Radisson Blu Minneapolis: Vollständige AP-Steuerung direkt zur Hand

Aktualisiert: 9. Juni 2022

Im vergangenen Jahr verzeichnete die Radisson Hotel Group Americas ein deutliches Wachstum und erweiterte ihr nordamerikanisches Portfolio um 23 Hotels. Dieses starke Wachstum war für das Unternehmen zwar ein großer Erfolg, stellte es jedoch zugleich vor neue Herausforderungen. Effizientere und effektivere Workflows für Kreditorenbuchhaltung zu finden, war einer der wichtigsten Bereiche, die sie angehen mussten. 

Ein papierbasierter Freigabeprozess für Rechnungen beanspruchte viel Zeit. Da zudem ein großer Teil des Teams im Homeoffice arbeitete, war es entscheidend, eine Lösung zu entwickeln, mit der Rechnungen unabhängig vom Standort effizient durch den Freigabeprozess geleitet werden konnten. Darüber hinaus wollte das Unternehmen Möglichkeiten finden, die Kosten im Kreditorenmanagement (Accounts Payable, AP) zu senken und dadurch seine finanzielle Stabilität zu stärken.

"Die Führungskräfte erhielten die Papierrechnungen, versahen sie mit den entsprechenden Codes und gaben sie anschließend zur Freigabe frei", erklärte Dean Olevson, Director of Finance. "Anschließend gingen die Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung, wo die Mitarbeitenden die Daten manuell in das System eingeben mussten . Danach kamen die Rechnungen zu mir, wo ich die Codierungen prüfte und sie gebündelt zur Freigabe freigab."

"Vor Quadient Accounts & Creditor Automation von Beanworksverbrachte unser AP-Angestellter 30-40 % seiner Zeit mit Dateneingabe und Eingabe von Rechnungen. Der gesamte Prozess war zeitaufwendig und Quadient AP hat vieles davon eliminiert. Wir sparen mindestens 50 % unserer Zeit bei der Kreditorenbuchhaltung." Dean Olevson, Finanzdirektor, Radisson Blu Minneapolis Downtown

Da nur wenige Teammitglieder die Befugnis hatten, Rechnungen freizugeben, kam es häufig zu Verzögerungen, wenn diese Mitarbeitenden nicht verfügbar waren. Die Mitarbeitenden der Kreditorenbuchhaltung mussten die Rechnungen persönlich zur Buchhaltungsabteilung bringen. Als jedoch immer mehr Teammitglieder ins Homeoffice wechselten, war dies nicht länger möglich. Dies führte zu zunehmender Frustration im Team. Daraufhin entschied sich das Unternehmen für die Einführung von Quadient AP zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable).

„Die Personen, die Rechnungen freigeben, lieben die Lösung“, so Olevson. "Sie müssen nicht mehr ins Buchhaltungsbüro gehen, da sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten. Der Genehmigungsprozess ist jetzt schnell und einfach."

Das Radisson Blu Aqua Hotel Chicago (siehe Abbildung oben) sowie das Radisson Blu Minneapolis Downtown, das Radisson Blu Mall of America, das Radisson Blu Anaheim und das Radisson Hotel Salt Lake City Downtown nutzen Quadient AP, um ihre Kreditorenbuchhaltungsprozesse (Accounts Payable) zu vereinfachen.

Zeit = Geld

Mit Hilfe von Quadient AP hat die Organisation ihr Ziel erreicht, die Zeit für Genehmigungen zu reduzieren und dem AP-Team und den Abteilungsleitern mehr Zeit zu geben, um sich auf wertvollere Aktivitäten zu konzentrieren. Darüber hinaus stellten sie fest, dass Quadient AP ihnen Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und zur Reduzierung von Fehlern im Prozess eröffnet hat.

"Quadient AP hat unsere Kreditorenbuchhaltung komplett verbessert. "Die Auswirkungen während der COVID-19-Pandemie waren enorm, als alle räumlich voneinander getrennt arbeiteten. Früher saßen wir in Besprechungen noch gemeinsam an einem Tisch. Heute können wir diese Prozesse ganz einfach von unseren jeweiligen Arbeitsplätzen oder Büros aus steuern und abwickeln.“ Alex Francis, General Manager, Radisson Blu Minneapolis Downtown

"Dass Abteilungsleiter Rechnungen schnell aufrufen und einsehen können, hat uns wirklich sehr geholfen“, sagte Olevson. "Es ist sehr einfach, von überall auf Rechnungen zuzugreifen und Rechnungen in Quadient AP hochzuladen. Gerade in Zeiten der Remote-Arbeit hat sich dies als entscheidender Vorteil erwiesen. Dank der Plattform sind uns die Verzögerungen erspart geblieben, die sonst aufgetreten wären."

Dean Olevson bezeichnet Quadient AP als ‚unverzichtbar‘ für den Teil des Buchhaltungsteams, der remote arbeitet.

Neben der gewonnenen Zeit schätzt Olevson vor allem die Tatsache, dass die Software per Knopfdruck vollständige Transparenz und Kontrolle über den gesamten AP-Prozess bietet.

"Alles ist direkt verfügbar“, sagte er. „Alles, was ein Controller benötigt, ist auf demselben Bildschirm sichtbar.“ „Der Freigabeprozess ist ebenfalls ausgezeichnet, weil er äußerst effizient abläuft.“

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