Konforme Rechnungsstellung, für mehr als nur Compliance
Quadient automatisiert Ihren E-Rechnungsaustausch von der Erstellung und Übermittlung bis zur Annahme und Verarbeitung. Weniger manueller Aufwand, schnellere Zahlungen und langjährige E-Invoicing-Expertise.
Strukturiert, maschinenlesbar, medienbruchfrei
Im Gegensatz zu Papier- oder PDF-Rechnungen ermöglicht eine E-Rechnung durch ihr strukturiertes Format eine automatische Verarbeitung. In Deutschland muss sie der Europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder in ein kompatibles Format überführbar sein.
PDF ist keine E-Rechnung
Eine PDF-Rechnung enthält keine strukturierten Daten und kann daher nicht durchgängig automatisiert verarbeitet werden, auch wenn sie elektronisch versendet wird.
ZUGFeRD kombiniert beide Formate
ZUGFeRD verbindet strukturierte Rechnungsdaten mit einer lesbaren PDF-Darstellung und unterstützt so auch Geschäftspartner ohne vollständig automatisierte Prozesse.
XML ist rechtlich maßgeblich
Bei ZUGFeRD ist die eingebettete XML-Datei für die steuerliche und rechtliche Bewertung entscheidend. Das PDF dient lediglich der visuellen Lesbarkeit.
Automatisiert und zukunftssicher
Quadient unterstützt den digitalen Rechnungsaustausch mit strukturierten Formaten und automatisierten Prozessen für eine effiziente und gesetzeskonforme Rechnungsverarbeitung.
Ein Partner für den gesamten elektronischen Rechnungsaustausch
Quadient ist seit vielen Jahren ein E-Invoicing-Anbieter – sowohl im B2B-Bereich als auch bei der elektronischen Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber – und seit 2013 Mitglied im Verband elektronische Rechnung (VeR). Unsere Experten für den digitalen Rechnungsaustausch haben bereits hunderten Kunden im Mittelstand geholfen, ihren Rechnungsversand zu digitalisieren.
Quadient schafft die Brücke zwischen Finanzprozessen und Kundenkommunikation. Quadient deckt das gesamte Spektrum des E-Invoicings ab: von der Compliance-konformen Rechnungsstellung in Deutschland bis zum internationalen Austausch von Transaktionsdokumenten über verschiedene Formate, Länder und Übertragungskanäle hinweg.
Mit Lösungen für E-Invoicing, Accounts Payable, Accounts Receivable und Customer Communications unterstützt Quadient Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer End-to-End-Prozesse. Die Verbindung beider Bereiche in einer Produkt-Suite sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und ein konsistentes Kundenerlebnis.
XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS oder EDI – Quadient unterstützt sie alle
Je nach Branche, Geschäftspartnern und Anwendungsfall kommen unterschiedliche Formate zum Einsatz. Quadient unterstützt die gängigsten Standards auf einer einzigen Plattform:
XRechnung
Ein vollständig strukturiertes Rechnungsformat auf XML-Basis, das sich automatisch weiterverarbeiten lässt. XRechnung ist der Standard für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland.
ZUGFeRD
Ein hybrides Format, das strukturierte XML-Daten mit einer lesbaren PDF kombiniert. XML ermöglicht die automatische Verarbeitung. ZUGFeRD wird im B2B-, B2G- und dank hoher Benutzerfreundlichkeit auch im B2C-Bereich eingesetzt.
EDI (Electronic Data Interchange)
EDI bezeichnet den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Formate wie EDIFACT oder ANSI X12 ermöglichen die automatische Verarbeitung und direkte Übernahme der Daten in Geschäftssysteme.
Gut zu wissen
Für international tätige Unternehmen gelten unterschiedliche E-Rechnungsstandards wie FatturaPA, Factur-X oder Facturae. Eine formatübergreifende Plattform vereinfacht den Austausch und die Verarbeitung ohne hohen Verwaltungsaufwand.
Cloud oder On-Premise, flexibel auf Ihre Anforderungen abgestimmt
Welche Funktionen eine E-Rechnungssoftware mitbringen sollte, hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Zwei Betriebsmodelle stehen typischerweise zur Wahl:
Cloud-basiert (SaaS) Eine skalierbare SaaS-Lösung passt sich nahtlos an bestehende Geschäftsanforderungen an und ergänzt die vorhandene Infrastruktur. Sie punktet mit schneller Implementierung, einfacher Integration, hoher Betriebssicherheit und typischerweise geringeren Investitionskosten als eine On-Premise-Lösung.
On-Premise Eine On-Premise-Lösung eignet sich für Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen, die maximale Kontrolle über ihre Rechnungslegungs- und Abwicklungsprozesse wünschen.
Vorteil | So profitieren Sie |
|---|---|
Automatisierung | Medienbruchfreie Verarbeitung von der Erstellung bis zur Archivierung – weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler |
Schnellere Zahlungen | Durchgängige elektronische Verarbeitung beschleunigt Workflows und Zahlungsprozesse |
Formatvielfalt | Unterstützt XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS und EDI auf einer einzigen Plattform |
Skalierbarkeit | Cloud-basierte SaaS-Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst, ohne hohe Anfangsinvestitionen |
Netzwerkanbindung | Zugang zu Peppol und dem TRAFFIQX®-Netzwerk für den providerübergreifenden, europaweiten Austausch |
Rechtssicherheit | Einhaltung aktueller E-Rechnungs-Vorschriften, ohne dass Sie jede Änderung selbst nachverfolgen müssen - auch in der Zukunft |
Kosteneffizienz | Deutliche Einsparpotenziale durch die Digitalisierung des gesamten Rechnungsversands |
Worauf Sie bei E-Rechnungssoftware achten sollten
-
Sicherheit & Compliance: konforme E-Rechnungsstellung, revisionssichere Archivierung sowie Einhaltung geltender Datenschutz- und Aufbewahrungsvorschriften
-
Zukunftssicherheit: die Lösung sollte automatisch erweitert werden, wenn sich die Vorschriften ändern - so dass Sie sich über die künftige Compliance keine Sorgen machen müssen
-
Automatisierte Prozesse: zusätzlich zur Übertragung sorgt automatisierte Verarbeitung für einen zusätzlichen Mehrwert
-
Datenanalyse: Dashboards und Reports in Echtzeit bieten Information über den gesamten Dokumentenlebenszyklus
-
Nahtlose Systemintegration: Anbindung an bestehende Fakturierungs- und Buchhaltungssysteme ohne größeren IT-Eingriff
Zur Einordnung: Der rechtliche Rahmen
Dieser Abschnitt dient als Hintergrundinformation. Da sich gesetzliche Fristen und Vorgaben ändern können, empfehlen wir, sich vor konkreten Entscheidungen individuell beraten zu lassen.
In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 eine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich, die stufenweise eingeführt wird. In den nächsten Jahren wird zusätzlich eine Meldeplattform eingeführt, über die steuerrelevante Rechnungsdaten an die Finanzbehörde übermittelt werden.
Öffentliche Auftraggeber auf der Bundesebene sowie in einigen Bundesländern sind bereits seit einigen Jahren verpflichtet, elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten.
Mit der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) hat die EU die Einführung von Digital Reporting Requirements (DRR) beschlossen. Ab 2030 sollen für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU strukturierte Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit elektronisch gemeldet werden. Gleichzeitig schafft ViDA den Rahmen für nationale Meldesysteme, die künftig mit dem europäischen Modell harmonisiert werden können.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer heute in eine flexible, kompatible E-Invoicing-Lösung investiert, ist auf kommende regulatorische Anpassungen vorbereitet, statt bei jeder neuen Vorgabe erneut nachrüsten zu müssen. Genau das ist der Ansatz, den Quadient mit seiner Plattform verfolgt: eine Lösung, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mitwächst.
Für die jeweils aktuell geltenden Fristen und Schwellenwerte empfehlen wir eine individuelle Beratung durch unsere Experten.
Kontakt
Sprechen Sie mit einem Experten
Wie können wir Ihnen helfen?
Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir werden uns in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.