Administrasjon i bygg- og anleggsbransjen betyr mye papirarbeid. Man kan nesten si det er en bransje bygd av både planker og papir. Arkitekt- og prosjektplaner, brosjyrer, leverandørkontrakter, fakturaer, brev til ansatte – det er mye informasjon som deles, og hvis dette ikke blir gjort i god tid, eller hvis informasjonen går på avveie, kan det føre til dyre feil.

Digital kommunikasjon blir stadig vanligere for mye av informasjonsutvekslingen, men mange dokumenter blir fortsatt skrevet ut og sendt i posten. Der dette er tilfelle, er nøyaktighet og profesjonalisme like viktige som leveringstiden.

Og i mange tilfeller er dokumenthåndteringen manuell, det vil si at dokumentene skrives ut, sorteres og legges i konvolutt for hånd. Med denne metoden kan det snike seg inn feil. Post kan sendes med ark som mangler eller, det som verre er, sensitiv informasjon kan ende opp i feil konvolutt og sendes til feil person.

Et utvalg av verktøy kan hjelpe deg håndtere dette. Noen er databaserte med en sentral for behandling av utgående post, andre, for eksempel konvolutteringsmaskiner, kommer i form av utstyr som gir raskere og bedre klargjøring av utgående post.

Brevbretting og konvoluttpakking

Konvolutteringsmaskiner automatiserer konvoluttpakking som, når det gjøres for hånd, kan være svært tids- og ressurskrevende. De har også flere fordeler. Sammen med administrasjonsprogramvare kan de bidra til økt nøyaktighet og sikkerhet for posten.

Konvolutteringsløsninger kan faktisk hjelpe bygg- og anleggsbransjen på fem verdifulle måter:

  1. Bidrar til økt sikkerhet og integritet for utgående postprosesser ved å sikre at de riktige dokumentene sendes til riktige mottaker.
  2. Sparer tid ved å brette og legge dokumenter i konvolutt raskere enn det som er mulig for hånd.
  3. Forbedrer produktivitet ved å frigjøre tiden til ansatte som ville ha vært opptatt med klargjøring av post, og som nå kan bruke tid på mer verdiskapende aktiviteter.
  4. Leverer skalerbarhet og fjerner flaskehalser i driftsprosessen.
  5. Håndterer mange forskjellige dokumenter og bytter sømløst fra en posttype til en annen.

«Intelligensen» kommer i form av strekkodeavlesningsteknologi. Optiske merker, lest av en intelligent konvolutteringsmaskin, bidrar til å sikre at alle dokumentene ender opp dit de skal.

Bretting og konvoluttering av dokumenter er tidkrevende og kan føre til at posten ikke sendes i tide. Ikke bare det, men det kan skje feil som setter postsikkerheten i fare. I den travle bygg- og anleggsbransjen kan konvolutteringsmaskiner effektivisere administrasjonen av utgående post og bidra til at kommunikasjonen er nøyaktig.

Ralph Mezzoni

Ralph Mezzoni

Director, Product Marketing - Mailroom Solutions

Ralph Mezzoni is the Director of Product Marketing for Mailroom Solutions at Quadient USA.  He has spent over a decade helping to develop new technologies to optimize mailing processes while minimizing mailing costs for customers across the United States.

Related Resources

outbound communications model
Whitepaper

Outbound communications maturity model: Creating a roadmap to transform your customer communications process

Our Outbound Communications Evolution Model will help you map your current capabilities against a set of best practices for each consecutive level of maturity, visualize next...

Velocity Village
Case studie

Velocity Village residents enjoy simple parcel deliveries with Quadient intelligent parcel lockers

Velocity Village automated the process of its residents' parcel deliveries and introduced Quadient's secure parcel lockers to give residents 24/7 access to their delivered parcels.
2021 Aspire Leaderboard Quadient
Analytikerrapport

Quadient Named a Leader in the 2021 Aspire Leaderboard for CCM

Quadient has been recognized as an Overall Leader in the 2021 Aspire Leaderboard for Customer Communications Management
Top 7 Click & Collect Best Practices for a World-Class Multichannel Shopping Experience
eBook

Top 7 Click & Collect Best Practices for a World-Class Multichannel Shopping Experience

Buy-Online, Pick-Up in Store (BOPIS), also known as Click-and-Collect, has become an important aspect of the customer shopping experience. With COVID-19 accelerating the retail market at faster rates...
Lang erfaring

Lang erfaring

En lang historie med ledelse i verdensklasse

Anerkjent av ekspertene

Anerkjent av ekspertene

Gartner, Forrester og Aspire

Ekspertise

Ekspertise

8 milliarder personlige opplevelser årlig

Dokumenterte resultater

Dokumenterte resultater

97% kundetilfredshet