E-Rechnung ab 2027 – sind deutsche Unternehmen wirklich bereit?

Ab 1. Januar 2027 wird die E-Rechnung für fast alle deutschen Unternehmen Pflicht. Wer über 800.000 Euro Umsatz macht, muss umstellen – ein Jahr später zieht der Rest nach. Und die Uhr tickt. Jetzt kommt es darauf an, die verbleibenden Monate für die Umstellung zu nutzen – und genügend Zeit einzuplanen, um die neuen Abläufe zu testen.

E-Rechnung ist nicht gänzlich neu

Die E-Rechnung ist allerdings kein neues Thema. Wer Rechnungen an den Bund stellt, muss dafür grundsätzlich schon seit November 2020 E-Rechnungen nutzen. Die Grundlage bildete eine EU-Richtlinie für öffentliche Aufträge. Sie sollte dafür sorgen, dass Behörden elektronische Rechnungen nach einheitlichen Standards empfangen und weiterverarbeiten können.

Neu ist allerdings die Wucht, mit der das Thema jetzt im B2B-Bereich ankommt. Seit Anfang 2025 gilt die Empfangspflicht für alle Unternehmen in Deutschland, und die Praxis zieht langsam nach. Doch das war erst der Anfang: Durch das EU-Reformpaket „VAT in the Digital Age“ (ViDA) kommen ab Juli 2030 digitale Meldepflichten für grenzüberschreitende Deals hinzu.

Die Entwicklung nimmt also gerade erst richtig Fahrt auf. Ab 2027 werden Unternehmen aber deutlich mehr davon bearbeiten müssen. Bisher sind allerdings die wenigsten wirklich darauf vorbereitet, und genau das bringt unsere Studie jetzt an den Tag.

Die Umfrage zeigt eine Lücke in der Selbsteinschätzung

Im April 2026 haben wir 300 deutsche Unternehmen zur E-Rechnung befragt. Viele sehen sich bei der Umsetzung der Vorgaben auf einem guten Weg. Schaut man jedoch genauer hin, wird klar, dass der tatsächliche Aufwand an vielen Stellen massiv unterschätzt wird.

So hielten 75 Prozent der Befragten ihre Rechnungsstellung für digitalisiert, aber nur sechs Prozent gaben an, bereits alle Anforderungen an die E-Rechnung zu erfüllen. Das zeigt: Die große Mehrheit ist zwar technisch bereits in der Lage, E-Invoicing zu nutzen, geht die vollständige Umsetzung jetzt aber Schritt für Schritt an.

Fast neun von zehn Befragten waren dennoch überzeugt, die Fristen problemlos einhalten zu können. Dabei hatte mehr als die Hälfte (56 Prozent) noch kein Rechnungsformat eingeführt, das die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Was die Kennzahlen für Führungskräfte bedeuten

Aus den Ergebnissen ergeben sich konkrete Fragen für die Umsetzung im eigenen Unternehmen. Die Prüffragen in der Tabelle sind meine Ableitungen aus den Befunden. Sie zeigen, wo Führungskräfte genauer hinschauen sollten.

Unternehmen sollten jetzt typische Rechnungsfälle und Sonderfälle durchspielen: Lassen sich strukturierte Rechnungen korrekt erstellen, übermitteln, empfangen und archivieren? Was passiert bei fehlerhaften Daten oder einer Rückweisung? Für klare Abläufe in allen Szenarien plant ein realistischer Zeitplan neben dem Go-Live gezielt Raum für Testläufe, feine Anpassungen und die professionelle Einweisung des Teams ein.

Vorteile einer frühzeitigen Umstellung

Viele deutsche Unternehmen gestalten in den kommenden Monaten einen wichtigen technologischen Wandel: Während ein Teil der Rechnungen noch auf Papier oder klassischen PDFs basiert, etabliert sich nun die strukturierte E-Rechnung als neuer Standard zur Erfüllung aller Vorgaben.

Aus meiner Sicht sind größere Unternehmen beim Wechsel auf die E-Rechnung schon weiter. Vielen kleinen und mittleren Betrieben fehlt dagegen noch eine passende Lösung – doch das lässt sich gut bewältigen. Ich empfehle daher, die kommenden Wochen gezielt für den Start zu nutzen. Wer jetzt Schritt für Schritt in die Umsetzung geht, hält alle Fristen vor Dezember termingerecht ein.

Frankreich zeigt, warum man damit nicht zu lange warten sollte. Dort begann am 1. September 2026 die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht. Zum Start hatten laut französischem Finanzministerium erst 66 Prozent der Unternehmen in der Kernzielgruppe der Reform eine Rechnungsplattform ausgewählt. Rund ein Drittel hatte sich also noch nicht entschieden. Dabei ist die Auswahl erst der Anfang: Je früher die Plattform einsatzbereit ist, desto schneller greifen die positiven Effekte im Betriebsalltag.

Wer die Vorgaben zur E-Rechnung bereits umgesetzt hat, greift schon jetzt spürbare Vorteile ab. Das zeigen die Ergebnisse der Quadient-Studie: Fast die Hälfte (48 Prozent) berichtet von geringeren Kosten. Bei 34 Prozent der betrachteten Unternehmen verkürzte sich die Forderungslaufzeit. Außerdem gab jedes dritte Unternehmen an, dass bei der Bearbeitung weniger Fehler passieren.

Über den Stichtag hinausdenken

Wer seine Rechnungsprozesse jetzt umstellt, sollte neben der Fristeinhaltung auch den laufenden Betrieb im Blick behalten. Eine E-Rechnung kommt schneller beim Kunden an. Wenn KI zusätzlich das Forderungsmanagement unterstützt, kann auch das Geld früher auf dem Konto sein. Es lohnt sich deshalb, bei der Umstellung auch den möglichen Nutzen von KI zu prüfen.

Ebenso wichtig ist es, einen Blick auf die kommenden Anforderungen zu werfen, etwa ein deutsches Meldesystem oder weitere europäische Vorgaben. Die Lösung, die ein Unternehmen einführt, sollte sich gut erweitern lassen können.

Ich glaube, dass die meisten Unternehmen, die mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz haben, bis Jahresende mindestens eine Übergangslösung haben werden. Strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu erstellen, wird damit möglich sein, aber teilweise mit zusätzlicher Eigenarbeit. Um das volle Potenzial der E-Rechnung auszuschöpfen, führt der nächste logische Schritt zu einer vollautomatisierten Lösung.

Entscheidend ist, die Abläufe auch nach der Einführung weiter zu hinterfragen: Wie viele Rechnungen laufen ohne Eingriff durch? Wo entstehen Rückfragen? Welche Fehler treten wiederholt auf? Wenn mehr E-Rechnungen verschickt und empfangen werden, könnten Schwachstellen sichtbar werden, die im Testbetrieb unentdeckt geblieben sind.

Mit dem Jahreswechsel ist die Umstellung deshalb noch nicht abgeschlossen. Im ersten Halbjahr 2027 wird aus meiner Sicht noch einiges aufzuräumen sein.