Documentautomatisering

woensdag, nov. 9de 2022
hand using a tablet working on documents

Veel kleine en middelgrote bedrijven (mkb's) zijn afhankelijk van handmatige processen voor het verzenden van belangrijke transactiedocumenten van klanten, zoals facturen, overzichten, meldingen en contracten. Handmatige processen leiden tot hogere operationele kosten en minder productieve medewerkers. Bovendien loopt uw bedrijf het risico op menselijke fouten. 

Om concurrerend te blijven, moeten bedrijven hun snelheid maximaliseren en het beste halen uit kleine teams en middelen. Een van de manieren om dit doel te bereiken is het elimineren van inefficiënte handmatige processen via intelligente documentautomatisering. 

Wat is documentautomatisering?

Documentautomatisering is het proces waarbij technologie wordt gebruikt om het opstellen en verspreiden van documenten te stroomlijnen. Dit kan gaan van het eenvoudig genereren van documenten tot complexere systemen voor documentbeheer. 

Er zijn veel voordelen verbonden aan de automatisering van het opstellen en beheren van documenten. Het meest voor de hand liggende voordeel is misschien wel dat het tijd en moeite kan besparen. Het automatiseren van repetitieve taken helpt ook om:

  • de nauwkeurigheid en consistentie te verbeteren
  • het personeel in te zetten voor andere activiteiten met toegevoegde waarde 
  • de naleving van wettelijke voorschriften te waarborgen

 

Waarom is documentautomatisering belangrijk?

Om in de steeds veranderende bedrijfswereld stand te houden, moeten mkb's zich aanpassen en aan de verwachtingen van de klant voldoen om een goede relatie met hun klanten te onderhouden. 

Gepersonaliseerde communicatie met gerichte en boeiende inhoud, die via het favoriete kanaal van de klant wordt geleverd, zorgt voor een betere ervaring. Veel kleine en middelgrote bedrijven hebben echter te kampen met inefficiënte workflows en repetitieve handmatige processen die betrekking hebben op de voorbereiding, verwerking en levering van klantdocumenten. Deze communicatie is dus niet

gemoderniseerd voor de huidige eisen, heeft hoge operationele kosten, en loopt het risico op gênante, dure fouten en potentiële beveiligingsproblemen.

Welke voordelen heeft documentautomatisering voor mijn bedrijf?

Door gebruik te maken van digitale tools, zoals documentautomatiseringssoftware, kunnen kleine en middelgrote bedrijven hun digitale evolutie versnellen en hun workflow optimaliseren. De modernisering van hun activiteiten en interne processen vergemakkelijkt de levering van documenten via meerdere kanalen, verhoogt de operationele efficiëntie en zorgt voor een betere klantervaring.

De implementatie van documentautomatisering biedt een gedisciplineerde aanpak voor het beheer van uw uitgaande communicatieproces.  Dit zijn enkele voordelen:

1. Verbetert de operationele efficiëntie

Haalt uw personeel handmatig uitzonderlijke documenten op, zoals facturen met nulsaldo? Besteedt u kostbare tijd aan het (drie)dubbel controleren van enveloppen om er zeker van te zijn dat de juiste documenten erin zitten?

Intelligente oplossingen voor documentautomatisering kunnen bedrijfsregels programmeren op basis van specifieke criteria, om ervoor te zorgen dat het juiste document altijd in de juiste enveloppe terechtkomt. 

2. Verhoogt de productiviteit en de moraal van medewerkers 

Bedrijven die afhankelijk zijn van handmatig werk om documenten voor te bereiden, te verwerken en te verzenden, zien wellicht de impact ervan op de moraal en de productiviteit van hun medewerkers over het hoofd.

Na verloop van tijd beïnvloeden repetitieve handmatige taken het gedrag en de prestaties van medewerkers. Een recente studie leverde de volgende vaststellingen op:

  • Medewerkers waren afgeleid en niet meer gemotiveerd, wat leidde tot vermijdbare fouten.
  • Medewerkers waren meer bezig met het afwerken van eentonige, handmatige taken dan met het waarborgen van nauwkeurigheid. Zelfs wanneer zij geen tijdslimiet en de kans hadden om hun werk dubbel te controleren,

- AIM Consulting Associates, “How Automation Impacts Document Workflow: A Pilot Study”, 2020

Medewerkers die zich alleen maar bezighouden met repetitieve taken zoals printen, sorteren en post in enveloppen doen, voelen zich na verloop van tijd minder betrokken en worden minder productief. Bedrijven die hun documenten automatiseren, geven hun medewerkers de tijd om belangrijkere projecten op zich te nemen die hen motiveren en stimuleren om winst te maken.

3. Waarborgt de beveiliging en vermindert het nalevingsrisico

Documentbeveiliging is essentieel. Bedrijven kunnen niet langer accepteren dat medewerkers documenten verkeerd verwerken vanwege een menselijke fout. Afgezien van de mogelijke juridische gevolgen in bepaalde sectoren, zullen ontevreden klanten er waarschijnlijk voor kiezen om geen zaken meer te doen met het bedrijf. 

Om klanten te behouden en om te groeien is het belangrijk dat bedrijven kunnen garanderen dat alle documenten veilig worden beheerd. Of documenten nu ter plaatse of elders worden geproduceerd, bedrijven moeten ervoor zorgen dat er protocollen zijn om de integriteit van documenten bij alle leveringskanalen te behouden.

4. Biedt de beste klantervaring

De verwachtingen van klanten zijn tegenwoordig hoger dan ooit. Bedrijven die consistente, gepersonaliseerde uitgaande communicatie produceren en deze afleveren via de gewenste kanalen van de klant, leveren een betere algemene klantervaring. Ze hebben meer kans om op te vallen bij hun klanten en bij de concurrentie. 

Ongeacht de leveringsmethode is de overschakeling van 'Beste klant' naar 'Beste Jane Smith' een kleine maar wel een belangrijke stap. Doelgerichte communicatie creëert een dialoog, helpt langdurige relaties met klanten op te bouwen en versterkt uw inzicht in de behoeften van een klant.

Met oplossingen voor documentautomatisering kunt u gerichte en gepersonaliseerde berichten toevoegen en documenten afleveren via de gedrukte of digitale kanalen waaraan uw klanten de voorkeur geven.

De automatisering van uw uitgaande communicatieprocessen levert een hele reeks voordelen op die uw bedrijf beter op de toekomst zullen voorbereiden.

Sectoren die kunnen profiteren van documentautomatisering zijn onder meer:

  • Boekhouding
  • Zakelijke dienstverlening
  • Financiële dienstverlening
  • Gezondheidszorg
  • Verzekeringen
  • Juridische dienstverlening
  • Lokale nutsbedrijven
  • Productie
  • vastgoedbeheer
  • Leveranciers van printservices
  • Professionele services

 

Aan de slag met documentautomatisering

Nu u weet welke voordelen documentautomatisering uw kleine of middelgrote bedrijf kan bieden, vraagt u zich misschien af hoe u daarmee aan de slag kunt gaan. 

Een goede eerste stap is om te bepalen in welke fase uw bedrijf zich bevindt met betrekking tot uw uitgaande mailproces. Bekijk ons rapport over klantcommunicatie om te zien hoe uw mkb scoort op deze belangrijke zakelijke prioriteiten.

Five stages of CCM

Maturiteitsmodel voor klantcommunicatie voor mkb's

Een maturiteitsmodel kan u helpen om te bepalen hoe een geoptimaliseerd proces voor uitgaande communicatie eruitziet en waar uw bedrijf eventueel tekortschiet. Hiermee kunt u nagaan waar uw bedrijf zich momenteel bevindt en duidelijke richtlijnen geven om uw organisatie naar een hoger niveau te tillen. 

Het maturiteitsmodel voor klantcommunicatie van Quadient kan mkb's helpen om een stappenplan te ontwikkelen dat hun communicatiestrategie voor klanten verbetert en optimaliseert. 

Ons maturiteitsmodel voor klantcommunicatie schetst de algemene kenmerken die bij elke ontwikkelingsfase horen. De fases variëren van het handmatig voorbereiden en verspreiden van documenten tot het gebruik van een geautomatiseerde oplossing die gemakkelijk in uw interne infrastructuur past en ermee samenwerkt. 

Met dit model kan een organisatie evolueren van een louter administratieve documentverwerking naar een systeem dat de interne middelen optimaliseert en een naadloze klantenervaring biedt. 

De onderstaande tabel geeft een overzicht van het maturiteitsmodel en de toenemende bedrijfsimpact naarmate u vooruitgang boekt. Over het algemeen zal het maturiteitsmodel u helpen: 

  • de huidige mogelijkheden in kaart te brengen ten opzichte van een reeks best practices voor elk opeenvolgend maturiteitsniveau 
  • een stappenplan op te stellen waarin wordt aangegeven wat u in elke fase mag verwachten
  • volgende stappen te visualiseren en doelstellingen vast te leggen zodat u op schema blijft 
CCM Maturity Model

Lees onze whitepaper: Beoordelingsgids voor klantcommunicatie: update en upgrade processen voor uitgaande documenten om te leren hoe u een stappenplan kunt opstellen om uw proces voor het beheer van uitgaande documenten te transformeren.

Conclusie

Efficiënt beheerde transactionele communicatie verlaagt de kosten, verbetert de winstgevendheid en creëert een productief, efficiënt personeelsbestand dat zich meer betrokken voelt. Het belangrijkste is dat mkb's, door uitgaande klantcommunicatie te automatiseren, de flexibiliteit krijgen om zich aan te passen, zich te ontwikkelen en te evolueren in een onzekere toekomst. Intelligente documentautomatisering kan uw bestaande processen stroomlijnen en optimaliseren om u een concurrentievoordeel te geven in het huidige zakelijke landschap.