toch zijn deze drie stappen niet voldoende om het proces helemaal in goede banen te leiden. Want zonder de juiste infrastructuur, zal je elk ingescand document ‘manueel’ moeten opzoeken op de computer en altijd via e-mail aan de juiste personen bezorgen, waarna zij het wellicht afdrukken, handtekenen en opnieuw inscannen. Dat is allesbehalve efficiënt en levert je dus geen tijdswinst op.

 

Documenten scannen én digitaal verwerken

Je scanner mag nog zo geavanceerd zijn, wat je écht nodig hebt is software die de workflow van het scannen tot het uitbetalen makkelijker maakt. Software waarmee je, met andere woorden, elk elektronisch bestand volledig elektronisch kunt afhandelen, zonder dat je te veel moet wisselen tussen computerprogramma’s, en al helemaal zonder print- en scantoestellen.

Scan je je facturen al in en sla je ze in de cloud op? En verstuur je uitgaande facturen ook elektronisch? Dan moet je als volgende stap werk maken van software waarmee je …

  • … ingescande facturen met een druk op de knop bij de juiste medewerker of afdeling kunt laten terechtkomen.
  • … voor bepaalde bestandstypes makkelijke goedkeuringsregels kunt opstellen.
  • … facturen in hetzelfde programma kunt becommentariëren.
  • … facturen doeltreffend kunt beveiligen.
  • … facturen, betaalbewijzen en andere documenten handig kunt opslaan.
  • … alle documenten op één plek kunt opzoeken.

Ten slotte moet je ervoor zorgen dat je softwarepakket perfect aansluit op je bestaande, vertrouwde boekhoudsoftware. De twee programma’s moeten naadloos met elkaar samenwerken, zodat jouw medewerkers geen enkele moeite hebben om de boekhouding nauwkeurig op te volgen.

 

Voordelen van documenten digitaliseren

Neotrax is het antwoord van Quadient op de vragen van bedrijven over hoe ze inkomende post moeiteloos opnemen in de digitale workflows van het bedrijf. Met Neotrax digitaliseer je je inkomende post vlotjes bij de ‘point of entry’ én voorzie je in praktische workflows binnen je organisatie. Zo helpt Neotrax jou en je medewerkers om écht tijd te besparen, zodat er energie vrijkomt om andere zaken te doen, de business uit te breiden of je verder te specialiseren. Doordat facturen sneller verwerkt raken, is het makkelijk om je financiën van nabij te volgen. Nog een cruciaal voordeel is dat je minder fysieke archiefruimte nodig hebt: alles wordt immers netjes digitaal gearchiveerd.

Gerelateerde bronnen

AIMS: Automated Insertion Management System
Brochure

AIMS: Automated Insertion Management System

Brochure - AIMS: Automated Insertion Management System

Managing Ad Hoc Mail with Impress Dispatch
Brochure

Ad hoc post beheren met Quadient Impress Dispatch

Quadient Impress Dispatch Use Case Brochure
graphics
Webinar

Graphics webinar: PRINTEN OP BIJNA ELKE ONDERGROND

Tijdens dit digitale event zal Roland in samenwerking met Quadient u live demonstreren en uitleggen, hoe u met diverse apparatuur de beste resultaten kunt verkrijgen op printgebied. Vanuit het...
Webinar: Neotrax
Webinar

Webinar: Neotrax

Vandaag de dag zijn virtuele werkrelaties de norm geworden. Oplossingen voor elektronisch documentmanagement helpen organisaties om een compleet scala aan documenten op een veilige,  sterk...
Experience

Experience

Een rijke geschiedenis van leiderschap en ervaring

Gesteund door experts

Gesteund door experts

Gartner, Forrester, en Aspire

Expertise

Expertise

8 miljard gepersonaliseerde ervaringen jaarlijks

Bewezen track record

Bewezen track record

97% klanttevredenheid