Software voor documentautomatisering

Nicole Dwyer | woensdag, nov. 9de 2022
group of individuals discussing something on the computer in a professional setting

Om effectief te kunnen concurreren en winstgevend te blijven, moeten kleine en middelgrote bedrijven (mkb's) manieren vinden om processen te stroomlijnen, overbodige zaken te elimineren en de efficiëntie te verbeteren. Kortom, meer doen met minder. Een van de eenvoudigste manieren om dit doel te bereiken is door intelligente documentautomatiseringssoftware te implementeren waarmee klantendocumenten, zoals facturen, contracten en overzichten, kunnen worden opgesteld, verwerkt en afgeleverd.

Wat is documentautomatiseringssoftware?

De technologie die documentautomatisering mogelijk maakt, heet documentautomatiseringssoftware. Automatiseringsoplossingen voor documenten versnellen het algemene proces van documentverwerking en -levering via intelligente workflows. De workflows automatiseren het groeperen, sorteren en leveren van documenten (of communicatie met klanten) via het gewenste leveringskanaal van de klant.

6 obstakels voor documentautomatisering en hoe mkb's deze kunnen overwinnen

Hoewel de coronapandemie de initiatieven voor digitale transformatie bij veel organisaties heeft versneld, werkt ongeveer 50% van de mkb's nog steeds met verouderde systemen en handmatige documentprocessen die niet optimaal of geoptimaliseerd zijn voor dit nieuwe normaal. 

Veel kleine en middelgrote bedrijven ondervinden dezelfde obstakels bij documentautomatisering:

  1. Bezorgdheid om huidige processen te verstoren

Veel mkb's blijven vertrouwen op verouderde handmatige processen omdat 'we het altijd al zo hebben gedaan'. Helaas zijn handmatige processen de grootste obstakels voor verandering. Hoewel de huidige processen functioneel kunnen zijn, zijn ze vaak niet geoptimaliseerd en kunnen ze het vermogen van uw bedrijf om zich te ontwikkelen in de weg staan.

  1. Diepgewortelde handmatige processen op papier

Hoewel papier een essentieel onderdeel is van de uitgaande communicatie met klanten in sectoren als financiën en de gezondheidszorg, zouden veel bedrijven er baat bij kunnen hebben om over te schakelen op multichannellevering en klanten te laten kiezen hoe zij hun berichten willen ontvangen.

  1. Culturele weerstand

Voor sommige werknemers maakt het idee van automatisering hun onzekerder omdat ze denken dat hun functie zal verdwijnen. Dit is niet het geval. Door documentautomatisering kunnen ze hun tijd besteden aan belangrijkere taken, die intellectueel veel stimulerender zijn en meer omzet genereren.

  1. Documentsilo's en mogelijke onbruikbaarheid tussen nieuwe en oude systemen

Na verloop van tijd kunnen bedrijfsprocessen losgekoppeld raken. Eén enkel, flexibel platform met een modulaire architectuur kan eenvoudig geïntegreerd worden om uw volledige workflow van uitgaande documenten te moderniseren.

  1. Gebrek aan middelen en expertise om een digitale workflowstrategie uit te rollen

In tegenstelling tot grote bedrijven die beschikken over middelen voor digitale transformatie-initiatieven, werken mkb's met kleine teams waarvan sommige leden meerdere rollen vervullen. Het goede nieuws is dat geautomatiseerde software voor documentbeheer toegankelijker en betaalbaarder is dan ooit. Veel software is cloudgebaseerd en kan in enkele uren worden geïmplementeerd met weinig tot geen betrokkenheid van de IT-afdeling, zodat u snel aan de slag kunt.

  1. Weet u niet waar u moet beginnen?

Moet u het proces geheel of gedeeltelijk automatiseren? Een betrouwbare technologiepartner zal met u samenwerken om uw bedrijfsregels te definiëren en een oplossing te ontwikkelen die aan uw huidige behoeften voldoet en met uw organisatie meegroeit.

Lees hoe u deze obstakels kunt aanpakken in ons e-book Een digitale werkplek bouwen voor mkb's.

Hoe kiest u de beste documentautomatiseringssoftware voor uw bedrijf?

Het kan een lastige taak zijn om de beste documentautomatiseringssoftware voor uw bedrijf te kiezen.

Bovendien zijn niet alle automatiseringssoftwareoplossingen hetzelfde. Sommige oplossingen zijn gemakkelijker te gebruiken dan andere, terwijl andere complex zijn en veel geld kosten. U kunt dus niet zomaar het eerste platform kiezen dat u vindt en dan verwachten dat u de gewenste resultaten behaalt. Met een goed inzicht in de bedrijfsbehoeften, een zorgvuldige planning en onderzoek kan uw bedrijf de juiste software kiezen.

Om te beginnen, adviseren we u om uw automatiseringsbehoeften te evalueren en te bepalen welke belangrijke documenten u regelmatig moet opstellen, aangezien deze de grootste impact zullen hebben als ze worden geautomatiseerd. Vraag input van verschillende afdelingen, omdat zij kunnen aangeven welke documenten belangrijk zijn maar veel tijd kosten om op te stellen.

Enkele veelvoorkomende documenten die u wellicht wilt automatiseren, zijn:

  • Facturen
  • Betalingsbevestigingen
  • Overzichten
  • Brieven
  • Marketingcommunicatie
  • Aankondigingen en meldingen
  • Aanmaningen en incassobrieven
  • Beleid en formulieren
  • Voorstellen en contracten

Bekijk ons e-book: Top 10 documenten die elke mkb nu zou moeten automatiseren om u daarbij te helpen.

Hier zijn 5 aandachtspunten die een rol spelen bij de evaluatie van de beschikbare opties.

  1. Kies voor software die gebruiksvriendelijk is en een eenvoudige gebruikersinterface heeft

Het is van cruciaal belang om documentautomatiseringssoftware te kiezen die gebruiksvriendelijk is. Als de software te ingewikkeld is, zullen uw medewerkers gefrustreerd raken en terugkeren naar de oude manier van werken.

Kies voor software met een duidelijke en eenvoudige gebruikersinterface. Niet-technische gebruikers moeten het platform kunnen gebruiken zonder de ondersteuning van IT. Moderne documentautomatiseringssoftware is intuïtief, zodat gebruikers er snel vertrouwd mee kunnen raken.

  1. Kies voor software met uitgebreide integratiemogelijkheden

De grote meerwaarde van documentautomatisering is dat er gegevens uit meerdere bronnen kunnen worden gehaald om de relevante documenten samen te stellen. Zorg ervoor dat u documentautomatiseringssoftware kiest die integreert met een groot aantal platforms en tools. Ga na of de platforms integreren met de tools die u momenteel gebruikt, en met de tools die u in de toekomst eventueel gaat gebruiken.

De beste softwareplatforms voor documentautomatisering kunnen integreren met de populaire platforms die door de meeste bedrijven worden gebruikt.

  1. Kies voor software die veilig is

Veel van de documenten die uw bedrijf opstelt, bevatten vertrouwelijke persoonlijke en zakelijke gegevens, dus het is van cruciaal belang dat u software kiest die voldoet aan de veiligheidsnormen. Het is ook belangrijk om na te gaan of de software die u kiest, gegevens op een lokale server of alleen op een pc kan opslaan. Het zou ideaal zijn als de software zowel cloud- als lokale opslag ondersteunt.

  1. Kies voor software die mobiele toegang ondersteunt

Zorg dat de software die u kiest mobiele toegang ondersteunt, zodat uw personeel documenten kan genereren, waar ze zich ook bevinden.

  1. Kies voor software die uw specifieke gebruik ondersteunt

Zorg dat u documentautomatiseringssoftware kiest die het specifieke gebruik ondersteunt dat uw organisatie voor ogen heeft. We raden u aan om relevante casestudy's en/of getuigenissen van klanten te bekijken om de meerwaarde van de oplossing te begrijpen.

Quadient® Impress

Quadient Impress is een uitgebreid platform voor het beheer van uitgaande documentautomatisering waarmee u uw volledige werkstroom voor klantcommunicatie kunt automatiseren. Impress biedt u de flexibiliteit om transactionele documenten te verzenden via verschillende kanalen: print, digitaal of uitbesteed.

De toonaangevende toepassingen en services van Impress bieden organisaties de flexibiliteit om snel te reageren en zich aan te passen aan steeds veranderende klanten-, regelgevings- en milieuvereisten. Elke toepassing werkt onafhankelijk of naadloos samen met anderen, zodat u een aangepaste oplossing kunt ontwerpen die het best past bij uw actuele behoeften. En u kunt extra toepassingen en services toevoegen naarmate uw bedrijf groeit en evolueert.

Conclusie

Met documentautomatisering kan uw bedrijf documenten veiliger, efficiënter en sneller verwerken. Het is bewezen dat het de bedrijfsvoering en -resultaten aanzienlijk verbetert, van het versnellen van de cashflow tot het vergroten van de betrokkenheid van werknemers. De automatisering van documentprocessen is belangrijk voor zowel uw bedrijf als uw klanten.