Voorbeelden van automatisering van bedrijfsprocessen

woensdag, nov. 9de 2022
business people working in an office discussing a marketing plan

Medewerkers besteden veel tijd aan het uitvoeren van repetitieve taken. Processen die in een paar dagen voltooid zouden moeten zijn, duren vaak weken. Als uw kleine of middelgrote bedrijf (mkb) nog steeds handmatig werkt, is het tijd om uw processen te moderniseren. 

Daar kan Business Process Automation (BPA) u van nut zijn. BPA is het gebruik van technologie om processen in een hele organisatie te automatiseren. Met BPA kunt u activiteiten stroomlijnen en de efficiëntie verhogen.

Waarom is automatisering van bedrijfsprocessen nuttig?

Het automatiseren van uw bedrijfsprocessen levert een groot aantal voordelen op, waaronder:

  • Verbetering van de klantervaring: een goede klantervaring is essentieel voor het voortbestaan en de groei van uw bedrijf. Als u uw communicatie personaliseert en levert volgens de voorkeuren van de klant, leidt dat tot een betere algehele klantervaring. 
  • Lagere operationele kosten: door de communicatie op papier te verminderen of te vervangen, bespaart u geld op frankeerkosten en postbenodigdheden. 
  • Betere beveiliging en compliance: door de verzending van documenten te automatiseren, neemt het risico op menselijke fouten af en komen de juiste documenten bij de juiste klant terecht. 
  • Grotere betrokkenheid en productiviteit van werknemers: door tijdrovende taken te elimineren, kunnen uw werknemers zich concentreren op uw kernactiviteiten. 
  • Tijdbesparing: de voorbereiding van belangrijke uitgaande communicatie kost aanzienlijk minder tijd. 

Automatisering van bedrijfsprocessen in de praktijk

BPA kan op talloze manieren worden aangepast aan verschillende sectoren en functies.

In dit gedeelte geven we een paar voorbeelden van klanten die het Impress-platform van Quadient hebben gebruikt om hun uitgaande communicatieprocessen te stroomlijnen en een sterke band met hun klanten op te bouwen.

De ONTO Group automatiseert communicatie over lesroosters met Quadient Impress

De ONTO Group is een onderwijstechnologiebedrijf dat scholen in het hele Verenigd Koninkrijk en in Dubai, Malawi en Zuid-Afrika ondersteunt bij het gebruik van gegevens. In 2020 wilde het bedrijf 'de beste oplossing vinden om zo snel en effectief mogelijk in een onvoorziene behoefte te voorzien'. 

ONTO Group zette Quadient Impress in om aangepaste lesroosters te maken voor de veranderde planning van de scholen tijdens die uitzonderlijke periode en om de documenten snel naar ouders te versturen. Deze lesroosters op maat zagen er professioneel uit, werden snel geproduceerd en binnen twee uur uitgegeven, wat dagen werk bespaarde. Het proces voor nauwkeurige en efficiënte invoer van informatie wordt ondersteund door automatische gegevensverzameling.

Download de volledige casestudy voor meer informatie.

De software en hardware van Quadient brengen een revolutie teweeg bij de documentprocessen van Automated HealthCare Solutions

Automated HealthCare Solutions (AHCS) verwerkt wekelijks voor 2 miljoen dollar aan claims en verstuurt gemiddeld 100.000 communicatiestukken per maand. Omdat de cashflow van het bedrijf afhankelijk is van de claims, moeten claims tijdig worden verwerkt. Naarmate het bedrijf groeide, werd het niet alleen steeds moeilijker om de hoeveelheid vereiste papieren en documentatie handmatig te organiseren, verzamelen en verzenden, maar kreeg AHCS ook te maken met hogere arbeids- en frankeringskosten.

Door processen te automatiseren met de hardware- en softwareoplossingen van Quadient, heeft AHCS zijn tijdrovende handmatige documentvoorbereidingsproces geëlimineerd en de inzet van zijn personeel geoptimaliseerd. AHCS' handmatige proces dat 6 tot 8 uur in beslag nam, werd teruggebracht tot minder dan 2 uur, zodat het bedrijf kon besparen op arbeidskosten door weekend- en overwerk. AHCS bespaarde in het eerste jaar alleen al op frankeerkosten meer dan 250.000 dollar en bereikte ROI in minder dan 10 maanden. 

Download de volledige casestudy voor meer informatie.

Vastgoedbedrijf bereikt nieuwe niveaus van efficiëntie, kostenbesparingen en beveiliging met Quadient Impress

Vastgoedbedrijf Tri-Hill was gefrustreerd en ontevreden met het grote aantal uren aan handmatig werk dat nodig was om maandelijks het huuroverzicht van de huurders te bezorgen. De directie van Tri-Hill wilde die tijdrovende administratieve uren liever besteden aan activiteiten die hun vastgoedbedrijf zouden laten groeien. Ze zochten een oplossing die zowel hun huurfactureringsproces zou stroomlijnen als een efficiënt en veilig proces voor het verzenden van post zou opleveren. Quadient Impress Distribute was het antwoord.

Met de webgebaseerde software kan Tri-Hill vanaf elke computer en vanuit een externe locatie de huurnota's afdrukken, sorteren, in enveloppen doen, deze sluiten en frankeren, en honderden poststukken bezorgen via de United States Postal Service®. Het bedrijf kreeg ook de mogelijkheid om documenten elektronisch te versturen via e-mail, fax of sms.

Download de casestudy voor meer informatie.

In dit gedeelte geven we een paar voorbeelden van klanten die gebruik hebben gemaakt van debiteurenplatform YayPay by Quadient om hun debiteurenprocessen te stroomlijnen en sneller betaald te krijgen, van waar dan ook.

StackAdapt bespaart gemiddeld 10 tot 15 uur per week met YayPay

Voordat StackAdapt de debiteurenoplossing van YayPay implementeerde, stond het bedrijf voor twee grote uitdagingen: het bieden van een naadloze, efficiënte klantervaring en het nauwkeurig voorspellen van betalingen en cashflow. 

De implementatie van YayPay heeft voor hen enorme voordelen opgeleverd:

  • Een tijdsbesparing van 10 tot 15 uur per week
  • Gelukkigere klanten
  • Volledig inzicht in de verhalen van hun klanten
  • Verbeterde selfservice voor klanten, met als resultaat meer klantbetrokkenheid

Download de casestudy voor meer informatie.

Cheetah Digital vermindert achterstallige debiteuren met 35%

Cheetah Digital had geen geautomatiseerd aanmaningsproces, zodat hun cliënten een factuur ontvingen en vervolgens nooit meer iets van het bedrijf hoorden, tenzij de factuur heel lang onbetaald bleef. De incassomedewerkers, die allemaal nieuw waren, benaderden hun portfolio allemaal op een verschillende manier wat betreft spreadsheets, systeemrapporten enzovoorts, dus er was geen consistente aanpak en geen zichtbaarheid voor anderen in het bedrijf.

Met de implementatie van de debiteurenoplossing Yaypay bereikten ze het volgende:

  • Een wereldwijde vermindering van de DSO met 20 dagen
  • Achterstallige debiteuren verminderd met 35%
  • Geautomatiseerde workflows die verkopen en het debiteurenteam integreren
  • Interne rapportage voor wereldwijde transparantie over de volledige debiteurenportfolio

Download de casestudy voor meer informatie. 

ServiceRocket kon met Yaypay zijn incassoworkflow automatiseren en aanzienlijk opschalen

ServiceRocket is wereldwijd toonaangevend op het gebied van softwareadoptie voor ondernemingen. Met een klein team en meerdere kantoren was er weinig overzicht over processen. 

Ze wilden hun debiteurenactiviteiten opschalen om het bedrijf beter te ondersteunen. Ze wilden de debiteurenteams die hun klantrelaties beheren ook meer inzicht geven in klantaccounts buiten het NetSuite-platform. Op deze manier zou ServiceRocket een holistischere benadering kunnen hanteren bij het beheer van de klantervaring. 

Na de implementatie van YayPay zag het bedrijf onmiddellijke resultaten:

    • YayPay hielp ServiceRocket om meer uit hun investering in de NetSuite-ERP te halen en meer geld het bedrijf in te brengen
    • Het bedrijf ervoer een verbetering in de incassosnelheid
    • Na de automatisering van de debiteurenactiviteiten van ServiceRocket werd de DSO met 10% verbeterd
    • Het financiële team van ServiceRocket heeft meer tijd om te werken 'aan dingen die een nettoverbetering aan het bedrijf bijdragen in plaats van alleen aan operationele verwerking' en de interne communicatie over de accounts van klanten is nu transparanter en meer op elkaar afgestemd

Download de casestudy voor meer informatie.

Conclusie

BPA kan worden ingezet om bijna alle bedrijfsprocessen te stroomlijnen, waardoor de efficiëntie toeneemt, de kosten dalen, tijd vrijkomt en u uw klanten beter van dienst kunt zijn. Dit is het moment voor het mkb om te investeren in BPA-software en hun bedrijf klaar te maken voor de toekomst.