Voordelen van automatisering van bedrijfsprocessen

woensdag, nov. 9de 2022
Digital icons of quality control and check marks in front of computer screen where people are working

De laatste jaren is de vraag naar automatisering van bedrijfsprocessen (BPA) in zowel grote als kleine bedrijven sterk toegenomen. Aangezien midden- en kleinbedrijven (mkb's) vaak over beperkte teams en middelen beschikken, kunnen zij veel voordeel halen uit de automatisering van hun processen. In dit artikel bespreken we de tien belangrijkste voordelen van BPA voor uw midden- of kleinbedrijf.

Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?

Automatisering van bedrijfsprocessen verwijst naar het gebruik van technologie om taken te automatiseren waarvoor anders menselijke handelingen nodig zouden zijn. Dankzij BPA worden routinewerkzaamheden niet langer door mensen maar door machines uitgevoerd. 

BPA gebruikt op regels gebaseerde logica om geautomatiseerde processen te starten zonder menselijke tussenkomst. BPA wordt soms bedrijfsautomatisering of digitale transformatie genoemd. BPA is niet alleen het gebruik van technologie, maar een volledige transformatie van de manier waarop een bedrijf dagelijks werkt.

BPA kan bijna elke activiteit in uw bedrijf ten goede komen. Van marketing tot verkoop en van human resources tot financiën: met automatisering krijgt u meer gedaan door slimmer te werken. Processen die herhaalbaar zijn, consistentie vereisen en foutloos moeten zijn, kunnen baat hebben bij BPA.

Bedrijven van elke omvang implementeren BPA vaak als onderdeel van hun digitale transformatiestrategie.

Tien belangrijke voordelen van het automatiseren van bedrijfsprocessen

Het automatiseren van bedrijfsprocessen elimineert knelpunten die tot verlies van tijd en inkomsten leiden. De efficiëntieverbeteringen komen elk aspect van een bedrijf ten goede: van een verbeterde productiviteit en naleving tot een betere klantervaring en hogere prestaties.

Hier zijn tien belangrijke voordelen van het automatiseren van bedrijfsprocessen:

1. Tijdsbesparing

Door uw bedrijfsprocessen te automatiseren, bespaart u de tijd en moeite die u besteedt aan handmatig werk. Hierdoor kunt u meer doen met minder en kunnen medewerkers zich concentreren op waardevollere taken. Zelfs als u maar een enkel proces automatiseert, kunt u elke dag meerdere uren besparen.

2. Betere operationele efficiëntie

Automatisering van bedrijfsprocessen levert bedrijven een groot aantal operationele voordelen op. Geautomatiseerde processen maken het bijvoorbeeld overbodig om te zorgen dat een proces van de ene stap naar de volgende gaat. 

BPA helpt ook bij het opsporen van problemen en knelpunten in procesworkflows. Door deze problemen aan te pakken, zal de efficiëntie toenemen.

3. Hogere productiviteit

BPA versnelt processen zodat het werk sneller wordt voltooid, wat resulteert in een aanzienlijk hogere productiviteit.

4. Standaardisering van activiteiten

BPA helpt u processen te standaardiseren, wat resulteert in consistente resultaten. BPA 

verhoogt ook de transparantie en controleerbaarheid. Doordat elke taak in een proces wordt geregistreerd, ontstaat een audittrail waarmee u kunt zien wie wat wanneer gedaan heeft. 

5. Lagere kosten

Handmatig uitgevoerde bedrijfsprocessen kunnen leiden tot een aanzienlijke verspilling van middelen. Door taken te automatiseren, minimaliseert u de operationele kosten en verhoogt u uw winstmarges. BPA zorgt dat uw middelen optimaal worden benut en verspilling wordt geëlimineerd.

Volgens Forrester kan BPA de operationele kosten tot wel 90% verlagen.

6. Minder menselijke fouten

Zelfs uw beste medewerkers maken wel eens fouten, vooral bij eentonige, repetitieve taken. Het zijn tenslotte mensen. In tegenstelling tot mensen raken computers niet moe of afgeleid. Workflowautomatisering vermindert het risico op menselijke fouten aanzienlijk.

7. Meer gemotiveerde werknemers 

Repetitieve handmatige taken hebben een negatieve invloed op de motivatie van de werknemers. Door handmatige taken te elimineren met automatiseringstools kunnen uw werknemers zich concentreren op waardevollere projecten die hen motiveren en uitdagen. Het resultaat? Tevredenere, meer betrokken werknemers.

8. Eenvoudiger documentbeheer

Handmatige processen maken het bijhouden van documenten een uitdaging. Het handmatig verplaatsen van gegevens is tijdrovend en verhoogt de kans op fouten.

Oplossingen voor documentautomatisering zoals Quadient Impress stroomlijnen het documentbeheer volledig. Automatisering vereenvoudigt het ordenen en terugvinden van gegevens. Rolgebaseerde toegang beveiligt vertrouwelijke informatie. Nauwkeurige gegevens stromen probleemloos tussen processen.

9. Minder compliancerisico's

Het automatiseren van bedrijfsprocessen vereenvoudigt de naleving van regelgeving, zodat uw bedrijf minder risico loopt op boetes. 

BPA-software registreert alle details van een proces. Die informatie kan worden gebruikt om naleving aan te tonen tijdens een audit. 

10. Biedt de beste klantervaring

Automatisering maakt tijd vrij die uw medewerkers nu besteden aan eentonige taken, zodat zij meer tijd en moeite kunnen besteden aan de veranderende behoeften van uw klanten.

Door bedrijfsprocessen te automatiseren, kunnen bedrijven sneller reageren en gepersonaliseerde en consistente ervaringen leveren via verschillende kanalen. Dit verbetert de algemene klantervaring aanzienlijk en helpt bedrijven om zich van hun concurrentie te onderscheiden.

Conclusie

De automatisering van bedrijfsprocessen wordt snel een noodzaak voor bedrijven van elke omvang om blijvend succes te verzekeren. Zoals we hier hebben besproken, biedt het automatiseren van bedrijfsprocessen een overvloed aan voordelen voor bedrijven. Dit is het moment voor het mkb om BPA te implementeren om de vruchten ervan te plukken en beter te kunnen concurreren in het huidige concurrentielandschap.