Automatisering van bedrijfsprocessen

woensdag, nov. 9de 2022
business people working in an office discussing a marketing plan

De COVID-19-pandemie heeft grote gevolgen gehad voor hoe en waar de bedrijven werken. Zowel grote als kleine organisaties moesten hun werknemers snel vanuit huis kunnen laten werken. 

Voor het midden- en kleinbedrijf (mkb) was deze verandering in de personeelsdynamiek een bijzondere uitdaging. Mkb's moesten hun bedrijfsmodellen snel aanpassen om het bedrijf draaiende te houden. Velen kiezen oplossingen voor de automatisering van bedrijfsprocessen om enkele van de uitdagingen op het gebied van bedrijfscontinuïteit op te lossen.

Wat is Business Process Automation?

Business Process Automation (BPA) is het gebruik van technologie om herhaalbare, complexe bedrijfsactiviteiten te automatiseren. BPA stroomlijnt en transformeert de manier waarop bedrijven interne workflows beheren om geld te besparen, voor efficiëntie te zorgen en optimaal gebruik te maken van middelen. 

Veel bedrijven automatiseren slechts een deel van een bepaald bedrijfsproces. Andere vooruitstrevende bedrijven hebben bepaalde taken van begin tot eind geautomatiseerd. 

Waarom is de automatisering van bedrijfsprocessen belangrijk?

Klanten verwachten steeds meer dat bedrijven voldoen aan hun always-on bestaan. Klanten verwachten directheid en eenvoud. Ongeacht het contactpunt willen ze een consistente, gepersonaliseerde, gemakkelijke en veilige ervaring. 

Klanten hebben geen oog voor de talloze complexiteiten waarmee een bedrijf te maken krijgt bij het voldoen aan de verwachtingen. Complexiteiten zoals branchevoorschriften, steeds veranderende vereisten, operationele silo's, technologische infrastructuur, concurrentiedreigingen, economische situaties en opkomende kanalen. 

Maar klanten verwachten wel dat bedrijven oog voor hen hebben en hebben een lage tolerantie voor slechte ervaringen. Klanten willen als individu worden behandeld en niet als zakelijke transactie.

Hoe kunnen bedrijven voldoen aan deze snel veranderende eisen en een positieve klantervaring leveren? 

Nu er nieuwe manieren moeten worden gevonden om met klanten te communiceren en ze te binden, is het zaak om de kracht van technologie optimaal te benutten als de motor achter deze digitale revolutie. 

Technologische innovatie omvat tegenwoordig bijna elk facet van het menselijk leven en bedrijven moeten hun klanten kennen. Bedrijven moeten de behoeften van hun klanten begrijpen. Bedrijven moeten mogelijkheden vinden om technologie te gebruiken om op een dieper en zinvoller niveau contact te maken met hun klanten. 

Of u nu in de banksector werkt en gemakkelijke betalingsmogelijkheden wilt aanbieden of in de gezondheidszorg waar u toegang heeft tot medische dossiers: elk van deze scenario's vereist een vorm van technologische integratie in uw dagelijks leven.

Het onbenutte potentieel van technologische innovatie brengt de noodzaak met zich mee om over te schakelen naar een meer gedigitaliseerde mindset. Maar hoe wordt u meer digitaal gericht? Hoe laat u werknemers digitaal denken? Hoe maakt u de overstap naar digitaal als de huidige situatie voldoet voor uw bedrijfsdoelstellingen en er geen noodzaak is om bestaande processen te verstoren? 

Heel eenvoudig: vraag uw klanten wat ze echt willen en hoe ze dat willen. Zelfs een paar eenvoudige stappen om een workflow te automatiseren, een handmatig proces te digitaliseren of uw middelen efficiënter in te zetten voor zinvolle taken, kan al tot geweldige resultaten leiden en nog ambitieuzere doelen op de lange termijn opleveren. 

Op zijn minst kunnen bedrijven onderzoeken hoe ze met hun klanten communiceren. Zijn uw berichten goed toegankelijk? Worden ze geleverd via de voorkeurskanalen van uw klanten? 

Het omarmen van een digital-first mindset heeft nog een minder voor de hand liggend, maar even belangrijk voordeel. Het implementeren van nieuwe technologieën en omarmen van verandering levert een enorm concurrentievoordeel op. Door digitaal te gaan, kunnen kleine bedrijven zich veel beter aanpassen aan zakelijke veranderingen dan grote ondernemingen en kunnen ze snel inspelen op nieuwe ontwikkelingen. 

Volgens Gartner zegt 87 procent van de senior bedrijfsleiders dat digitalisering een prioriteit van hun bedrijf is en zegt 79 procent van de bedrijfsstrategen dat het hun bedrijf helemaal verandert en nieuwe inkomstenstromen creëert.

Dankzij de kracht van bedrijfsprocesautomatisering kunnen kleine en middelgrote ondernemingen zich concentreren op het contact met hun klanten. 

Volgens voorspellingen van Forrester is automatisering een van de meest ingrijpende en ontwrichtende krachten in de geschiedenis van de mensheid geweest. Het onderwerp staat steeds hoger op de agenda van besluitvormers en veel organisaties denken na over welke taken het waard zijn om geautomatiseerd te worden.

Zoals Forbes Insights meldt in zijn rapport dat is uitgevoerd in samenwerking met IBM, is er in bijna elke bedrijfstak sprake van een momentum nu organisaties intelligente automatisering omarmen. KPMG voorspelt een snelle toename van investeringen in intelligente automatisering, waarbij de totale uitgaven tegen 2025 naar verwachting 232 miljard dollar zullen bedragen, vergeleken met naar schatting 12,4 miljard dollar vandaag.

Maar zelfs die enorme groei vertelt niet het hele verhaal. Automatisering van bedrijfsprocessen houdt meer in dan het implementeren van technologie: het is een complete transformatie van de manier waarop bedrijven werken. 

Welke bedrijfsprocessen moeten geautomatiseerd worden?

Hier zijn een paar dingen waarmee u rekening moet houden bij het evalueren van processen om te automatiseren:

  • Welke bedrijfsprocessen brengen een groot aantal taken met zich mee?
  • Voor welke bedrijfsprocessen zijn meerdere mensen nodig?
  • Welke bedrijfsprocessen zijn tijdgevoelig?
  • Welke bedrijfsprocessen hebben een grote impact op andere systemen en processen?
  • Welke bedrijfsprocessen vereisen naleving en een audittrail?

Processen die aan deze criteria voldoen, zijn goede kandidaten voor automatisering.

Use cases voor mkb's voor de automatisering van bedrijfsprocessen

Procesautomatisering draait om het gebruik van technologie om handmatige taken te elimineren en zo operationele verbeteringen te realiseren. Een eenvoudige evaluatie van de bestaande methodologieën die worden gebruikt om kritieke klantcommunicatie voor te bereiden en te verzenden, kan bedrijven helpen het potentiële voordeel te bepalen van de vervanging van inefficiënte handmatige processen door geautomatiseerde workflows voor uitgaande documenten. 

De volgende gebieden zijn specifieke use cases en uitstekende kandidaten voor procesautomatisering. 

Beheren van uitgaande klantcommunicatie

Veel bedrijven ondervinden vertragingen bij het verzenden van klantcommunicatie en zijn vaak gedwongen een beroep te doen op werknemers uit andere delen van het bedrijf om tijdens piekperiodes te helpen bij het voorbereiden van de post. Werknemers zijn vaak bezig met het handmatig sorteren van documenten en het (drie)dubbel controleren van enveloppen om er zeker van te zijn dat de juiste documenten erin zitten. 

Door uitgaande documentprocessen te automatiseren, kunnen kleine en middelgrote bedrijven de tijd en moeite voor een omvangrijke mailing verminderen van een paar uur tot een paar klikken.

Geautomatiseerde levering van facturen 

Debiteurenworkflows (order-to-cash-processen) zijn van cruciaal belang voor alle organisaties. Bedrijven moeten betalingen ontvangen en hun leveranciers en werknemers betalen. 

Veel mkb's wachten te lang met het verzenden van facturen, omdat er problemen zijn met het proces of de operationele capaciteit rond de factuurworkflow. Het genereren, voorbereiden, verwerken en verzenden van facturen vereist een aanzienlijke inspanning en kan inefficiënt zijn. Automatisering van facturen kan dit proces stroomlijnen.

Optimaliseren van incassoprocessen 

Er is een sterke cashflow nodig om de lichten te laten branden. Veel financiële teams hebben moeite om nauwkeurige rapporten op te stellen over de kasstroom en statistieken over inkomsten, zoals rapporten over achterstallige betalingen en betalingstermijnen. 

Gegevens worden uit meerdere bronnen gehaald en opgeslagen in Excel-spreadsheets die voortdurend moeten worden bijgewerkt en verspreid onder interne stakeholders. Kostbare tijd en middelen worden verspild aan het dagelijkse incassoproces, zoals e-mailen, bellen, facturen opnieuw verzenden en geschillen beslechten. 

Moderne oplossingen voor output- en debiteurenbeheer kunnen het mkb helpen de cashflow beter te voorspellen door klanten te identificeren die mogelijk extra herinnerd moeten worden aan facturen en bieden alternatieve betalingswijzen om sneller betaald te krijgen.

Best practices voor BPA

Het gebruik van BPA-software is geen garantie voor succes. Een pragmatische benadering van automatisering wordt aanbevolen. 

Hier zijn een paar best practices om het meeste uit BPA te halen:

  • Begin met een duidelijk begrip van de processen die u wilt automatiseren: welke taken, wie is er verantwoordelijk voor deze taken en wanneer moeten deze taken worden uitgevoerd.
  • Bepaal duidelijke doelen met betrekking tot het automatiseren van een bedrijfsproces. 
  • Meet resultaten door de tijd heen. Het is mogelijk dat de verwachte resultaten niet onmiddellijk merkbaar zijn.
  • Geef werknemers een uitgebreide training en verwacht dat het enige tijd zal duren voor ze zich aangepast hebben.
  • Begrijp dat BPA een iteratief proces is dat een langetermijnvisie vereist.

Conclusie

Door documentworkflows te optimaliseren, kunnen kleine en middelgrote bedrijven aan belangrijke bedrijfsbehoeften voldoen, de bedrijfskosten verlagen, de klantervaring verbeteren, naleving en beveiliging waarborgen en interne middelen inzetten voor andere, meer strategische gebieden binnen de organisatie. Of uw doel nu is om een hybride personeelsbestand te ondersteunen, de klantervaring te verbeteren of de financiële gezondheid van uw bedrijf te verbeteren: al het bovenstaande kan worden bereikt door bedrijfsprocessen te automatiseren.