Automatiseringssoftware voor bedrijfsprocessen

woensdag, nov. 9de 2022
Digital icons of KPI and financial indicators projected in front of people working around a laptop

De coronapandemie heeft bij bedrijven van elke omvang grote veranderingen teweeggebracht. De overgang van kantoor- naar thuiswerk betekende een uitdaging voor organisaties om bedrijfsprocessen te beheren die vroeger gebaseerd waren op fysiek contact en papieren documenten. Bedrijven van elke omvang hebben moeten heroverwegen hoe zij bedrijfskritische processen beheren. Het implementeren van automatiseringssoftware voor bedrijfsprocessen (BPA) is een manier om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en uw bedrijf voor te bereiden op de toekomst.

Wat is automatiseringssoftware voor bedrijfsprocessen?

Automatiseringssoftware voor bedrijfsprocessen is de technologie die de automatisering van complexe bedrijfsprocessen beheert. Het is gericht op de automatisering van het 'bedrijfsbeheer' en wordt meestal gebruikt om kernprocessen te automatiseren. 

BPA-software stroomlijnt de manier waarop bedrijven interne workflows beheren, zoals uitgaande communicatie met klanten, levering van facturen en incassoprocessen, om geld te besparen, efficiëntie te creëren en middelen te optimaliseren.

Basisprincipes van automatiseringsoplossingen voor bedrijfsprocessen

BPA versnelt de afhandeling van taken door informatie op het juiste moment naar de juiste persoon te sturen via regels en acties die door de gebruiker zijn gedefinieerd. 

BPA houdt vaak in dat papieren processen worden vervangen door een digitaal proces. In plaats van te vertrouwen op de manuele input van medewerkers om een proces te voltooien, doorloopt de software automatisch de workflows en vraagt de gebruiker om actie te ondernemen wanneer dat nodig is.

Wat zijn de voordelen van het gebruik van automatiseringssoftware voor bedrijfsprocessen?

Het automatiseren van papieren processen met BPA-software verlaagt de operationele kosten, verbetert de ervaring van klanten en werknemers en stimuleert de groei van het bedrijf door belangrijke uitgaande en inkomende processen te automatiseren.

Moderne BPA-softwareoplossingen maken gebruik van bestaande kernsystemen en geven organisaties de controle over cruciale interacties met hun meest waardevolle bezit: de klant. Het resultaat is een betere efficiëntie door handmatige processen af te schaffen, een betere klantenservice te bieden en meer controle te hebben over het volgen van wet- en regelgeving. 

Dankzij de automatisering van bedrijfsprocessen kan uw organisatie documenten veiliger, efficiënter en vaker verwerken. Het geeft uw werknemers de vrijheid om zich te concentreren op belangrijkere taken en verhoogt uiteindelijk de betrokkenheid en tevredenheid van de werknemers.

BPA verbetert uw bedrijfsprocessen en -resultaten aanzienlijk, van het versnellen van de cashflow tot de mogelijkheid om de impact van elke communicatie te maximaliseren met gerichte marketingberichten.

Een ander voordeel van het gebruik van BPA-software is dat organisaties dankzij gedigitaliseerde inhoud op
een effectieve manier gebruik kunnen maken van sjablonen, analyses en business intelligence-tools. Om de automatisering van processen en digitale transformatie echt te laten werken, moeten bedrijven zich richten op het digitaliseren van de input die bij de organisatie binnenkomt. Het gaat er daarbij om toegang te krijgen tot die bedrijfskritische informatie die momenteel opgeslagen is in papieren documenten.

Tips om de beste automatiseringssoftware voor bedrijfsprocessen te kiezen voor uw bedrijf

Het kan een lastige taak zijn om de beste automatiseringssoftware voor bedrijfsprocessen te kiezen voor uw bedrijf. Hier volgen vijf tips die u kunnen helpen bij een weloverwogen aankoop van BPA-software.

1. Eenvoudige systeemintegratie

Zorg ervoor dat u voor BPA-software kiest die eenvoudig kan worden geïntegreerd met verschillende systemen. Systeemintegratie is belangrijk om het meeste uit uw platform te halen. 

2. Eenvoudig te gebruiken met intuïtieve navigatie

Zorg ervoor dat de software die u kiest gebruiksvriendelijk is en dat uw gebruikers er gemakkelijk in kunnen navigeren. Als de software te ingewikkeld is, zal dat tot frustratie leiden bij uw medewerkers, en zullen ze terugkeren naar de oude manier van werken. 

3. Luister naar de recensies

Zorg dat u samenwerkt met een leverancier die zich inzet voor het succes van hun klanten. Zorg ervoor dat u recensies van klanten leest en vraag potentiële verkopers naar hun klanttevredenheidscores.

4. Investeer in één flexibel platform dat samen met u kan evolueren naarmate uw bedrijf groeit

Het is misschien overweldigend om uit te zoeken hoe en waar u moet beginnen. Gelukkig zijn er allerlei kostenefficiënte, cloudgebaseerde oplossingen waarmee mkb's hun voordeel kunnen halen uit de voortgang van hun procesautomatisering en digitale transformatie. De technologie heeft zich zodanig ontwikkeld dat SaaS-tools voor het automatiseren van handmatige processen nu gemakkelijker toegankelijk en betaalbaar zijn.

Met één flexibel BPA-platform kunnen mkb's met weinig IT-middelen snel aan de slag. In sommige gevallen kunnen oplossingen binnen enkele uren worden geïmplementeerd.

5. Begin er niet alleen aan. Maak gebruik van de kennis en expertise van een vertrouwde partner

Terwijl de meeste grote bedrijven teams hebben die zich toeleggen op het bevorderen van digitale transformatie-initiatieven, beschikken de meeste mkb's niet over dezelfde middelen. Grote bedrijven hebben medewerkers die zich richten op het begrijpen van welke technologische componenten er nodig zijn. Ze hebben aanzienlijke bedragen uitgetrokken voor deze programma's en beschikken over interne middelen om hen te helpen bij elke stap in het proces.

Veel mkb's hebben niet eens een IT-afdeling, laat staan een team van toegewijde mensen die geld kunnen investeren om een gericht plan uit te werken voor de invoering van digitale workflows. 

Als u niet beschikt over de tools, assets, middelen en budgetten zoals die van de grote bedrijven, zoek dan een partner die u hierbij kan helpen. Vind de juiste partner met de juiste reeks oplossingen die voldoen aan uw specifieke bedrijfsbehoeften. 

Een vertrouwde adviseur, zoals Quadient, zal u helpen om vragen te beantwoorden zoals: 

• Moeten we een oplossing kopen en die zelf beheren, of moeten we onze grotere mailingacties uitbesteden?

• Hebben we een workflow die zowel medewerkers op locatie als op afstand ondersteunt? 

• Bieden we onze klanten de optimale ervaring? 

Dit zijn vragen die u moet stellen om de beste BPA-oplossing voor uw bedrijf te kunnen kiezen. Wees niet bang om een beroep te doen op de experts en te profiteren van de middelen die zij ter beschikking kunnen stellen.

Vertrouw op de expertise van uw partner om een deel van de verantwoordelijkheid op zich te nemen en ervoor te zorgen dat welke oplossing u ook implementeert, deze aan uw specifieke eisen voldoet en de beste ROI oplevert.

Conclusie

Het is het juiste moment voor kmo's/mkb's om hun huidige activiteiten te evalueren en de invoering van technologie te overwegen om hun bestaande processen te stroomlijnen en te optimaliseren. Het is bewezen dat BPA-software de kosten verlaagt, de winstgevendheid vergroot en een productief, efficiënt en meer betrokken personeelsbestand oplevert. Nog belangrijker is dat mkb's, door bedrijfsprocessen te automatiseren, de flexibiliteit krijgen om zich aan te passen, zich te ontwikkelen en te evolueren in een onzekere toekomst.