Documentautomatisering voor verzekeraars

woensdag, nov. 9de 2022
insurance agent with couple looking through documents

De verzekeringsbranche heeft te maken gehad met talloze problemen en uitdagingen vanwege de wereldwijde pandemie. Nieuwe regelgeving, hogere schadebetalingen aan polishouders en nieuwe manieren van werken. Bovendien hebben klanten hogere verwachtingen gekregen en is de concurrentie toegenomen.

Veel verzekeraars zijn nu dan ook op zoek naar nieuwe manieren voor het beheren en verzenden van kritieke klantcommunicatie, zoals verlengingen, declaraties, goedkeuringen, polisdocumenten en kennisgevingen. Een eenvoudige tool waar u misschien niet aan gedacht hebt en die uw bedrijf tal van voordelen kan bieden, is een intelligent documentautomatiseringsplatform

Wat is geautomatiseerd documentbeheer?

De materiële en opportuniteitskosten van inefficiënte documentprocessen worden vaak onderschat. Het voorbereiden en verwerken van documenten vormt een belangrijke operationele kostenpost. Niet alleen de kosten van papier, enveloppen, inkt en frankering, maar ook van de tijd van uw werknemers die zij productiever zouden kunnen besteden.

In een volledig handmatig proces moeten medewerkers documenten afdrukken, sorteren, groeperen en in enveloppen doen. Bovendien moeten ze contactgegevens valideren om de hoeveelheid onbestelbare post te verminderen. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en uw postvolume kunnen deze kosten bij elkaar oplopen tot duizenden euro's.

Door documentprocessen te automatiseren, kunt u alle vereiste stappen voor het produceren, personaliseren en verzenden van klantcommunicatie optimaliseren en stroomlijnen. Met een intelligent documentautomatiseringsplatform kunt u al uw documenten beheren met een enkele geïntegreerde oplossing. Die biedt de flexibiliteit om documenten veilig te versturen via meerdere (fysieke of digitale) kanalen, zoals e-mail of een speciaal klantenportaal. 

Met intelligente documentautomatiseringssoftware kunt u documenten personaliseren, afzonderlijke documenten voor dezelfde ontvanger groeperen om portokosten te besparen of gerichte promotieberichten toevoegen. Moderne platforms hebben zelfs een ingebouwd goedkeuringsproces, zodat u documenten uit verschillende bronnen kunt bekijken om te controleren of ze consistent zijn en aan de richtlijnen van uw bedrijf voldoen.

Automatisering kan worden toegepast op enkelvoudige of batchcommunicatie, zoals kennisgevingen van claims, formulieren voor levensverzekeringen, ingebrekestellingen of aanmaningen. U kunt grote, omslachtige mailings ook uitbesteden aan een veilige outsourcer en uw mailingproces terug te brengen tot slechts enkele muisklikken. 

De 5 belangrijkste voordelen van automatisering voor uw verzekeringsbedrijf

    1. Betere klantervaring: de klantervaring is essentieel voor het behoud en de groei van uw omzet. Documentautomatisering verkort de verwerkingstijd en vermindert het aantal fouten, waardoor de klanttevredenheid aanzienlijk toeneemt.

De communicatie personaliseren en distribueren volgens de voorkeuren van uw klanten verhoogt ook aanzienlijk de klantentevredenheid. 

41% van de ondervraagde organisaties heeft de klanttevredenheid met ten minste 50% verhoogd door Quadient BPA-oplossingen te implementeren.
    2. Lagere operationele kosten: door de communicatie op papier te verminderen of te vervangen, bespaart u geld op portokosten en postbenodigdheden. 
61% van de ondervraagde organisaties wisten hun totale kosten met 25% of meer te verlagen dankzij de BPA-oplossingen van Quadient.
    3. Betere beveiliging en compliance: door de verzending van documenten te automatiseren, neemt het risico op menselijke fouten af en komen de juiste documenten bij de juiste klant terecht. 
92% van de ondervraagde organisaties elimineerde fouten door Quadient Impress-oplossingen te implementeren.
    4. Grotere betrokkenheid en productiviteit van werknemers: door tijdrovende taken te elimineren, kunnen uw werknemers zich concentreren op uw kernactiviteiten. 
88% van de ondervraagde organisaties behaalde positieve voordelen doordat waardevolle medewerkers zich konden bezighouden met waardevollere taken.
    5. Tijdbesparing: de voorbereiding van uitgaande communicatie kost aanzienlijk minder tijd. 
52% van de ondervraagde organisaties besteedde minstens 50% minder tijd aan hun postverwerking 

 

Welke soorten verzekeringsdocumenten kunnen worden geautomatiseerd?

Van de initiële aanvraag en de acceptatie tot de verwerking van claims: bijna alle verzekeringsdocumenten kunnen worden geautomatiseerd. Automatisering verkort drastisch de tijd die verzekeraars nodig hebben om documenten op te stellen, vermindert het aantal kostbare fouten, verhoogt de winstmarges en zorgt voor een betere algemene klantervaring.

Voorbeelden van verzekeringsdocumenten die geautomatiseerd kunnen worden:

Underwriting

Verzekeringsdocumentatie kan snel en nauwkeurig worden ingevuld met documentautomatiseringssoftware. Verzekeringgsjablonen kunnen worden gebruikt als leidraad voor de underwriter en de voorgestelde verzekeraar. De automatiseringssoftware legt klantinformatie vast in het beoordelingsdocument dat wordt gebruikt om de premie te berekenen. Na voltooiing van de berekeningen kan het document voor controle en ondertekening digitaal naar de klant worden verstuurd.

Verwerking van claims

De efficiënte verwerking van claims is van cruciaal belang voor het succes van verzekeringsmaatschappijen. Toch is het vaak een tijdrovend proces dat veel handwerk vereist en meerdere dagen in beslag neemt omdat agenten gegevens uit meerdere bronnen nodig hebben. Het inherente risico op menselijke fouten kan het proces verder vertragen.

Met documentautomatiseringssoftware kan informatie over claims elektronisch worden vastgelegd en kan klantinformatie uit een database worden opgenomen in rapporten. Alle vereiste informatie kan met de schaderegelaar worden gedeeld, zodat die de waarheidsgetrouwheid van de schadeclaim kan beoordelen.  

Aanmaken van polissen

Het aanmaken van polissen kan ook worden versneld met behulp van documentautomatiseringssoftware. Klanten kunnen online formulieren invullen en de relevante ondersteunende documentatie verstrekken. 

De software gebruikt de verstrekte informatie om een polisdocument met de vereiste clausules en dekkingsinformatie aan te maken. Klanten kunnen het polisdocument vervolgens digitaal ondertekenen en digitaal betalen. Een vergelijkbaar proces kan worden gebruikt voor het verlengen van verzekeringspolissen.

Aan de slag met documentautomatisering in verzekeringen

Nu u weet welke voordelen intelligente documentautomatisering uw verzekeringsbedrijf kan bieden, vraagt u zich misschien af hoe u daarmee aan de slag kunt gaan.

We raden u om te beginnen met de volgende stappen:

  1. Analyseer de huidige staat van uw bedrijf
  2. Analyseer en documenteer uw huidige processen
  3. Ontwerp uw ideale toekomstige processen en definieer uw doelen
  4. Bepaal welke personeelsleden, stappen en technologieën daarbij betrokken zijn
  5. Bestudeer succesverhalen van uw collega's
  6. Focus op langetermijnwaarde

 

Conclusie

Blijf niet achter! Verbeter de klantervaring en de betrokkenheid van medewerkers, verlaag de operationele kosten en beveilig verzekeringsdocumenten met intelligente documentautomatisering.

Klaar om uw documentprocessen te automatiseren? Met de gebruiksvriendelijke documentautomatiseringsoplossingen van Quadient kunnen verzekeringsmaatschappijen handmatige processen elimineren en de klantcommunicatie te stroomlijnen.