Documentautomatisering voor de gezondheidszorg

In de gezondheidszorg maken externe factoren zoals de toenemende verwachtingen van patiënten, overheidsrichtlijnen zoals HIPAA en telewerkers uw documentprocessen complexer. 

Veel zorginstellingen vertrouwen op handmatige en arbeidsintensieve processen voor het verzenden van kritieke patiëntcommunicatie, zoals verklaringen, toestemmingsformulieren, informatieverzoeken en verzekeringsdocumenten. Meer dan ooit maken zorginstellingen gebruik van documentautomatisering voor het beheren en verzenden van kritieke patiëntencommunicatie. 

Zorginstellingen moeten snel kunnen reageren en zich snel kunnen aanpassen aan de eisen van patiënten, regelgeving en bedrijfsvoering. Documentbeheersoftware voor de gezondheidszorg automatiseert uw volledige workflow voor patiëntcommunicatie. Het biedt de flexibiliteit om kritieke communicatie via meerdere leveringskanalen te verzenden: print, digitaal of uitbesteed.

Documentautomatisering voor de gezondheidszorg leidt tot efficiëntie die met handmatige processen onmogelijk is en zorgt voor een betere patiëntenervaring.

Het dagelijkse leven van zorgverleners was voor de pandemie al ingewikkeld. Managers van zorginstellingen hebben te maken gehad met verschillende structurele veranderingen. Minder personeel heeft bijvoorbeeld geleid tot meer werkdruk, deels als gevolg van de exponentiële toename van administratieve taken. 

De meest voorkomende pijnpunten die directeuren van ziekenhuizen en klinieken noemen:

• Gebrek aan inzicht in documentprocessen 
• Veel belanghebbenden tevreden moeten stellen
• Een verandering in de manier waarop het bedrijf functioneert, met meer focus op winst en het verlagen van de kosten, als gevolg van toegenomen concurrentie en veeleisendere patiënten 

Een van de belangrijkste uitdagingen voor de gezondheidszorg is de invoering van nieuwe technologieën. Door de pandemie is het belang van digitalisering duidelijk geworden, met name de digitalisering van documentprocessen. 

Volgens een onderzoek van Forrester Consulting onder 450 senior IT- en zakelijke professionals is de manier waarop besluitvormers naar digitale documentverwerkingstools kijken sinds corona veranderd. Ook voorheen zagen ze digitalisering al als een essentiële operationele strategie om kosten te besparen, maar nu beschouwen ze digitale tools als strategisch voor de continuïteit van hun bedrijf. 

Door een digitaal documentproces in te voeren, kunnen zorgverleners niet alleen alle hierboven genoemde pijnpunten aanpakken, maar ook aanzienlijke waarde voor hun hele bedrijf genereren. Organisaties die uitsluitend digitale documentprocessen gebruiken, zien vijf keer meer verbetering in het handhaven van de bedrijfscontinuïteit dan bedrijven met minimale of geen digitale documentprocessen. 

Belangrijke voordelen die in het Forrester-onderzoek naar voren kwamen:

• Meer efficiëntie door snellere documentverwerking
• Verbeterde productiviteit van medewerkers en tijdwinst
• Verhoogde tevredenheid van patiënten
• Betere samenwerking tussen medewerkers en gemakkelijker documenten gebruiken en delen bij telewerken

Bronnen: Global Health Outlook 2020-rapport, Frost and Sullivan; Forrester Consulting-paper 'How Digital document processes are shifting from best practice to business necessity', augustus 2020

Moderne documentautomatiseringssoftware voor de gezondheidszorg, zoals het Impress-platform van Quadient, kan uw volledige workflow voor patiëntencommunicatie automatiseren en u de flexibiliteit bieden om kritieke communicatie via meerdere leveringskanalen te verzenden: print, digitaal of uitbesteed.

Print: consolideer post vanaf uw desktop en verzend deze vanaf elke locatie naar uw gecentraliseerde postproductiefaciliteit

Digitaal: verzend communicatie digitaal via een beveiligd, branded documentportaal

Uitbesteed: druk, sorteer, vul, frankeer en lever post vanaf uw bureau via een uitbestede hybride postoplossing

De toonaangevende hardware- en softwareoplossingen van Quadient voldoen aan de behoeften van zorginstellingen die legacy systemen en -processen moeten kunnen ondersteunen. Ze bieden zorginstellingen de flexibiliteit om snel te reageren en zich aan te passen aan de eisen van klanten, regelgeving en bedrijfsvoering.

De voordelen van documentautomatisering in de gezondheidszorg zijn duidelijk, maar hoe begint u ermee?

We adviseren om onderstaande stappen te volgen als u aan de slag gaat met documentautomatisering in de gezondheidszorg:

1. Analyseer uw bedrijf om de automatiseringsbehoeften te bepalen

Begin met het identificeren van documenten die het belangrijkst, duurst en arbeidsintensiefst zijn om te maken. Dat zijn doorgaans documenten die een grote invloed hebben op de ervaring van de patiënt. 

Voorbeelden van communicatie in de gezondheidszorg die geautomatiseerd kan worden: 

• Patiëntfacturen/incasso's
• Autorisaties en afwijzingen van claims
• Gezondheids-/medische dossiers en laboratoriumresultaten
• Claimformulieren
• Aanmaningen
• Afspraakbevestigingen
• Cheques (facturen en salarissen)
• Uitleg van dekkingen

2. Kies de juiste technologie 

Zorg ervoor dat u documentautomatiseringstechnologie kiest die uitgebreide integratiemogelijkheden heeft, zodat die met uw bestaande technologie werkt. Kies een documentautomatiseringsplatform dat gebruiksvriendelijk is en een eenvoudige gebruikersinterface heeft, zodat uw team het snel kan oppikken en niet zal terugvallen op de oude manier van werken.

Selecteer een technologiepartner die zich inzet voor het succes van zijn klanten. Beoordeel aanbevelingen van analisten, vraag potentiële leveranciers naar hun klanttevredenheidsscores en bekijk beoordelingssites om rechtstreeks van gebruikers te horen.

3. Houd rekening met huidige en toekomstige behoeften

Uw huidige behoeften zullen in de loop van de tijd evolueren, dus houd rekening met uw toekomstige behoeften en kies een platform dat met u meegroeit.

Als uw zorginstelling overstapt van papier naar geautomatiseerde documentverwerking, neemt de efficiëntie toe, wordt de productiviteit van de werknemers hoger en kunnen de zorgverleners zich concentreren op patiënten en positieve resultaten. Intelligente documentautomatisering vermindert het risico op fouten die van invloed kunnen zijn op de ervaring en de gezondheid van patiënten en de cashflow van de instelling.