Die versteckten Gesundheitsrisiken herkömmlicher Finanzprozesse

Im Finanzwesen herrschte traditionell die Mentalität „Never change a running system“. Dadurch wurden stark manuelle Arbeitsweisen beibehalten, obwohl das Unternehmen längst über sie hinausgewachsen war. Das Problem dabei? Diese Arbeitsweise birgt viele Risiken für die finanzielle Gesundheit des Unternehmens.

Risikoreiche Gewohnheiten erkennen

Man könnte meinen, dass ineffiziente Gewohnheiten im Finanzwesen erst mit dem Versand oder Empfang einer Rechnung beginnen.

Das Problem bei diesem Ansatz ist jedoch, dass er dem Versuch gleicht, die Symptome einer Erkältung zu behandeln, anstatt von vornherein Maßnahmen zu ergreifen, um gar nicht erst krank zu werden. Viele wichtige Entscheidungen sind dann bereits gefallen. Marketing, Vertrieb und Beschaffung nutzen häufig Softwaresysteme, die selten miteinander kommunizieren. Das führt zu Informationssilos, doppelter Arbeit und oft auch zu widersprüchlichen Daten.

Eine falsch ins CRM eingegebene Lieferadresse, ein nicht erfasster Rabatt, eine Änderung des Kundenrisikoprofils oder eine nicht gescannte Sendung – all das kann in späteren Prozessschritten zu Problemen führen. Ihre Aufgabe ist es dann, reaktiv Probleme zu klären, die bereits mehrere Schritte zuvor entstanden sind. Mit anderen Worten: Sie müssen die Konsequenzen von Entscheidungen tragen, auf die Sie keinen Einfluss hatten.

Nicht vernetzte Systeme führen außerdem dazu, dass Daten manuell eingegeben und zwischen den Systemen übertragen werden müssen, was zu potenziellen Fehlern führt. Dabei kann es sich um einfache Zahlendreher oder sogar um einen Tippfehler handeln, der zu einem Klärungsfall oder einer Ausnahme führen kann.

Die Fehlerrate bei der manuellen Dateneingabe liegt selbst unter optimalen Bedingungen allgemein bei etwa 1 %. Das klingt auf den ersten Blick vielleicht nicht viel. Aber stellen Sie sich den Dominoeffekt vor, den es für Ihr Unternehmen hätte, wenn eine von hundert Transaktionen fehlerhaft wäre.

Die Kosten ineffizienter Finanzprozesse

Die Auswirkungen dieser Probleme sind alles andere als nur theoretisch. Zahlungsverzögerungen verursachen durchschnittliche Kosten von 39.406 US-Dollar pro Unternehmen und Jahr. Hinzu kommen die langfristigen Probleme, die durch Engpässe in den Debitoren- und Kreditorenprozessen entstehen können. Mehr als 50 % der Unternehmen geben an, dass sie aufgrund von Zahlungsverzögerungen Investitions-, Expansions- oder Einstellungspläne verschieben oder streichen mussten.

Die Herausforderungen sind dabei keine Einbahnstraße. Wenn sich das Zahlungsverhalten eines Kunden ändert und die Systeme nicht miteinander kommunizieren, wird der Vertrieb das Problem wahrscheinlich nicht bemerken. Möglicherweise bieten sie einem Kunden, der inzwischen ein hohes Zahlungsrisiko darstellt, weiterhin großzügige Konditionen an. Ähnlich verhält es sich, wenn ein Lieferant unzuverlässig geworden ist, Fehler bei der Lieferung macht oder SLAs verletzt. Wenn diese Daten für den Einkauf nicht sichtbar sind, wird dieser weiterhin bei einer unzuverlässigen Quelle einkaufen.

Manuelle, nicht vernetzte Prozesse im gesamten Debitoren- und Kreditorenmanagement machen Unternehmen zudem anfällig für Betrug.

Ohne vernetzte Systeme wird es schwierig, die Sicherheit aufrechtzuerhalten. Jedes System, wie z. B. ein CRM oder ERP, mag seine eigenen Sicherheitsprotokolle haben, aber mangelnde Konsistenz zwischen ihnen führt zu Sicherheitslücken. Betrügerische Rechnungen oder Rückbuchungsmissbrauch bleiben möglicherweise unentdeckt. Warnsignale, die in einem System oder von einer Abteilung erkannt werden, sind für die nächste möglicherweise nicht sichtbar.

Der erste Schritt zu optimierten Finanzprozessen beginnt mit einer umfassenden Finanzautomatisierung und der Abschaffung fragmentierter Prozesse.