Je inkomende facturen digitaliseren is de ideale automatiseringsoplossing. Goedkeuren, archiveren en opzoeken van facturen wordt kinderspel. Bovendien bespaar je dankzij digitale facturering heel wat papier en administratieve rompslomp. Ontdek hier de vijf voornaamste troeven.

 

Betalingsproces versnellen

De gescande facturen worden meteen via e-mail als pdf verstuurd naar de verschillende departementen en de betrokken collega’s. De digitale archivering van facturen biedt een duidelijke meerwaarde in vergelijking met de manuele klassering of opberging van de documenten.

De facturen kunnen ook snel en makkelijk naar collega’s worden verdeeld, wat het betalingsproces aanzienlijk versnelt en de cashflow ten goede komt. Bovendien wordt er op elk moment gewaakt over de goedkeuring van de facturen, die dankzij de IMW-software snel en efficiënt verloopt.    
 

Documenten makkelijk beheren en lokaliseren

Als je je facturen en andere documenten digitaal bewaart, kun je ze makkelijk beheren en lokaliseren. Zo weet je onder andere waar elk goed te keuren document zich bevindt. De goedkeuring wordt bovendien sterk vereenvoudigd: iedere persoon betrokken bij het goedkeuringsproces ontvangt de facturen op het juiste moment en kan documenten goedkeuren, weigeren of commentaar toevoegen. Tot slot hoef je dankzij de geavanceerde zoekmotor niet meer aan je leveranciers te vragen om facturen die je niet meer terugvindt, opnieuw op te sturen.

 

Facturen snel archiveren en opzoeken

Archiveren en snel opzoeken wordt gefaciliteerd door de zoekmotor en de automatische herkenning via OCR (Optical Character Recognition) van de gescande documenten. Je hebt dan ook altijd, overal en vanop elk apparaat toegang tot je facturen. OCR laat toe om gedigitaliseerde documenten van beeldformaat naar tekstformaat om te zetten. Op die manier kun je opzoekingen doen via trefwoorden die op het papieren document werden gedrukt.

 

Plaats en kosten besparen

Alle gedigitaliseerde documenten worden in het geheugen opgeslagen. Je hoeft dus geen opslagruimte te voorzien, stockageruimte te huren of de facturen meermaals te kopiëren om ze in verschillende mappen te bewaren. Zo is facturen digitaliseren synoniem met kosten en tijd besparen.   

 

Meer dan alleen facturatie

Digitaliseren resulteert in een makkelijke verdeling van papieren en elektronische documenten. Digitale archivering is niet alleen handig voor de facturatie, maar kan ook gebruikt worden voor interne documenten zoals onkostennota’s, creditnota’s en vakantieaanvragen. Daarnaast komen externe documenten zoals bestelbonnen en offertes in aanmerking.


Deze werkwijze vereenvoudigt het werk van de hele onderneming. Je bespaart kosten en opslagruimte en verkort de tijd die je nodig hebt om de documenten te behandelen. Stop dus je zoektocht, kies voor digitalisering en doe jezelf en je onderneming een plezier!

Gerelateerde bronnen

AIMS: Automated Insertion Management System
Brochure

AIMS: Automated Insertion Management System

Brochure - AIMS: Automated Insertion Management System

Managing Ad Hoc Mail with Impress Dispatch
Brochure

Ad hoc post beheren met Quadient Impress Dispatch

Quadient Impress Dispatch Use Case Brochure
Graphics webinar: PRINTEN OP BIJNA ELKE ONDERGROND
Webinar

Graphics webinar: PRINTEN OP BIJNA ELKE ONDERGROND

Tijdens dit digitale event zal Roland in samenwerking met Quadient u live demonstreren en uitleggen, hoe u met diverse apparatuur de beste resultaten kunt verkrijgen op printgebied. Vanuit het...
Webinar: Neotrax
Webinar

Webinar: Neotrax

Vandaag de dag zijn virtuele werkrelaties de norm geworden. Oplossingen voor elektronisch documentmanagement helpen organisaties om een compleet scala aan documenten op een veilige,  sterk...
Experience

Experience

Een rijke geschiedenis van leiderschap en ervaring

Gesteund door experts

Gesteund door experts

Gartner, Forrester, en Aspire

Expertise

Expertise

8 miljard gepersonaliseerde ervaringen jaarlijks

Bewezen track record

Bewezen track record

97% klanttevredenheid