Einleitung
Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Accounts Receivable, AR) sind Beträge, die Kunden einem Unternehmen für bereits gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen noch schulden. AR bezeichnet außerdem die Abteilung, die diese Prozesse verwaltet – von der Buchhaltung über den Rechnungsversand und die Zahlungsabwicklung bis zur Kontaktaufnahme mit säumigen Zahlern. Diese Aufgaben sind umfangreich, zeitaufwendig und anfällig für Fehler. Deshalb wurde die AR-Automatisierung entwickelt. Erfahren Sie mehr über die Automatisierung von Forderungsprozessen.
Was ist Accounts-Receivable-Automatisierung?
Vereinfacht gesagt ist AR-Automatisierung für die Debitorenbuchhaltung das, was ein Taschenrechner für die manuelle schriftliche Division ist. AR-Automatisierung ist eine Technologie, die Zahlungen verarbeitet, Rechnungen versendet und sogar Kunden wegen bevorstehender oder überfälliger Rechnungen kontaktieren kann.
Die AR-Automatisierung optimiert die Finanztransaktionen eines Unternehmens und reduziert Fehler auf ein Minimum. Dadurch sparen Unternehmen erheblich Zeit und Kosten. Der größte Vorteil der AR-Automatisierung liegt in ihrer Fähigkeit, Forderungsausfälle und Abschreibungen auf uneinbringliche Forderungen zu reduzieren.
Bestandteile der Accounts-Receivable-Automatisierung
Erstellung und Versand von Rechnungen – das Herzstück der Debitorenbuchhaltung. Die AR-Automatisierung erstellt und versendet Rechnungen zeitnah, wodurch Zahlungseingänge für das Unternehmen, das die Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt hat, beschleunigt werden.
Automatisierte E-Mail-Kommunikation – Nutzer von AR-Automatisierungslösungen können automatische Zahlungserinnerungen einrichten, die Kunden rechtzeitig über fällige Zahlungen informieren oder sie freundlich an überfällige Rechnungen erinnern.
Mehrere Zahlungsmethoden – AR-Automatisierung bietet Kunden verschiedene Möglichkeiten zur Begleichung ihrer Rechnungen, darunter Schecks, Kreditkarten, Banküberweisungen und weitere Zahlungsoptionen.
Abgleich von Transaktionen – Da die meisten Kunden ihre Bestellungen auf Rechnung tätigen, können eingehende Zahlungen gelegentlich dem falschen Konto oder der falschen Forderung zugeordnet werden. Mit AR-Automatisierung ist dies deutlich weniger wahrscheinlich.
Kreditrisikomanagement und Datenanalyse – Ähnlich wie beim automatisierten Zahlungsabgleich ermöglicht AR-Automatisierung Unternehmen, Kunden zu identifizieren, die wiederholt verspätet zahlen oder ihren Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen.
Klärung von Forderungsstreitigkeiten – AR-Automatisierung ermöglicht eine schnelle Bearbeitung von Rechnungsproblemen, beispielsweise wenn ein Kunde eine Belastung beanstandet oder eine Rechnung korrigiert werden muss.
Die Vorteile der Accounts-Receivable-Automatisierung
Wie Sie inzwischen wissen, hilft die Accounts-Receivable-Automatisierung Unternehmen dabei, ihre Forderungsmanagementprozesse effizienter zu gestalten. Im Folgenden erhalten Sie einen besseren Einblick, wie dies erreicht wird und welche Vorteile die AR-Automatisierung bietet.
Je schneller Rechnungen versendet werden, desto schneller gehen die Zahlungen der Kunden ein. Dadurch verkürzt sich der DSO. DSO steht für „Days Sales Outstanding“ und bezeichnet die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen benötigt, um Zahlungen von seinen Kunden zu erhalten.
E-Rechnungen sparen Unternehmen erhebliche Kosten. Papier, Tintenpatronen, Porto und Liefergebühren gehören der Vergangenheit an. Auch die Arbeitskosten sind deutlich gesunken.
Reduzierung von Fehlern, solche wie doppelte Rechnungen oder Rechnungsstreitigkeiten, deren Klärung häufig mit erheblichem Zeitaufwand verbunden ist. Eine verbesserte Datenkonsistenz trägt zu besseren und vertrauensvolleren Kundenbeziehungen bei.
Verbessertes Reporting über den Status und Fortschritt von Kundenzahlungen. AR-Automatisierung nutzt ein Online-Dashboard mit modernen Datenvisualisierungen. Dadurch können Benutzer offene Kundenforderungen kategorisieren und strukturieren. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen, die mit zahlreichen Kunden und unterschiedlichen Zahlungsvereinbarungen bzw. Zahlungsplänen arbeiten.
Wenn ein Unternehmen Kunden in verschiedenen Ländern hat, kann es mit unterschiedlichen Gesetzen und Vorschriften konfrontiert werden. Hier besteht ein besonders hohes Risiko für Fehler in der Buchhaltung. AR-Automatisierung ist besser in der Lage, diese unterschiedlichen regulatorischen Anforderungen zu berücksichtigen.
Die richtige AR-Automatisierungssoftware für Ihr Unternehmen auswählen
Bevor Sie Maßnahmen ergreifen, sollten Sie zunächst Ihr bestehendes Buchhaltungssystem gründlich bewerten. Tauschen Sie sich mit den Mitarbeitenden aus, die die Prozesse aktuell betreuen. Sie wissen, welche besonderen AR-Anforderungen zu berücksichtigen sind, etwa länderspezifische Format- und Compliance-Vorgaben.
Setzen Sie auf eine offene Plattform – Ihre Kundenportale verfügen wahrscheinlich ebenfalls bereits über AR-Automatisierungslösungen. Ihre Plattform sollte mit den Systemen Ihrer Kunden kompatibel sein.
Geschäftstätigkeiten in anderen Ländern können unterschiedliche Plattformen erforderlich machen – So wie bestimmte elektronische Zahlungsmethoden nicht weltweit verfügbar sind, unterscheiden sich auch die Anforderungen und Systeme für den Versand von E-Rechnungen von Land zu Land. Wenn Sie in internationalen Märkten tätig sind, empfehlen wir Ihnen, eine Plattform zu wählen, die auch in diesen Märkten unterstützt wird und dort zuverlässig eingesetzt werden kann.
Flexible Formatierung – Möglicherweise ist Ihr Unternehmen den aktuellen Innovationen bereits einen Schritt voraus, Ihre Kunden jedoch nicht unbedingt. Glücklicherweise schließt AR-Automatisierung andere Formate nicht aus. Wenn einer Ihrer Kunden weiterhin die klassische Papierrechnung bevorzugt, gibt es AR-Plattformen, die auch diesen Bedarf unterstützen.
Wählen Sie eine Plattform, die Ihr Unternehmen versteht – Nachdem Sie die Anforderungen Ihrer Kunden berücksichtigt haben, sollten Sie nun den Fokus auf die Bedürfnisse Ihres eigenen Unternehmens richten. Die Plattform, für die Sie sich entscheiden, sollte möglichst wenig Anpassungen an Ihren bestehenden Geschäftsprozessen erfordern (z. B. an Ihren ERP-Systemen).
Nachdem Sie gemeinsam mit Ihren AR-Kolleginnen und -Kollegen die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ermittelt und sich umfassend darüber informiert haben, wie Sie die passende AR-Automatisierungssoftware auswählen, ist es Zeit für Beratungsgespräche.
Die meisten Anbieter von AR-Automatisierungssoftware bieten Beratungsgespräche an. Diese Beratungsgespräche geben Ihnen die Möglichkeit, die jeweiligen Vorteile verschiedener Anbieter genauer zu vergleichen und die Lösung zu finden, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.
Eine externe Perspektive kann wertvolle Erkenntnisse liefern und Schwachstellen oder Optimierungsmöglichkeiten in Ihrem Forderungsmanagement aufdecken, die bislang unentdeckt geblieben sind. Und nicht zuletzt bringen diese Expertinnen und Experten ein tiefes Verständnis für moderne Technologien mit.“
Die Accounts-Receivable-Automatisierungsplattform von Quadient
Die AR-Automatisierungsplattform von Quadient basiert auf dem SaaS-Modell (Software as a Service). Das bedeutet, dass sie in der Cloud betrieben wird und der Dienstanbieter die Anwendung den Kunden über das Internet zur Verfügung stellt.
Die Plattform bietet außerdem prädiktive Analysen, um die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. Dies erreicht es, indem der Inkassoprozess beschleunigt wird und somit das Betriebskapital (Cashflow) erhöht wird. Mit schnelleren Zahlungseingängen geht auch eine Verringerung des DSO einher.
Die Plattform bündelt sämtliche Accounts-Receivable-Daten an einem zentralen Ort. Sämtliche Kundendaten, Kommunikationsverläufe, Aufgaben, Rechnungen und Zahlungen sind in einem zentralen, benutzerfreundlichen Dashboard verfügbar.
Quadient AR ist für seine benutzerfreundliche Software und die nahtlose Integration in die bestehende ERP-Landschaft eines Unternehmens bekannt..
Fazit
Abgesehen von den oben genannten technologischen Vorteilen bietet AR-Automatisierungssoftware auch den Vorteil, dass Mitarbeitende von zeitaufwendigen Routineaufgaben entlastet werden und sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Das Durcharbeiten von Papierunterlagen ist mühsam und zeitaufwendig. Computer sind bei solchen Aufgaben schlicht deutlich effizienter und zuverlässiger als Menschen. Kaum jemand im Forderungsmanagement würde wohl Einwände dagegen erheben.
Angesichts der Tatsache, dass viele offene Forderungen letztlich zu Forderungsausfällen werden und zahlreiche US-Unternehmen 24 % ihres monatlichen Umsatzes in Form überfälliger Rechnungen gebunden haben , wird deutlich, dass sich etwas ändern muss.
