De efficiënte verwerking en archivering van facturen is een must voor elke organisatie, ongeacht de grootte. Een systeem om inkomende facturen te digitaliseren is handig, maar digitaliseringssoftware met een geïntegreerd boekhoud- of ERP-systeem levert nog betere resultaten op. Ontdek hier het hoe en waarom.

 

Digitaliseringssoftware geïntegreerd in boekhoud- of ERP-systeem


Met de nieuwe digitaliseringssoftware Neotrax van Quadient maak je automatisch een koppeling met je boekhoud- of ERP-systeem. Je blijft dus bijvoorbeeld in SAP werken, van waaruit je in één muisklik facturen kunt digitaliseren. Het is dus niet nodig om beide systemen te openen en naast elkaar te gebruiken. Zo werk je niet alleen efficiënter, je kunt ook je facturatie optimaliseren.


De workflow van digitale facturen


Het digitaliseringssoftware van Neotrax bestaat uit verschillende stappen:

Scannen
Wanneer een document (factuur, bestelbon, inkooporder of afleverbon) binnenkomt, wordt het onmiddellijk gescand en gedigitaliseerd. Het is dus niet nodig dus om die papieren in een map te doen en in een archiefkast te bewaren.

Indexeren
Dankzij het indexeren wordt het type document benoemd. Dat gebeurt automatisch door middel van OCR (Optical Character Recognition; optische tekenherkenning), maar je kunt ook handmatig een aantal velden invullen.

Verdelen
Zodra de factuur is geïndexeerd, wordt het naar de juiste persoon verstuurd. In de digitaliseringssoftware kun je regels aanmaken en bijvoorbeeld ervoor zorgen dat inkomende facturen van meer dan 5.000 euro automatisch naar een bepaalde medewerker worden gestuurd. De geadresseerden krijgen een melding via e-mail dat het document beschikbaar is.

Goedkeuren
Na het distribueren volgt de goedkeuring, zodat de factuur betaald kan worden.

Archiveren (en opzoeken)
Daarna worden de facturen bewaard en gearchiveerd, zodat ze voor iedereen beschikbaar zijn en makkelijk worden teruggevonden. Je hoeft ze niet in het facturatiesysteem én in het boekhoud- of ERP-systeem op te slaan. De koppeling gebeurt automatisch.


De voordelen van de digitalisering van facturen

De digitalisering van facturen is niet alleen weggelegd voor grote ondernemingen en multinationals. Ook het MKB heeft er baat bij. Uit onderzoek van Quadient UK blijkt dat momenteel slechts 22 procent van de kleine ondernemingen gebruikmaakt van e-facturatie. Bij bedrijven met een gemiddelde grootte is dat 43 procent. De voordelen van het digitaliseren van inkomende post (facturen en andere documenten) zijn desondanks niet te onderschatten. Medewerkers besparen zo veel kostbare tijd en de verwerking van inkomende post gebeurt sneller. Bovendien wordt de foutenmarge bij elektronische archivering tot nul herleid. Neotrax van Quadient is een doeltreffend en gebruiksvriendelijk systeem dat orde schept en de interne werking van een bedrijf ten goede komt.

Meer weten over het digitaliseren van de administratie? Neem contact met ons op voor advies op maat!

Gerelateerde bronnen

AIMS: Automated Insertion Management System
Brochure

AIMS: Automated Insertion Management System

Brochure - AIMS: Automated Insertion Management System

Managing Ad Hoc Mail with Impress Dispatch
Brochure

Ad hoc post beheren met Quadient Impress Dispatch

Quadient Impress Dispatch Use Case Brochure
Graphics webinar: PRINTEN OP BIJNA ELKE ONDERGROND
Webinar

Graphics webinar: PRINTEN OP BIJNA ELKE ONDERGROND

Tijdens dit digitale event zal Roland in samenwerking met Quadient u live demonstreren en uitleggen, hoe u met diverse apparatuur de beste resultaten kunt verkrijgen op printgebied. Vanuit het...
Webinar: Neotrax
Webinar

Webinar: Neotrax

Vandaag de dag zijn virtuele werkrelaties de norm geworden. Oplossingen voor elektronisch documentmanagement helpen organisaties om een compleet scala aan documenten op een veilige,  sterk...
Experience

Experience

Een rijke geschiedenis van leiderschap en ervaring

Gesteund door experts

Gesteund door experts

Gartner, Forrester, en Aspire

Expertise

Expertise

8 miljard gepersonaliseerde ervaringen jaarlijks

Bewezen track record

Bewezen track record

97% klanttevredenheid