Immobilienverwaltung verkürzt die Rechnungsverarbeitung mit Quadient Impress Distribute deutlich.

Das Team der vom Institute of Property Management (IRPM) zertifizierten Immobilienverwalter führt regelmäßige Objektinspektionen durch. Diese Hausverwalter bauen gute Beziehungen zu Bewohnern und Auftragnehmern auf. Zusätzlich werden sie von einem Team administrativer Mitarbeitender im Innendienst unterstützt.

Die Herausforderung: hohes Kommunikationsaufkommen mit Mietern effizient verwalten 

Im Rahmen seiner Aufgaben im Bereich Service Charge Management verschicken sie jährlich über 15.000 Sendungen. Das Unternehmen kommuniziert das ganze Jahr über regelmäßig mit den Bewohnern, darunter Rechnungen, Briefe und andere Dokumente. Allerdings gibt es Spitzenzeiten im September und März/April, wenn Rechnungen und Unterlagen zur Budgetplanung versendet werden. 

Zu Spitzenzeiten hat das Verwaltungspersonal oft bis zu zwei Wochen damit verbracht, Mailings zu erstellen und zu versenden. Dieser Prozess umfasste das Drucken, Sortieren, Einlegen in Umschläge, das Hinzufügen von Porto und die Einreichung an das Postsystem. 

Diese Sendungen wurden für jeden Bewohner individuell angepasst, darunter ein Brief, ein oder mehrere einzigartige Dokumente und ein Standarddokument. Eine sorgfältige und präzise Zusammenstellung der Mailings hat dabei stets höchste Priorität. 

"Die Qualität und Pünktlichkeit der Services, die wir für unsere Bewohner erbringen, haben für uns oberste Priorität. Unsere Aussendungen müssen professionell, vollständig fehlerfrei und termingerecht erfolgen. Der Zeitaufwand unserer Mitarbeitenden für diese Aufgabe war gerechtfertigt, um die erforderliche Sorgfalt im Detail sicherzustellen. Gleichzeitig haben wir erkannt, dass Technologie uns die Möglichkeit bietet, unseren Qualitätsfokus beizubehalten und den Prozess effizienter zu gestalten“, erklärt der Finanzdirektor unseres Kunden. 

Der Prozess: Anpassung und Schulung 

Das Unternehmen erläuterte Quadient, welche Ziele es mit der Digitalisierung des bestehenden manuellen Prozesses verfolgt, und stellte Beispiele der bisherigen Mailings zur Verfügung. 

Nach der Empfehlung einer passenden Lösung begleitete Quadient die Mitarbeitenden des Unternehmens Schritt für Schritt bei der Einführung in das System.  

Die Lösung: Quadient Impress Distribute 

Quadient Impress Distribute ist eine cloudbasierte Multichannel-Lösung für die Dokumentenzustellung, die die Vorbereitung und den Versand wirkungsvoller Kommunikation steuert. Dokumente werden auf die Plattform Impress Distribute hochgeladen, um sie zu drucken, zu sortieren und in Umschläge einzufügen.  Anschließend wird das Porto hinzugefügt, und die Mailing-Dokumente werden von Quadients zertifizierter Postproduktionsstätte an das Postsystem übergeben. Digitale Zustellkanäle werden ebenfalls unterstützt, sodass Dokumente auch per nachvollziehbarer E-Mail gesendet werden können. 

Impress Distribute identifiziert die Mailing-Präferenzen der Bewohner aus einer gepflegten Datenbank. Dadurch erhält jeder Bewohner die Kommunikation nach Belieben – per Post, E-Mail oder beides. 

"Es ist ein sehr kontrollierter Prozess. Jeder einzigartige Bewohnercode sorgt dafür, dass die richtigen Dokumente jedes Mal an die richtige Person gelangen." sagt der Kunde. 

Das Ergebnis: zeitsparende und präzise Mailings von überall versenden 

Der Übergang von einem menschenbasierten zu einem technologiegestützten Prozess hat dem Unternehmen Zeit gespart, die für die Verwaltung der ausgehenden Kommunikation aufgewendet wird. 

"Für uns geht es darum, die vorhandenen Kompetenzen optimal einzusetzen, um unsere Serviceziele zu erreichen", erklärt er weiter. „Heute können sich unsere Experten voll und ganz darauf konzentrieren, unsere Bewohner zu betreuen. Wir sorgen dafür, dass unsere hochwertigen Mailings sie weiterhin informiert halten." 

Dank individueller Codes für jeden Mieter kann das Unternehmen sicherstellen, dass seine Mailings zuverlässig und korrekt zugestellt werden. So wird sichergestellt, dass jedem Mailing das richtige Dokument beigefügt wird. Das Personal kann den Fortschritt über eine digital barrierefreie Audit-Spur verfolgen. 

Im Jahr 2020 konnte das Unternehmen seine Mailing-Prozesse dank Remote-Arbeit aufrechterhalten. Dadurch konnten Mailings erstellt und verschickt werden, ohne dass Mitarbeiter im Büro sein mussten. 

 "Es ist beruhigend zu wissen, dass wir durch flexible Arbeitsweisen unter veränderten Bedingungen weiterarbeiten können. So machen wir diesen Geschäftsbereich zukunftssicher", fügt der Kunde hinzu.  

Kundenfeedback 

Der Sprecher teilte seine Sichtweise mit den Worten: "Wir wollen die neueste Technologie nutzen, um die Effizienz unseres Geschäfts zu steigern. Dadurch können wir nun einfach und schnell große Postsendungen verschicken, während wir gleichzeitig unseren wichtigen persönlichen Service aufrechterhalten." 

Herausforderung 

Effizient über 15.000 maßgeschneiderte Mailings pro Jahr zu verschicken, um Ad-hoc- und saisonale Kommunikationsbedürfnisse zu erfüllen. 

Ergebnisse 

Experten können jetzt von überall arbeiten, da sie keine Zeit mehr mit dem Schreiben und Versenden von Sendungen verbringen. 

Lösung 

Quadient Impress Distribute ist eine cloudbasierte, mehrkanalige Dokumentenzustellungs-Mail-Lösung zur Vorbereitung und Zustellung von Kommunikation.  

Methode

Quadient überprüfte die Anforderungen des Kunden und die Versandsendungen, um eine Lösung vorzuschlagen, die den Anforderungen eines hochvolumigen Versandplans entspricht. 

Laden Sie die Fallstudie hier herunter.